Standaard webformulieren voor wijzigingen in AD
| Executive Summary | |
|---|---|
| Probleem | De oplossing die ICT-dienstverlener Atos bood voor het aanvragen van standaard wijzigingen voldeed niet aan de verwachtingen. |
| Oplossing | Standaard webformulieren waarop standaard wijzigingen kunnen worden aangevraagd. Een deel van de wijzigingen wordt direct uitgevoerd in de Active directory, de overige wijzigingen worden automatisch ingeschoten in het ticketsysteem van de ICT-dienstverlener Atos. |
| Producten | UMRA Helpdesk Delegatie (HD) Provisioning (SRC) Role Based Access Control (RBAC) |
| Koppelingen | ADP Personnelview |
| Resultaat | Kortere doorlooptijd voor het doorvoeren van wijzigingen, Active Directory up-to-date en in het algemeen betere informatievoorziening. |
UMRA ondersteunt Rabo Vastgoedgroep bij betere informatievoorziening
Rabo Vastgoedgroep is één van de grootste integrale vastgoed- ondernemingen in Europa, met prominente marktposities in Nederland, Duitsland en Frankrijk. De afdeling ICT Diensten is verantwoordelijk voor de levering van verschillende ICT-diensten aan de bedrijfsonderdelen BPD, Bouwfonds REIM, Fondsenbeheer Nederland en het Bestuurscentrum. Service Level Manager, Elmer Pouw, verklaart: "Wij beheren meerdere (generieke) diensten en hebben een groot deel van onze dienstverlening uitbesteed aan derde partijen. Zo is het werkplekbeheer (waaronder Active Directory) uitbesteed aan Atos. KPN zorgt voor de connectiviteit en telefoniediensten en wij gebruiken het rekencentrum van Rabo Groep ICT."
Volgens Elmer Pouw voldeed de oplossing die Atos bood voor het aanvragen van standaard changes helaas niet aan de verwachtingen. "Door het ontbreken van gebruiksvriendelijk tool verliep het aanvragen van wijzigingen inefficiënt. De zogenaamde key users - mensen die binnen onze organisatie aanvragen (zoals een nieuw user account of toegang tot een share) mogen doen - stuurden hun verzoek via e-mail naar Atos. Dit proces was foutgevoelig, inefficiënt en resulteerde in een lange doorlooptijd voor wijzigingen."
User beheer via webformulieren
De afdeling ICT Diensten van Rabo Vastgoedgroep maakte via de user groep van Atos kennis met de Gemeente Almere, die dit probleem had opgelost met UMRA - Identity and Access Management software van Tools4ever. De webformulieren van UMRA vervangen nu de vele e-mails die de 60 key users verstuurden. Alle mogelijke aanvragen zijn vastgelegd in UMRA. Na een aanvraag wordt deze indien mogelijk geautomatiseerd en direct doorgevoerd in de Active Directory. Als het geen Active Directory wijziging betreft, schiet UMRA automatisch een ticket in in het ticketsysteem van Atos. "Door gebruik te maken van de gestandaardiseerde webformulieren is het voor onze key users precies duidelijk wat zij kunnen aanvragen en welke informatie daarvoor nodig is," aldus Elmer Pouw. "Dit voorkomt fouten omdat gegevens niet meer overgetypt worden en de invoer van alle benodigde informatie wordt afgedwongen."
Koppeling ADP Personnelview
Naast de UMRA webformulieren maakt Rabo Vastgoedgroep ook gebruik van de koppelingen met systemen die UMRA biedt. Door een koppeling te maken met ADP Personnelview kan UMRA gegevens van medewerkers die in dienst komen automatisch inladen in de webformulieren, waarna de key users slechts nog enkele gegevens moet toevoegen. Daarnaast werkt UMRA dagelijks alle medewerkersgegevens die gewijzigd zijn in het personeelsysteem bij in de AD. Het HR-systeem vormt zo de bron voor het beheren van de Active Directory. Elmer Pouw vertelt over de voordelen van deze oplossing: "De informatie van medewerkers in de Active Directory is nu altijd actueel en betrouwbaar. De AD is een belangrijke bron voor het centrale Exchange adresboek, de SharePoint profielen en de Lync contacten. Het is cruciaal voor de organisatie dat de ‘actuele’ medewerkersinformatie in AD staat. Nu wij dat goed voor elkaar hebben beschikken wij vanuit de verschillende systemen altijd over de juiste medewerkersinformatie."
Start Role Based Access Control (RBAC)
Rabo Vastgoedgroep heeft ook al een start gemaakt met het toekennen van ICT-resources op basis van de functie/rol van een medewerker in de organisatie. In een Excel bestand zijn deze rollen en gekoppelde resources beschreven en deels is dit in de Active Directory geïmplementeerd. "Het synchroon en beheersbaar houden van de Excel en Active Directory blijkt in de praktijk onmogelijk als er voor de verantwoordelijke beheerder géén direct inzicht is in de Active Directory," aldus Elmer Pouw. "Het is voor de key users onduidelijk welke resources aan een rol zijn toegekend en hoe en wanneer zij een user rol kunnen aanpassen, waardoor autorisaties nog vaak op individuele basis worden toegekend. Dit probleem proberen wij ook met UMRA te ondervangen."
Volgens Elmer Pouw is de toegevoegde waarde van Tools4ever de standaard koppeling met systemen. "De koppeling met ADP Personnelview was zeer snel geïmplementeerd. Met Tools4ever hebben wij een goede match in wat wij voor ogen hebben en wat de leverancier kan bieden.” Ook de software heeft inmiddels haar waarde laten zien. De uitgebreide functionaliteit van UMRA was voor ons de belangrijkste reden voor de aanschaf," aldus Elmer Pouw. "Nu wij het hebben draaien, blijkt dat wij ook nog eens een besparing tot ongeveer 1 FTE kunnen realiseren."