Shared Service Center maakt user beheer efficiënter

Shared Service Center ISZF maakt user beheer efficiënter met UMRA

ISZF (ICT Samenwerkingsverband Zuidwest Fryslân) is de gemeenschappelijke dienst die zorgt voor de automatisering van een vijftal Friese gemeenten, te weten gemeente Harlingen, gemeente Gaasterlân-Sleat, gemeente Lemsterland, Littenseradiel en gemeente Súdwest-Fryslân. Het ISZF zorgt voor de continuïteit van de ICT-dienstverlening aan de participerende gemeenten en de daaraan gerelateerde organisaties. Daarmee creëert het ISZF voor hen de randvoorwaarden voor een efficiënte bedrijfsvoering en een klantgerichte en effectieve dienstverlening aan burgers en bedrijven. Één van de knelpunten voor ISZF in 2009 was het dagelijkse user account beheer. Wim van Witzenburg, inkoper bij ISZF, vertelt hierover: "Het aanmaken van een nieuwe user in de diverse systemen die onze interne klanten gebruiken, kostte destijds ongeveer 30 minuten tijd. Dit was handmatig werk en daarom gevoelig voor fouten. Voor in totaal 1.300 users kun je wel voorstellen hoeveel tijd dit kostte voor onze systeembeheerders. Wij realiseerden ons dat dit efficiënter moest kunnen en gingen op zoek naar een geschikte oplossing."

Koppeling diverse systemen

ISZF ondersteunt een groot aantal systemen. Dit is historisch zo gegroeid omdat alle gemeenten, voordat zij samen gingen in één shared service center, zelf konden kiezen voor verschillende applicaties voor Financiën, ERP, HR, etc. Deze keus is nog steeds aan de verschillende gemeenten, maar door gezamenlijk gebruik te maken van eenzelfde pakket kan door schaalvergroting aanzienlijk op de kosten bespaard worden. De grote verscheidenheid aan systemen vereiste van de nieuw te kiezen user management software dat het kan communiceren met deze verschillende systemen. “De keuze viel op UMRA - Identity and Access Management software van Tools4ever omdat het onder andere voldeed aan deze eis," aldus Wim van Witzenburg. "Toekomstig toetredende gemeenten gaan ook van de oplossing van Tools4ever profiteren, alsmede van de samenwerking en het delen van de kosten."

User accounts beheer geautomatiseerd

Wim van Witzenburg: "Dankzij UMRA worden gebruikers en rechten nu geautomatiseerd, foutloos en gestandaardiseerd aangemaakt. En dat gaat allemaal binnen enkele minuten." De medewerkers van ISZF beschikken over een aantal standaard webformulieren, onder anderen voor het aanmaken van gebruikers, installeren van groepslidmaatschappen en gebruikersprofiel wijzigingen, die eenvoudig ingevuld worden. "Met één druk op de knop voert UMRA de opdracht door in de Active Directory en achterliggende back-office, waaronder in systemen als Topdesk en Oracle," legt Wim van Witzenburg uit. "Een nieuwe user beschikt zo ook meteen over een mailbox, homefolder en de juiste groepslidmaatschappen."

Flexibele oplossing

Het verwijderen van een account voor een ex-medewerker wil ISZF niet automatisch laten verlopen. "Wanneer een medewerker vertrekt dan wordt het account geparkeerd zodat wij nog wel bij oude documenten kunnen," aldus Wim van Witzenburg. "De koppeling met Oracle blijft ook nog even operationeel en moet handmatig worden afgesloten. Wij streven ernaar om het account binnen 2 maanden te disablen en te verwijderen. UMRA is hierin flexibel en biedt de mogelijkheid om bepaalde procedures juist niet automatisch te laten verlopen."
Wim van Witzenburg concludeert: "Het is ons aller belang dat mijn collega’s op een efficiënte manier hun werk kunnen doen en dat is zeker gelukt met behulp van UMRA. In dit geval weegt de investering altijd op tegen de kosten."

Download de PDF versie van dit verhaal

Meer informatie over over ISZF