Codarts-QAP360

Toekomstvaste Identity-as-a-Service (IDaaS) voor hogeschool Codarts

Codarts is een toonaangevende internationale kunsthogeschool met bachelor- en masteropleidingen op het gebied van muziek en performing arts (o.a. dans, muziektheater en circus). Tools4ever en partner QAP360 verzorgden voor Codarts een IDaaS oplossing ten behoeve van de studenten en (gast) medewerkers.

Codarts telt ruim 1.000 studenten en 420 medewerkers. Het Informatiemanagement en IT (IMIT) team beheert voor hen alle IT diensten. Men werkt vanuit een duidelijke visie met zoveel mogelijk gebruik van cloud-based oplossingen. De leveranciers verzorgen daarbij het technische beheer waardoor het IMIT team zich volledig kan richten op de kwaliteit en de ontwikkeling van de dienstverlening. Codarts zocht een toekomstvaste IDaaS oplossing voor het beheer van de gebruikersaccounts, autorisaties en toegang. Een belangrijke eis was bovendien dat de oplossing naadloos moest samenwerken met de complexe bedrijfs- en onderwijsprocessen en dat Codarts zelf in ‘control’ blijft bij het functioneel beheer.

We hebben een zeer bewuste keuze gemaakt voor Tools4ever, legt Roberto Barros Andrade (hoofd IMIT bij Codarts) uit: “We hebben een uitgebreide marktscan gedaan met meerdere leveranciers. Tools4ever onderscheidde zich daarbij met hun heldere cloud visie, de gebruiksvriendelijkheid van de oplossing en de modulaire opzet met ruimte voor eigen klantontwikkelingen. Ze werken vanuit een duidelijke productvisie zonder rigide te zijn. Ze zijn volledig open het gesprek in gegaan om samen een oplossing te ontwerpen waarmee we als organisatie verder kunnen in de toekomst. Er was direct een professionele klik en onderling vertrouwen. Dat vertrouwen in de mensen bij de leverancier is voor mij essentieel. Identity Management speelt immers een centrale rol in ons IT landschap, is bij ieder proces betrokken en de functionaliteit moet 24×7 beschikbaar zijn.

Modulair opbouw met duidelijk groeipad

“HelloID’s modulaire opzet was erg belangrijk voor de ontwikkeling van onze oplossing”, licht Barros Andrade toe: “Zo gebruikten we aanvankelijk de HelloID Access Management module. Met de implementatie van Microsoft 365 was dat niet langer nodig. Vanaf dat moment gebruikten we voor de Single Sign-on en Self-Service Password Reset primair de Azure Active Directory functionaliteit. Aanvullend gebruiken we de HelloID Provisioning module voor de automatische aanmaak van accounts, het beheer van gebruiksrechten en het automatisch afsluiten van accounts als iemand de organisatie verlaat. Er is een koppeling gerealiseerd met AFAS voor de medewerkersgegevens en met Osiris voor de studentdata. Na het registratieproces van een medewerker of student in de betreffende bronsystemen creëert HelloID automatisch een gebruikersaccount. De gebruikers krijgen daarmee toegang tot alle voor hen relevante systemen binnen Codarts. Daar hoort uiteraard de Microsoft 365 Office functionaliteit bij, maar afhankelijk van iemands rol bijvoorbeeld ook service management applicaties, financiële systemen, het roostersysteem, het kaartmanagementsysteem, leermanagementsystemen, et cetera.”

Flexibiliteit dankzij Service Automation

Voor Codarts is de flexibiliteit van de oplossing cruciaal, illustreert Barros Andrade: “Codarts is als organisatie niet in een sjabloon te gieten en standaard on- en off-boarding processen volstaan niet. Zowel de studenten als (gast)docenten en medewerkers zijn zeer divers met tal van verschillende ‘trajecten in de life cycle’. Mensen hebben vaak tijdelijke aanstellingen die ook niet per se parallel lopen aan een studiejaar. Ook kunnen mensen verschillende deelaanstellingen en rollen hebben bij meerdere academies. Het zelf kunnen finetunen van onze provisioning processen is dan nog maar het startpunt. Momenteel werken we met behulp van de HelloID Service Automation module aan een eigen gastaccount module. Hiermee kunnen administratieve medewerkers voortaan zelf gastaccounts aanmaken voor tijdelijke medewerkers. HelloID zorgt daarmee voor de noodzakelijke flexibiliteit binnen Codarts.

Codarts blijft in control

Voor Codarts is het erg belangrijk dat men zelf het functioneel beheer van de oplossing kan invullen. Barros Andrade licht dit toe: “Zeker van Identity Management specialisten weten we dat deze schaars zijn en daarvan willen we niet afhankelijk zijn. De rolverdeling met Tools4ever is echter uitstekend. Zij focussen op de productontwikkeling, de clouddienstverlening en de technische ondersteuning. Dankzij de gebruiksvriendelijke beheerinterface kunnen onze eigen medewerkers zelf de dienstverlening beheren en aanpassen aan onze omstandigheden en wensen. Ze hebben daarvoor een uitstekende hands-on training gehad bij Tools4ever. Terwijl we voor complexere aanpassingen in de backend korte lijntjes hebben met de engineers van QAP360. Dat is precies wat we wilden.”