Retail: MS Mode effectiever met delegation en provisioning
| Executive Summary | |
|---|---|
| Probleem | Striktere nalevering van compliancy, IT Security richtlijnen en de invoering van een nieuw kassasysteem eisen dat alle medewerkers over een persoonlijk user account beschikken. |
| Oplossing | UMRA als centrale applicatie met koppeling naar diverse (informatie)systemen, waaronder SAP, SQL Server en Active Directory. |
| Producten | UMRA - helpdesk delegation |
| Koppelingen | SAP R/3, SAP BW |
| Resultaat | Service level voor nieuwe users wordt ruimschoots gehaald en service level is in zijn totaliteit sterk verbeterd. Aan de compliancy eisen wordt voldaan. |
Het hart van IT-afdeling M&S Mode klopt sneller door geavanceerde SAP-koppeling
MS Mode, onderdeel van Maxeda, is een internationale modeketen die betaalbare mode biedt aan vrouwen boven de 35 jaar. MS Mode beschikt momenteel over meer dan 440 winkels in Nederland, België, Luxemburg, Duitsland, Frankrijk en Spanje. De internationale hoofdvestiging en het distributiecentrum van MS Mode zijn gevestigd in Amsterdam. Het hoofdkantoor bestaat uit diverse, gespecialiseerde afdelingen die alles in het werk stellen om de winkels zo optimaal mogelijk te ondersteunen. Één van die afdelingen is de afdeling ICT, waar Martin van Dijk de functie ICT Manager bekleedt. “Onze nieuwe en striktere IT Security richtlijnen eisten dat medewerkers geen user accounts mogen delen. Dat kun je als IT-afdeling wel roepen, maar als het een week duurt voordat een user account beschikbaar is, dan kunnen medewerkers zich hier moeilijk aan houden. Dat was voor ons de reden om het user account beheer te professionaliseren.”
UMRA-SAP koppeling
Als sinds 2005 maakt MS Mode voor het beheer van user accounts in de KA omgeving gebruik van UMRA - Identity and Access Management software van Tools4ever. Bij MS Mode wordt UMRA gebruikt om via standaard formulieren onder andere gebruikers, homedirectories en mailboxen te creëren, rechten toe te kennen of tijdig accounts te verwijderen. De noodzaak om UMRA als centrale applicatie te gaan gebruiken werd groter na de invoering van de nieuwe kassa’s in de jaren 2007 en 2008. In dit nieuwe kassasysteem moet iedere winkelmedewerker apart inloggen voor verkooptransacties of backoffice-functies (goederenontvangst, afprijslijsten). Die backoffice-functies zijn toegankelijk via SAP-Portal dat via single sign on geïntegreerd is met de Active Directory. Voor de IT-afdeling betekende dat ruim 4.000 winkelmedewerkers nu ook in de Active Directory, het kassasysteem, SAP R/3 en SAP BW aangemaakt en bijgehouden moesten worden. En ook bij winkelpersoneel is sprake van een aanzienlijke mutatiegraad. Martin van Dijk: “Wij besloten de bestaande UMRA oplossing centraal te stellen en uit te breiden met een SAP-koppeling, waardoor al deze informatiesystemen met elkaar gekoppeld en daardoor synchroon zijn. Van deze koppeling gaat het hart van iedere IT-er sneller kloppen.”
Gegarandeerd service level
Dankzij de inzet van UMRA kan de IT-afdeling het service level voor nieuwe medewerkers halen. Nog dezelfde dag beschikken nieuwe medewerkers over een user account en kunnen zij bijvoorbeeld inloggen op het kassasysteem. Voorheen was een helpdeskmedewerker fulltime bezig met het verwerken van users in het netwerk. Deze medewerkers kunnen nu worden ingezet voor het oplossen van kritische incidenten. Uiteindelijk is het service level van de totale organisatie daardoor sterk verbeterd. Naast het feit dat user accounts up-to-date zijn, zijn er nauwelijks fouten omdat handmatige invoer achterwege blijft.
Compliancy
Belangrijker is dat aan de, vanuit compliancy oogpunt gestelde, IT-security eisen door MS Mode wordt voldaan. De traceerbaarheid van handelingen van winkelpersoneel is toegenomen en dat is met het oog op compliancy erg belangrijk. Martin van Dijk: “Mijns inziens moet IT voorstelbaar en betrouwbaar zijn. De organisatie moet erop kunnen vertrouwen en zeker weten dat de gestelde vraag op tijd wordt opgelost. De implementatie van UMRA en de koppeling met SAP past binnen deze visie. Het effect van de implementatie is groter dan ik had verwacht.”
Selfservice
Tegenwoordig worden nieuwe medewerkers nog met een Excel-bestand aangeleverd bij de centrale IT-afdeling in Nederland en vervolgens ingelezen in SAP en kassa-software. In de toekomst wil MS Mode ook dat automatiseren zodat nieuwe medewerkers al op het hoofdkantoor van het betreffende land ingevoerd worden met een webformulier die automatisch door UMRA wordt verwerkt in de aangesloten systemen.