Door: Véronique Marquenie, Marketeer bij Tools4ever

Een veilige toegang tot IT systemen, het vormt voor veel onderwijsinstellingen een stevige uitdaging. Waar bij bedrijven vaak alleen werkgevers en werknemers hun systemen, applicaties en informatie gebruiken, hebben scholen en universiteiten met veel meer partijen te maken. Naast docenten en andere medewerkers hebben vaak ook hun studenten, leerlingen en soms ook de ouders toegang. Hoe zorgt u ervoor dat iedereen veilig kan inloggen en de juiste rechten heeft? 

Bovendien zijn veel verzamelde en verwerkte onderwijsgegevens natuurlijk extra gevoelig en er gelden strenge eisen aan de privacy en veiligheid. De huidige privacywetgeving (AVG/GDPR) vormen slechts een van de normen waaraan men moet voldoen. Een Identity & Access Management (IAM) oplossing als HelloID van Tools4ever ontzorgt hierin de organisatie. Zodat docenten en andere medewerkers zich op hun werk kunnen concentreren. De werkdruk is immers al hoog genoeg. We noemen hier 5 voordelen van onze HelloID oplossing.

#1 Persoonlijke toegang

Om het onderwijs persoonlijker en afwisselender te maken, worden computers en tablets ingezet. De leerling of student wordt hierdoor ondersteund op eigen behoefte en niveau. De leerling krijgt een eigen profiel en de voortgang wordt persoonlijk bijgehouden. Uiteraard werken we met individuele gebruikersaccounts, waar voorheen in het onderwijs accounts nogal eens werden gedeeld. En uiteraard willen we die toegang zorgvuldig beveiligen met een veilige loginprocedure, waarbij de gebruikersactiviteiten worden gemonitord. Het zijn effectieve maatregelen, maar het wordt al snel te duur om deze zaken handmatig te ondersteunen. Met een volwaardige Identity & Access Management kunnen we de gebruikersaccount automatisch beheren, Single Sign-On bieden (zodat één keer inloggen volstaat) en ook de verdere processen automatiseren en optimaliseren. Zodat bijvoorbeeld als een leerling of docent de instelling definitief verlaat, HelloID automatisch zorgt dat het account en bijbehorende rechten worden geblokkeerd.

#2 Compliant blijven

De moderne privacywetgeving (AVG/GDPR) wordt sinds 2018 actief gehandhaafd, waarbij strenge straffen mogelijk zijn. Er is tot op heden nog geen AVG-boete uitgedeeld onder scholen, maar veel instellingen maken zich zorgen omdat bestuurders niet exact weten wat wel en niet mag. Een Identity en Access Management die volledig compliant is met de gangbare normen en standaarden ontzorgt onderwijsinstellingen. Men weet dat de toegang tot systemen en applicaties op de juiste manier is geborgd. De IAM-software van Tools4ever verzorgt de volledige registratie van wie welke applicaties gebruikt, op welk moment en vanaf welke locatie. Zo zijn onderwijsinstellingen automatisch compliant met de relevante normen en wetgeving. Uiteraard AVG/GDPR, maar ook ISO27001. En ten behoeve van de samenwerking met overheidsinstanties en zorginstellingen ondersteunt HelloID ook de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) en is Tools4ever NEN 7510 gecertificeerd.

#3 Toegang beheren

De uitdaging voor scholen en universiteiten is niet alleen een veilige toegang tot IT systemen. Die toegang moet vervolgens ook worden beheerd. Scholieren en studenten krijgen vaak ieder kwartaal nieuwe vakken en cursussen. Hun toegangsprofiel moet daarop steeds worden aangepast. Ook medewerkers hebben regelmatig toegang nodig tot nieuwe applicaties en data. Een van de meest onopgemerkte beveiligingsrisico’s voor organisaties is wanneer een medewerker te veel toegangsrechten opbouwt omdat hij of zij regelmatig van rol verandert. Dit wordt ook wel ‘rechten accumulatie’ genoemd. Naast het veiligheidsrisico blijven hierdoor ook dure licenties vaak onnodig lang doorlopen. Ook komt het voor dat oud-medewerkers nog steeds toegang hebben tot hun oude accounts, met alle bijbehorende risico’s.

Door het implementeren van een IAM-oplossing kunnen organisaties het beheer en toegang van gebruikers tot de diverse systemen, applicaties en informatie volledig automatiseren. Accountgegevens en gebruiksrechten worden automatisch up-to-date gehouden, waardoor organisaties besparen op overbodige licentiekosten en (security) audits eenvoudig worden doorlopen. 

#4 Vermindering menselijke fouten

Zonder een gecentraliseerde IAM-oplossing wordt de authenticatie en autorisatie van technische platforms meestal handmatig beheerd door het IT-personeel. Dit is niet alleen duur maar bij deze handmatige klussen liggen fouten natuurlijk op de loer.

Door het gehele proces te automatiseren en te koppelen aan de centrale bron (AFAS, VISMA | RAET, Magister< Eduarte, etc.) hoeven organisaties niet meer handmatig de toegangsrechten tot gegevens te beheren. Wijzigingen worden direct en foutloos in het netwerk doorgevoerd. IT-medewerkers zijn daardoor veel minder tijd kwijt aan routinezaken, is er minder kans op fouten en hebben de ze meer ruimte voor IT-innovatie.

#5 Single Sign-On met QR-badge

Steeds weer een gebruikersnaam en wachtwoord invullen om verschillende applicaties op de starten. Menig docent zal het probleem herkennen. Gelukkig vereenvoudigt HelloID Access Management het inlogproces met Single Sign-On. Na één keer inloggen krijg je via een persoonlijk dashboard toegang tot al je persoonlijke applicaties en data.

Maar juist in scholen is nog meer nodig. Want ook de jongste leerlingen gebruiken tegenwoordig de computer. Ook hún applicaties en data willen we uiteraard beveiligen. Inloggen met een gebruikersnaam en wachtwoord is voor deze groep echter een enorme drempel. Hiervoor ontwikkelde HelloID toegang met behulp van een QR-code. De QR-code wordt op een schoolpas of badge geplakt, en als de leerling de code voor de camera houdt van hun Chromebook, laptop, IPad of Android tablet is deze direct automatisch ingelogd.

Meer weten?

Tools4ever biedt met HelloID tegen een lage investering een veilige, efficiënte en gebruiksvriendelijk IAM-oplossing. Wij kijken graag met je mee naar welke IAM-oplossing het beste bij je organisatie past. HelloID is de oplvolger van UMRA & IAM en is zeer geschikt voor onderwijsinstellingen en biedt veel extra nieuwe voordelen.

Maak direct een afspraak  of