Koppeling met TOPdesk Enterprise

UMRA biedt een volledige koppeling aan met TOPdesk. Via deze native koppeling is het mogelijk om informatie uit TOPdesk te gebruiken in het user account beheer proces. Het is bijvoorbeeld mogelijk om configuratie items (GSM, Laptop, bedrijfskleding, token, toegangskaart, etc.) die een medewerker in gebruik heeft uit te lezen met UMRA en vervolgens te gebruiken in het uitdiensttredingsproces van de medewerker. Denk aan het informeren van de manager, medewerker en helpdesk van de in te leveren items.
Naast het kunnen uitlezen van de in bezit zijnde items heeft UMRA ook toegang tot onder meer: informatie over licenties, objecten incl. attributen, openstaande tickets, etc. Naast het lezen van informatie is het ook mogelijk dat UMRA informatie kan wegschrijven naar TOPdesk. Meest gangbare toepassing hiervan het is aanmaken en weer sluiten van een ticket, maar het is ook mogelijk om bijvoorbeeld de feitelijk gebruikte licentie-informatie bij te werken in TOPdesk.
De mogelijkheden van de koppeling met TOPdesk zijn onder andere:

• Automatisch aanmaken en sluiten van incident/wijzigingsverzoek:
  Een incident voor een user account wijziging kan op meerdere manieren aangemaakt worden in TOPdesk, namelijk direct in TOPdesk, via een koppeling met een UMRA (web)formulier, via een workflow of via een koppeling met een bronsysteem (bijvoorbeeld HR-systeem). Doordat UMRA informatie uit diverse bronnen kan halen, kan UMRA automatisch incidenten aanmaken in TOPdesk, vervolgens verwerken in het netwerk en uiteindelijk het incident sluiten. Al deze acties worden gelogd voor rapportage.
• Aanmaken ticket voor een applicatiebeheerder:
  Wanneer UMRA niet de mogelijkheid heeft om een incident direct te verwerken in het netwerk, maakt UMRA automatisch een ticket aan voor een applicatiebeheerder, waarna hij daarop actie kan ondernemen.
• Aanmaken en bijhouden persoonskaart in TOPdesk:
  Wanneer een nieuwe medewerker in dienst komt, wordt automatisch een persoonskaart in TOPdesk aangemaakt. Ook eventuele wijzigingen in de persoonsgegevens, zoals telefoonnummer of adresgegevens, worden automatisch aangepast.
• Aanvragen van configuratie-items (token, pasjes, GSM, laptop, bedrijfskleding, etc.) bij in-dienst treding:
  Bij indiensttreding van een nieuwe medewerker stuurt UMRA een e-mail naar de betrokken manager met de gegevens van de nieuwe medewerker (gebruikersnaam, wachtwoord). Via een link in deze mail komt de manager in het autorisatiedashboard (UMRA Workflow Management) en kan de manager hier de autorisaties aanvragen voor de betrokken medewerker. Dankzij de koppeling met TOPdesk kan de manager hier ook direct configuratie-items zoals een laptop of gsm/smartphone aanvragen. UMRA zorgt voor het inschieten van een ticket in TOPdesk, zodat de Helpdesk deze configuratie-items voor de nieuwe medewerker kan bestellen en kan configureren.
• Oproepen van configuratie-items (token, pasjes, GSM, laptop, bedrijfskleding, etc.) die een vertrekkende medewerker moet inleveren:
  Wanneer een medewerker de organisatie verlaat, kan UMRA dit uitlezen uit het personeelssysteem. In TOPdesk wordt vermeld welke configuratie-items de medewerker in zijn bezit heeft. Middels de directe koppeling kan de vertrekkende medewerker automatisch een notificatie krijgen van items die hij/zij binnen een bepaalde termijn in moet leveren.
• Mailnotificatie ‘medewerker uit dienst’ naar manager inclusief in te nemen configuratie-items:
  Managers ontvangen een automatisch gegenereerde e-mailnotificatie over de configuratie-items die vertrekkende medewerkers in bezit hebben en voor de datum dat zij uit dienst treden dienen in te leveren.