Binnen verschillende sectoren is de mutatiegraad onder medewerkers zeer hoog. Het kan zijn dat iemand binnen hele korte tijd wordt aangenomen, begint met werken en alweer de organisatie verlaat nog voordat de ICT-afdeling überhaupt op de hoogte is van de nieuwe aanstelling.

Voor de ICT-afdeling is dit behoorlijk frustrerend, want zij lopen steeds achter de feiten aan. Voor hen is het vrijwel onmogelijk om tijdig een user account voor de nieuwe medewerker te creëren, zodat bijvoorbeeld de winkelmedewerker kan inloggen op het kassasysteem, financiële medewerkers toegang hebben tot het systeem voor financiële administratie en de medewerker bekend is in andere systemen waartoe hij/zij toegang nodig heeft. Naast het feit dat de benodigde informatie voor het maken van het account niet op tijd door de organisatie wordt aangeleverd bij de ICT-afdeling, vergt het aanmaken, wijzigen en verwijderen van user accounts vaak veel handmatig en tijdrovend werk.

Omwille van IT-security en ook voor traceerbaarheid van handelingen van personeel is het voor veel organisaties belangrijk dat medewerkers niet langer user accounts met elkaar delen, maar enkel gebruik maken van hun eigen persoonlijke account. Dat kun je als organisaties natuurlijk wel willen, maar als het dan een week duurt voordat een account wordt aangemaakt, dan kunnen medewerkers zich moeilijk aan deze regel houden. Winkelpersoneel blijft dan dus gewoon inloggen op het kassasysteem op een algemeen account of zorgverleners loggen in op het account van een collega. Voor die organisaties die dit probleem herkennen is het tijd om het user account beheer te professionaliseren.

Een user management oplossing kan het hierboven omschreven user beheer proces automatiseren waardoor medewerkers tijdig en zonder enorme belasting voor de ICT-afdeling een account krijgen. Door dit proces te laten starten bij de organisaties zelf (bv de manager die de persoon aanneemt) kan een enorme efficiencyslag worden behaald. Deze manager vult op een webportal alle gegevens in van de nieuwe medewerkers en vraagt tevens voor de medewerker toegang aan voor de applicaties die zij nodig hebben. Na een eventuele goedkeuring door bijvoorbeeld een bedrijfsleider, zorgt de user management software ervoor dat het user account dezelfde dag nog wordt aangemaakt. De nieuwe medewerker beschikt direct over een account inclusief mailbox en de juiste toegangsrechten kan direct aan de slag. De manager die de werknemer aanmaakt wordt de “verantwoordelijke” voor het account en ontvangt ter controle periodiek een lijst van accounts waarvoor hij/zij verantwoordelijk is met de vraag of deze werknemers nog in dienst zijn.

Wanneer de medewerker de organisatie verlaat, kan de manager dit met één druk op de knop aangeven in de webportal. Het account van de medewerker wordt gedisabled wanneer het contract van de medewerker eindigt en al zijn/haar rechten wordt automatisch ingenomen. Dit zorgt ervoor dat medewerkers die niet langer voor de organisatie werken geen toegang kunnen hebben tot bedrijfsinformatie op het netwerk. Voor organisaties die een oplossing zoeken voor het naleven van strikte IT-security eisen en/of hun ICT-afdeling efficiënter willen laten werken, kan een user management oplossing veel voordelen opleveren.