Modules van User Management Resource Administrator

De functionaliteit in UMRA wordt aangeboden in verschillende modulen. Hieronder wordt per module een korte omschrijving gegeven van de functionaliteit. De modulen kunnen afzonderlijk van elkaar toegepast worden en worden over het algemeen gefaseerd bij organisaties geïmplementeerd. Meer informatie over de gefaseerde implementatie methode voor UMRA.

UMRA HD-Module (Helpdesk Delegatie)

Met de HD Module kunnen de helpdesk medewerkers middels een set van formulieren de user accounts beheren en worden daarmee automatisch de opgestelde procedures gevolgd. De digitale formulieren zijn zodanig van opzet dat deze ook door niet ICT-skilled medewerkers gebruikt kunnen worden. Na de implementatie van de HD module kunnen complexe beheerstaken door senior systeembeheer veilig gedelegeerd worden naar de (unskilled) helpdesk.

UMRA SRC-Module (Koppeling met een personeelssysteem zoals Beaufort, AFAS, SAP HCM)

Voor het user account beheer van vaste medewerkers en stagiaires is het personeelssysteem een goede bron van informatie. Bijvoorbeeld de contractstart- en contracteinddatum, functie, "manager-van"-relatie en afdeling worden in het personeelssysteem goed bijgehouden. Zodra het mogelijk is om de informatie te koppelen, kan informatie vanuit het personeelssysteem op verschillende plaatsen in het user beheerproces gebruikt worden. De formulieren kunnen bijvoorbeeld verrijkt worden waardoor een medewerker alleen maar keuzes hoeft te maken in plaats van het compleet invoeren van gegevens over een medewerker. Het is ook mogelijk om veel taken volledig automatisch te laten uitvoeren.

UMRA RBAC-Module (Role Based Access Control)

Het vullen van een RBAC matrix is voornamelijk een organisatorisch aangelegenheid. Het 100% vullen van een RBAC matrix is vaak een utopie en kost vaak veel moeite en duurt maanden en soms zelfs jaren. Bij aanvang van een dergelijk project heeft de RBAC matrix vaak bijna evenveel entries als dat er medewerkers werkzaam zijn in de organisatie. Om toch te komen tot een snelle en resultaatgerichte implementatie van RBAC biedt UMRA een unieke toolset om te komen tot een praktische invulling van RBAC, meteen resultaat te boeken en een basis neer te zetten voor de verdere vulling van de RBAC matrix.

UMRA APPL-Module (Koppeling met 3rd-party applicaties)

Default wordt UMRA geleverd met functies voor het beheren van de Active Directory, Exchange en NTFS. Beheer van user accounts in andere systemen en applicaties wordt afgehandeld door een notificatie-email te sturen naar de verantwoordelijke applicatiebeheerder of het aanmaken van een ticket in het helpdesk systeem.

Het realiseren van een automatische koppeling voor het beheer van user accounts in andere systemen en applicaties is een volgende stap in het optimaliseren van het user accountbeheer. Voor het realiseren van deze koppeling zijn er een drietal mogelijkheden:

Het klaarzetten van een CSV-bestand met daarin de door UMRA verwerkte mutaties, zodat dit bestand door de betreffende applicatie ingelezen kan worden en de mutaties in de applicatie verwerkt kunnen worden. Deze wijze van koppelen wordt standaard door UMRA ondersteund en aanschaf van de UMRA-APPL module is daartoe niet benodigd. Wel zal er consultancy nodig zijn voor het configureren van de CSV output, dit betreft doorgaans 0,5 - 1 dag consultancy per applicatie.
Het realiseren van de applicatiekoppeling middels Client Side Provisioning. Bij deze wijze van koppelen wordt gebruik gemaakt van de bestaande GUI binnen de beheerconsole van de applicatie en worden de bestaande inputvelden in de beheerconsole automatisch door UMRA ingevuld voor het doorvoeren van accountmutaties. Deze wijze van koppelen wordt standaard door UMRA ondersteund en aanschaf van de UMRA-APPL module is daartoe niet benodigd. Wel zal er consultancy nodig zijn voor het configureren van Client Side Provisioning koppeling, dit betreft doorgaans zo'n 2 - 3 dagen consultancy per applicatie.
Het realiseren van de applicatiekoppeling middels een API (Application Programming Interface). Integratie middels een API is systeemtechnisch de meest solide en betrouwbare interface. Voordelen van deze vorm van integratie zijn: goede foutafhandeling, zeer beperkte afhankelijkheid van wisselingen in versies/upgrades van de betrokken producten, goede performance, stabiliteit, etc. Een voorwaarde voor het realiseren van dit type interface is dat de medewerkering van de betrokken leverancier vereist is. Voor het koppelen van een applicatie dient de bijbehorende versie van de APPL-Module aangeschaft te worden. Naast de aanschaf van de APPL-Module is ook consultancy benodigd om de koppeling te implementeren en afhankelijk of de koppeling met de betreffende applicatie reeds eerder door Tools4ever is ingezet of nog ontwikkelt dient te worden, komt er eventueel consultancy bij voor het ontwikkelen van de koppeling. Bij het ontwikkelen van een koppeling welke ook interessant is voor veel andere organisaties, is Tools4ever bereid om de consultancy voor ontwikkeling van de koppeling geheel of gedeeltelijk voor eigen rekening te nemen. Indicatie van de consultancy voor implementatie van een bestaande koppeling is zo'n 1 - 2 dagen. Indicatie van de consultancy voor ontwikkeling van een koppeling is zo'n 4 - 8 dagen.

UMRA WFM-Module (Workflow Management en Self Service)

Via Workflow Management en Self Service kan de organisatie zelf faciliteiten aanvragen, controleren en goedkeuren en zelfstandig doorvoeren in het netwerk. De wijzigingen worden conform vaste regels in UMRA doorgevoerd in het netwerk. Door de gefaseerde invoering zijn de procedures en invoeropties in UMRA uitgekristaliseerd en is een eenvoudige uitrol in de organisatie gewaarborgd. Het idee achter Workflow Management en Self Service is dat "de organisatie" zelf het beste weet hoe een user account beheerd moet worden maar zonder de juiste middelen (software zoals UMRA) altijd de helpdesk moet bellen om iets te laten wijzigen. Met deze module is het mogelijk om de organisatie meer te betrekken bij het beheren van user accounts. De manager en de medewerker worden meer centraal gesteld in het user beheer proces.

UMRA ondersteunt een breed scala van helpdesk, facility management, HR, en andere systemen. Hierdoor is het mogelijk om Workflow Management en Self Service niet alleen toe te passen voor user account beheer, maar ook voor allerlei andere dienstverleningsprocessen.
Het toepassen van Workflow Management en Self Service biedt de volgende opties:

Voordat een wijziging wordt doorgevoerd, heeft de verantwoordelijke manager (of resource eigenaar) altijd goedkeuring gegeven. Details over onder andere de aanvrager, de aanvraag zelf, moment van de goedkeuring en goedkeurders wordt vastgelegd in een audittrail.
Het is mogelijk dat een goedkeurder (een aantal) taken delegeert naar een assistent.
De maximale doorlooptijd van een aanvraag kan opgegeven worden per type aanvraag en/of aangepast worden door de aanvrager zelf.
Het is mogelijk dat een goedkeurder een aanvraag afkeurt en dus terugstuurt naar de aanvrager of doorstuurt naar een andere goedkeurder.
Het Workflow Management en Self Service systeem heeft standaard een interface met de hiërarchische informatie in het HR-systeem. Hierdoor wordt automatisch bepaald wie voor welke aanvraag een goedkeuring moet geven.
Keuzes die gemaakt worden in Workflow Management en Self Service zijn zoveel mogelijk gekoppeld aan de bronsystemen waar de wijziging uiteindelijk in doorgevoerd wordt. Bijvoorbeeld bij het kiezen van een functienaam wordt de lijst van functienamen dynamisch geladen vanuit het HR-systeem.