Koppeling met TOPdesk Enterprise

Facilitaire werkzaamheden worden binnen organisaties vaak ondersteund door TOPdesk FMIS facility management software. Vrijwel alle medewerkers hebben de mogelijkheid om facilitaire aanvragen te doen die vervolgens geregistreerd en beheerd moeten worden door de Facility Manager. Voor de efficiënte afhandeling van deze aanvragen, is het noodzakelijk dat alle betrokken medewerkers (en dus user accounts) bekend zijn in het facility management systeem.
Hiernaast worden in deze systemen tickets aangemaakt en gesloten bij een user account wijziging. Het beheren van medewerkers in deze systemen en het managen van openstaande tickets is een tijdrovende klus, die heel goed ondervangen kan worden door een geautomatiseerd proces. Met de UMRA – TOPdesk koppeling worden de vele handmatige acties in TOPdesk geautomatiseerd. Al deze acties worden gelogd en zijn beschikbaar voor rapportages.

Koppeling met TOPdesk door middel van UMRA kan zonder problemen binnen de huidige structuur worden ingericht. Bijvoorbeeld:

• Vanuit een directie koppeling met het HR-systeem.
• Vanuit Topdesk als bronsysteem (APPL modules en 130 connectoren)
• Vanuit een Workflowmanagement systeem
• Vanuit een delegatie met (web)formulieren

UMRA biedt koppelingen met diverse systemen in het netwerk voor het synchroniseren van aan het user account gerelateerde informatie. Met TOPdesk FMIS heeft UMRA een native koppeling, waardoor UMRA informatie naar TOPdesk FMIS kan versturen en daarnaast informatie uit TOPdesk FMIS kan sturen naar andere systemen (Active Directory, HR-systeem, Flex Pool Systeem, datawarehouse systeem etc.). Deze koppeling biedt daardoor diverse mogelijkheid voor het automatisch beheren van user accounts en configuratie-items van medewerkers in TOPDesk. De mogelijkheden zijn onder andere:

• Automatisch aanmaken en sluiten van incident/wijzigingsverzoek:
  Een incident voor een user account wijziging kan op meerdere manieren aangemaakt worden in TOPdesk, namelijk direct in TOPdesk, via een koppeling met een UMRA (web)formulier, via een workflow of via een koppeling met een bronsysteem (bijvoorbeeld HR-systeem). Doordat UMRA informatie uit diverse bronnen kan halen, kan UMRA automatisch incidenten aanmaken in TOPdesk, vervolgens verwerken in het netwerk en uiteindelijk het incident sluiten. Al deze acties worden gelogd voor rapportage.
• Aanmaken ticket voor een applicatiebeheerder:
  Wanneer UMRA niet de mogelijkheid heeft om een incident direct te verwerken in het netwerk, maakt UMRA automatisch een ticket aan voor een applicatiebeheerder, waarna hij daarop actie kan ondernemen.
• Aanmaken en bijhouden persoonskaart in TOPdesk:
  Wanneer een nieuwe medewerker in dienst komt, wordt automatisch een persoonskaart in TOPdesk aangemaakt. Ook eventuele wijzigingen in de persoonsgegevens, zoals telefoonnummer of adresgegevens, worden automatisch aangepast.
• Oproepen van configuratie-items (token, pasjes, GSM, laptop, bedrijfskleding, etc.) die een vertrekkende medewerker moet inleveren:
  Wanneer een medewerker de organisatie verlaat, wordt dit ergens in het netwerk kenbaar gemaakt (waarschijnlijk het personeelssysteem). In TOPdesk wordt vermeld welke configuratie-items de medewerker in zijn bezit heeft. Middels de directe koppeling kan de vertrekkende medewerker automatisch een notificatie krijgen van items die hij/zij binnen een bepaalde termijn in moet leveren.
• Mailnotificatie ‘medewerker uit dienst’ naar manager inclusief in te nemen configuratie-items:
  Managers ontvangen een automatisch gegenereerde e-mailnotificatie over de configuratie-items die vertrekkende medewerkers in bezit hebben en voor de datum dat zij uitdienst treden dienen in te leveren.