Koppeling van SAP HCM / HR

Koppeling van SAP HCM / HR naar Active Directory, Exchange op basis van SAP BAPI en RFC of XML Export Import

User Management Resource Administrator (UMRA) biedt verschillende mogelijkheden om user accounts in een netwerkomgeving te beheren. Aan de hand van scenario’s wordt binnen UMRA vastgelegd hoe user accounts in het netwerk beheerd moeten worden. Een scenario bepaalt bijvoorbeeld wat de naamgevingsconventie van een user account is, in welke systemen een user account aangemaakt moet worden maar ook welke autorisaties op het user account van toepassing zijn. De scenario’s bepalen hoe een user account beheerd moet worden. Welke user accounts en wat, wordt bepaald door de input naar UMRA. De input is pluriform en kan op verschillende manieren aangeboden worden aan UMRA. Verschillende opties zijn: via formulierinput door de helpdesk (helpdesk delegatie), self service en/of workflowmanagement vanuit de organisatie óf door UMRA te koppelen aan een bronsysteem.

Het onderstaande figuur geeft een schematisch overzicht van de werking van UMRA in samenwerking met een bronsysteem.

UMRA ondersteunt een breed scala van bronsystemen, variërend van een HR applicatie tot pasjes systemen. Maar ook datawarehouses, flexpoolapplicaties (tbv uitzendkrachten), plannings- en roosterpakketten, etc.
UMRA biedt de mogelijkheid om te kunnen communiceren met SAP HCM. Communicatie van en naar SAP HCM verloopt via de UMRA module “SRC SAP HCM”, kortweg UMRA-SRC-SAP-HCM.

UMRA-SRC-SAP-HCM

UMRA-SRC-SAP-HCM is een UMRA module en is onderdeel van de UMRA connector suite. Deze module is primair ontworpen om informatie met betrekking tot user accounts uit SAP HCM te lezen en door te geven aan de UMRA basis module. UMRA-SRC-SAP-HCM ondersteunt een breed scala van interfaces naar SAP HCM om de gewenste informatie op te halen. In het onderstaande figuur is schematisch weergegeven hoe UMRA is opgebouwd en welke interface types ondersteund worden met SAP HCM.

BAPI objects en RFC function (Build in)

Via the standaard BAPI interface en via de RFC functions (build in) worden standaard SAP functies aangeroepen. Deze functies worden gebruikt om personeelsgegevens zoals naam en adres op te halen. Voordeel van deze benaderwijze is dat er geen specifieke aanpassen gedaan hoeven te worden aan SAP zijde en dat de toegangsrechten tot informatie in SAP goed valt te reguleren.

RFC function read table en RFC functions (custom)

Indien meer informatie opgehaald moet worden, welke niet beschikbaar is via de BAPI Objects of standaard build in RFC functies, dan zal gebruik gemaakt worden van de RFC function read table of custom RFC functions. De RFC function read table heeft als voordeel dat deze gemakkelijk en snel gerealiseerd kan worden. Het nadeel is, dat de UMRA RFC gebruiker het recht moet hebben deze functie uit te voeren. Middels deze functie kunnen alle tabellen binnen SAP HCM gelezen worden. Binnen UMRA is het uiteraard mogelijk de toegang tot deze scripts te beperken. Binnen SAP is dit niet mogelijk om de rechten voor deze functionaliteit te beperken tot een beperkt aantal tabellen, zoals dat wel kan met standaard RFC functies. Dit kan vanuit beveiligingsoogpunt niet wenselijk zijn. In dat geval kan een custom RFC functie worden geschreven door een SAP programmeur welke door UMRA aangeroepen wordt.

XML Export/Import

Eventueel is het ook mogelijk een handmatige, of geschedulde XML export vanuit SAP te doen. Deze gegevens kunnen dan periodiek of handmatig in UMRA geïmporteerd worden.

Let op: custom en/of BAPI functie t.b.v. XML import/export worden niet door Tools4ever geïmplementeerd en/of onderhouden. Tools4ever kan wel als hoofdaannemer optreden tijdens de ontwikkeling, test, acceptatie en oplevering maar zal zelf niet een BAPI functie ontwikkelen. Voorkeurspartij voor de ontwikkeling van de BAPI functie is de reeds aanwezige groep (externe) ontwikkelaars die reeds aanpassingen maken op de SAP omgeving van de opdrachtgever.

Mapping van gegevens

UMRA-SRC-SAP-HCM verzorgt primair de interface naar SAP HCM. De translatie van de informatie uit SAP HCM naar de afnemende systemen wordt bepaald door de UMRA scenario’s. In deze scenario’s wordt onder meer vastgelegd welke velden uit SAP HCM met welke velden in netwerk gekoppeld moeten worden (zogenoemde mapping). Het inrichten van de UMRA scenario’s wordt uitgevoerd door een consultant van Tools4ever op basis van input van de opdrachtgever. Deze input bevat minimaal de onderstaande informatie:

Mapping van velden uit SAP HCM naar netwerk systemen en attributen

Deze mapping wordt over het algemeen in tabelvorm gegeven. Hieronder wordt een voorbeeld van zo’n tabel gegeven. Ingeval van een koppeling op basis van “RFC function read table” is het belangrijk is dat per SAP-veld de naam van de tabel en attribuut gegeven wordt.

Condities per veld/attribuut

Voor de informatie vanuit SAP HCM is het mogelijk translaties uit te voeren naar de attributen in het netwerk. Elke denkbare vorm van translatie is mogelijk. Enkelvoudige translaties van SAP veld naar applicatie attribuut, bijvoorbeeld NL datum formaat naar US datum formaat. Combinatie translaties van meerdere velden vanuit SAP naar enkel attribuut in applicatie, etc. Voorbeeld van translatie-omschrijving is:

De organisatorische velden met uitzondering van de hoofdkostenplaats en de zorgbedrijven staan in SAP Organizational Management (OM). Een personeelsnummer is gekoppeld aan een of meerdere formatieplaatsen. Iedere formatieplaats is gekoppeld aan een afdeling en aan een functie. Een afdeling is gekoppeld aan een kostenplaats. Deze relaties staan in tabel HRP1001 en zijn in SAP te zien in transactie PPOSE. Voor ieder OM-object geldt dat er meerdere relaties kunnen voorkomen. Als er meer relaties zijn dan de AD kwijt kan, dan worden de eerstgevonden relaties opgeslagen in AD. Dus als een medewerker bijvoorbeeld drie formatieplaatsen heeft met ieder een andere functie en een andere afdeling, dan zullen er maar twee functies en twee afdelingen in de AD worden opgeslagen. Als er maar één relatie aanwezig is, dan zal het zo zijn dat functie 2 en afdeling 2 leeg blijven in AD.

Succesvolle implementatie UMRA-SRC-SAP-HCM

Voor een succesvolle en voorspoedige inrichting van de koppeling naar SAP HCM zijn de volgende zaken van belang.

• Het is gangbaar om de synchronisatie scenario’s iedere nacht via een batch job te activeren. UMRA biedt zelf scheduling faciliteiten aan via de UMRA scheduler om de jobs te activeren. Indien gewenst is het ook mogelijk om de jobs op een ander gewenst tijdstip te activeren (interactieve job activatie).
• Ten behoeve van performance optimalisatie functioneren de scans vanuit UMRA op basis van een peildatum. Door het toepassen van de peildatum wordt niet de volledige wijzigingshistorie van een medewerker opgehaald maar alleen de actuele status van een medewerker.
• De UMRA scans werken op basis van “full compare”. Iedere nacht wordt de volledige relevante dataset uit SAP opgehaald en vergeleken met de status in de gekoppelde deelsystemen. Dit mechanisme is betrouwbaarder dan een trigger/event based mechanisme waarbij het mogelijk is dat een transactie verloren gaat bij de verwerking in een doelsysteem. Het is tenslotte bijna nooit het geval dat een doelsysteem een transactie systeem (Roll Back, Commit Transaction, etc.) ondersteunt en zodoende kan garanderen dat een transactie gegarandeerd verwerkt is. Middels de “full compare” methode is het wel mogelijk om een betrouwbare koppeling te realiseren.
• Gezien de aard van de “full compare” koppeling is het van belang dat de tijdens de testen een stress test is opgenomen om de systeem load van UMRA op SAP te bepalen.
• De volgende werkzaamheden moeten uitgevoerd worden door de opdrachtgever:
  
  • Aangeven voorkeurskoppelmethode, zie hoofdstuk 2.
  • Opstellen functioneel ontwerp translatie SAP velden naar applicatie attributen, zie hoofdstuk 3.
  • Opstellen en uitvoeren acceptatietesten. Systeemtesten en werking algemeen worden door Tools4ever uitgevoerd. Onderdeel van de acceptatietesten zijn de hierboven genoemde stress testen.
  • Beschikbaar stellen toegang tot OTAP SAP HCM omgeving. Indien mogelijk een vergelijkbare omgeving voor de doelsystemen (applicaties). Het is van belang dat de inrichting, versie en gegevens in de SAP HCM per omgeving (in de OTAP straat) exact hetzelfde is.
  • Aanmaken user account in SAP met voldoende rechten om de opgegeven informatie op te benaderen. Het user account wordt door de UMRA service gebruikt om de informatie te benaderen.