Koppeling Magister en N@tschool aan Active Directory
| Executive Summary | |
|---|---|
| Probleem | Na een fusie en een nieuw centraal netwerk bleek de samengevoegde Active Directory veel werk op te leveren. Dat vroeg om een uniforme manier van user account beheer. Daarnaast werd user account beheer complexer met de toename van het aantal applicaties in het netwerk die allemaal accountbeheer met zich mee brachten. |
| Oplossing | Automatische synchronisatie tussen administratiesysteem Magister met Active Directory, Elektronische Leeromgeving en overige educatieve pakketten. |
| Producten | UMRA - Auto provisioning Enterprise Single Sign-On (E-SSOM) Password Synchronization Manager (PSM) |
| Koppelingen | Magister, Active Directory, N@tschool |
| Resultaat | Gemakkelijk en snel account beheer op een heldere, transparante manier. De druk bij systeembeheer aan het begin van het schooljaar is afgenomen. En een aanzienlijke tijdbesparing voor systeembeheer is gerealiseerd. |
Utopie wordt werkelijkheid bij scholengemeenschap 2college
2College is een scholengemeenschap met zes locaties in de regio Tilburg. Ruim 3.500 leerlingen en 465 medewerkers maken allen gebruik van één groot netwerk. Een paar jaar geleden was dat nog anders, maar na een grootschalige fusie werden alle netwerken van de zes locaties samengevoegd en daarbij ontstond een samengevoegde Active Directory die veel werk met zich mee bracht. Het was noodzaak om de Active Directory opnieuw in te richten en die noodzaak werd versterkt door het toenemende aantal applicaties binnen de 2college omgeving (Magister, N@tschool, Aura) die alle accountbeheer met zich mee brachten. User beheer werd intensiever en complexer. Ed van Delft, manager ICT, zegt daarover: “Op iedere afzonderlijke school ging men op een andere manier om met account beheer. Andere inlognamen, opzet van e-mailadressen etcetera. In het nieuwe netwerk wilden wij één uniform account hebben, waarmee gebruikers toegang hebben tot alle bronnen.”
Koppeling Magister, N@tschool en Active Directory
In dezelfde periode besloot de overkoepelende bestuursorganisatie, Ons Middelbaar Onderwijs, voor UMRA van Tools4ever te kiezen voor effectiever user account beheer. Dat maakte de uiteindelijke beslissing van 2college gemakkelijk. Binnen enkele dagen zijn samen met Tools4ever de specificaties opgesteld waarbij Magister als leidend administratiesysteem werd gekozen. Met behulp van UMRA is het leerlingenadministratiesysteem Magister, welke hosted draait bij Schoolmaster, gekoppeld aan de Active Directory en de elektronische leeromgeving N@tschool. Door middel van het vaststellen van de workflow binnen 2college kon een protocol voor het invullen van gegevens in het administratiesysteem worden opgesteld. Deze workflow wordt door UMRA automatisch in het userbeheer verwerkt. Om het gebruikersgemak en toegang tot de diverse applicaties te verhogen is Single Sign-On toegepast. Een gebruiker hoeft maar één keer in te loggen om toegang te krijgen tot zijn applicaties. Toegang tot de diverse schoolapplicaties wordt via een sharepoint portaal beschikbaar gesteld aan de leerlingen.
Om de toegang buiten het schoolnetwerk te vereenvoudigen is er gekozen voor wachtwoordsynchronisaties tussen de verschillende applicaties. Het wachtwoord vanuit de Active Directory wordt synchroon gehouden met Magister en N@tschool zodat de gebruiker maar één wachtwoord hoeft te onthouden. “Ik heb veel ervaring met externe partijen en Tools4ever heeft mij positief verrast”, aldus Ed van Delft. “De korte periode die zij ingepland hadden voor de implementatie riep bij mij twijfel op, maar die twijfel bleek onterecht. De inzet van de consultants was zeer groot en zij hebben zich keurig aan de planning kunnen houden.”
Geen utopie
Volgens Ed van Delft zijn er meer voordelen van de nieuwe User Management omgeving. Ten eerste verloopt het account beheer veel gemakkelijker dan voorheen; zonder alle onnodige en ad-hoc communicatie tussen de IT-afdeling en andere delen van de organisatie. Voorheen was het aanmaken van een user account en het binnen 24 uur beschikbaar hebben van dit account een utopie. Het aanmaken van accounts in alle programma’s voor een nieuwe gebruiker kostte veel tijd en was foutgevoelig door de handmatige invoer. Dankzij UMRA is dit probleem opgelost. De beheertaken verlopen automatisch en de afdeling ICT hoeft alleen nog te accorderen. En dat is zeer waardevol als in één week voorafgaand aan een nieuw schooljaar 5.000 accounts gesynchroniseerd moeten worden.
Helder traject
Naast gemakkelijker account beheer, is het gehele traject rondom user account beheer veel inzichtelijker geworden. De administratie weet precies welke gegevens ingevoerd moeten worden in Magister en op welke manier. Er wordt automatisch een e-mail of brief naar de nieuwe gebruiker gestuurd met de accountverklaring. Wanneer de getekende accountverklaring binnen is, stelt de afdeling ICT het account beschikbaar. Ed van Delft sluit af met nog een voordeel: “Tot slot heeft UMRA geresulteerd in een enorme tijdsbesparing voor onze systeembeheerders waardoor zij tijd vrij hebben voor meer kritische zaken.”
Keten van afhankelijkheid
In het onderwijs is er sprake van intensief user account beheer. In zeer korte periode moeten grote aantallen gebruikers ingevoerd, verwerkt en verwijderd worden uit het netwerk. Dit dient direct goed te gebeuren aangezien userbeheer en de toegang tot applicaties een steeds grotere rol in het onderwijs innemen. Zo is bijvoorbeeld het realiseren van het schoolrooster afhankelijk van gebruikersinformatie. Ed van Delft concludeert: “De doelstellingen die wij met de oplossingen van Tools4ever voor ogen hadden zijn behaald. Sinds de komst van UMRA is de start van het schooljaar nog nooit zo soepel verlopen.”