Koppeling met Planon

Facilitaire werkzaamheden worden binnen organisaties vaak ondersteund door Planon. Vrijwel alle medewerkers hebben de mogelijkheid om facilitaire aanvragen te doen die vervolgens geregistreerd en beheerd moeten worden door de Facility Manager. Voor de efficiënte afhandeling van deze aanvragen, is het noodzakelijk dat alle betrokken medewerkers (en dus user accounts) bekend zijn in het helpdesk systeem.
Hiernaast worden in deze systemen tickets aangemaakt en gesloten bij een user account wijziging. Het beheren van medewerkers in deze systemen en het managen van openstaande tickets is een tijdrovende klus, die heel goed ondervangen kan worden door een geautomatiseerd proces. Met de UMRA – Planon koppeling worden de vele handmatige acties in Planon geautomatiseerd. Al deze acties worden gelogd en zijn beschikbaar voor rapportages.

De mogelijkheden van de UMRA – Planon koppeling zijn onder andere:

• Automatisch aanmaken van incident/wijzigingsverzoek:
  Een incident voor een user account wijziging kan op meerdere manieren aangemaakt worden in Planon, namelijk direct in Planon, via een koppeling met een UMRA (web)formulier, via een workflow of via een koppeling met een bronsysteem (bijvoorbeeld HR-systeem). Doordat UMRA informatie uit diverse bronnen kan halen, kan UMRA automatisch incidenten aanmaken in Planon, vervolgens verwerken in het netwerk en uiteindelijk het incident sluiten. Al deze acties worden gelogd voor rapportage.
• Aanmaken ticket voor een applicatiebeheerder:
  Wanneer UMRA niet de mogelijkheid heeft om een incident direct te verwerken in het netwerk, maakt UMRA automatisch een ticket aan voor een applicatiebeheerder, waarna hij daarop actie kan ondernemen.
• Aanmaken en bijhouden persoonskaart in Planon:
  Wanneer een nieuwe medewerker in dienst komt, wordt automatisch een persoonskaart in Planon aangemaakt. Ook eventuele wijzigingen in de persoonsgegevens, zoals telefoonnummer of adresgegevens, worden automatisch aangepast.
• Oproepen van configuratie-items (token, pasjes, GSM, laptop, bedrijfskleding, etc.) die een vertrekkende medewerker moet inleveren:
  Wanneer een medewerker de organisatie verlaat, wordt dit ergens in het netwerk kenbaar gemaakt (waarschijnlijk het personeelssysteem). In Planon wordt vermeld welke configuratie-items de medewerker in zijn bezit heeft. Middels de directe koppeling kan de vertrekkende medewerker automatisch een notificatie krijgen van items die hij/zij binnen een bepaalde termijn in moet leveren.
• Mailnotificatie ‘medewerker uit dienst’ naar manager inclusief in te nemen configuratie-items:
  Managers ontvangen een automatisch gegenereerde e-mailnotificatie over de configuratie-items die vertrekkende medewerkers in bezit hebben en voor de datum dat zij uitdienst treden dienen in te leveren.