Nextlevel ICT verbetert kantoorautomatisering met UMRA
| Executive Summary | |
|---|---|
| Probleem | Het proces rondom het verwerken van mutaties in user accounts van klanten was tijdrovend en foutgevoelig. |
| Oplossing | Klanten de mogelijkheid bieden om via een webformulier accounts aan te vragen of te wijzigen en automatische verwerking in het netwerk van de desbetreffende klant. |
| Producten | UMRA - Helpdesk Delegation - Workflow Management |
| Koppelingen | Active Directory, TOPdesk |
| Resultaat | Vergroten van de klanttevredenheid en tijdsbesparing voor het genereren van accounts. |
Nextlevel ICT verzekert van betere klanttevredenheid met UMRA
De Utrechtse automatiseringsspecialist Nextlevel ICT levert diensten op het gebied van kantoorautomatisering waaronder werkplek- en serverbeheer. Voor diverse klanten verzorgt de organisatie het beheer, het onderhoud en de beveiliging van het netwerk. Totaal beheert Nextlevel ICT 600 werkplekken en ruim 900 user accounts. Bij het proces rondom het verwerken van mutaties in user accounts bij haar klanten, zoals het aanmaken van een nieuw account, toekennen van rechten op onder meer folders en printers, waren bij Nextlevel ICT diverse disciplines betrokken. Directeur Raymond Lem vertelt over deze situatie: “Om een wijziging in één van de Active Directory’s van onze klanten door te voeren, moest de klant eerst een aantal formulieren invullen en die naar ons toesturen. De aanvraag werd vervolgens bekeken en doorgestuurd naar onze netwerk- en applicatiebeheerders. De wijziging werd doorgevoerd in het netwerk van de desbetreffende klant en vervolgens werd de klant geïnformeerd. Omdat dit proces over meerdere schijven verliep en er verschillende procedures bestonden voor verschillende klanten kon het soms 3 à 4 dagen duren voordat een account was aangemaakt.”
Helpdesk Delegatie en Workflow Management
Naast het feit dat het lang duurde voordat een account was aangemaakt, was dit proces foutgevoelig. Door de vele handmatige handelingen en betrokken disciplines konden op diverse plekken fouten worden gemaakt. Een medewerker van Nextlevel ICT en tevens oud-medewerker van Tools4ever wees de directie op de mogelijkheden van UMRA - Identity and Access Management software van Tools4ever. Met de Helpdesk Delegatie Module van UMRA kunnen de klanten van Nextlevel ICT eenvoudig via een webformulier een user account aanvragen of wijzigen waarna UMRA de aanvraag automatisch verwerkt in de Active Directory. Hieraan kan de Workflow Management Module worden gekoppeld waarmee de goedkeuring snel en eenvoudig gerealiseerd kan worden. UMRA beheert daarmee de aanvraag van begin tot einde en zorgt bijvoorbeeld dat de betreffende manager de aanvraag tijdig goedkeurt.
Tijdsbesparing en klanttevredenheid
Hoewel de implementatie van UMRA nog niet afgerond is, verwacht Raymond Lem grote voordelen van de oplossing. “Wij verwachten een aanzienlijke tijdsbesparing voor het genereren van user accounts. De doorlooptijd voor user accounts zal enorm worden gereduceerd. Maar veel belangrijker voor ons is de beoogde verbetering van klanttevredenheid. Dat gaan we nog meer verbeteren met UMRA.
Koppeling TOPdesk
Een onderdeel van de implementatie is een automatisch interface tussen UMRA en TOPdesk. Daarbij wordt een wijziging in het netwerk door UMRA automatisch ingeschoten in TOPdesk. Er wordt een ticket aangemaakt waardoor Nextlevel ICT ook de garantie heeft dat de aanvragen naar klanten wordt gefactureerd. Wanneer UMRA de aanvraag in het netwerk heeft verwerkt, wordt het ticket in TOPdesk ook weer automatisch afgesloten. Raymond Lem besluit: “De implementatie van UMRA is een onderdeel van de professionaliseringsslag die wij op dit moment ondergaan. Ik ben ervan overtuigd dat deze oplossing een enorme bijdrage hieraan levert.”