UMC Utrecht

De digitale werkplek bij UMC Utrecht vraagt sterke en snelle authenticatie

Het Universitair Medisch Centrum Utrecht (UMC Utrecht) is één van de slechts twee Nederlandse ziekenhuizen met een accreditatie door de Joint Commission International (JCI). De JCI certificeert ziekenhuizen en andere zorginstellingen die hoog scoren op zorgkwaliteit en patiëntveiligheid. Erwin van den Heuvel, strategisch adviseur bij UMC Utrecht vertelt: “De JCI is een absolute koploper op het gebied van accreditatie en certificering. Omdat we hieraan meedoen wordt de kwaliteit van onze zorg voortdurend gemonitord en zijn wij steeds alert op verbeterpunten.” Eén van de verbeterpunten van het afgelopen jaar is de uitrol van de ‘digitale werkplek’. “Volgens ons betekent de digitale werkplek dat medewerkers any time, any place en met any device toegang kunnen hebben tot het netwerk”, aldus Erwin van den Heuvel. “Echter, deze toegang moet wel veilig en snel zijn.”

Inloggen en meenemen sessie

Voor het faciliteren van een snelle en veilige inlogprocedure koos UMC Utrecht voor E-SSOM van Tools4ever. Erwin van den Heuvel vertelt waarop die keuze is gebaseerd: “Tools4ever bood met E-SSOM de beste prijs-kwaliteit verhouding en de uitgevoerde PoC wees uit dat deze software goed aansloot op onze wensen. Daarnaast zijn wij al ruim 10 jaar klant van Tools4ever met het product UMRA en hebben wij goede ervaring met hen als leverancier.” E-SSOM wordt op alle zorgwerkplekken waar de werk- en tijdsdruk hoog is geïmplementeerd, zoals de spoedeisende hulp. Aan de bestaande werkplekken worden cardreaders gekoppeld waardoor zorgverleners met hun smartcard en het invoeren van een 4-cijferige pincode snel kunnen inloggen op hun Windows account.

Na het uitloggen (door het ‘swipen’ van de card) kan de zorgverlener dankzij de Citrix-omgeving en de VDA-module van E-SSOM zijn openstaande sessie meenemen naar een andere werkplek in het ziekenhuis. “In een spreekuur van slechts 15 minuten is iedere tijdswinst meegenomen”, aldus Erwin van den Heuvel. “Iedere minuut die een arts of verpleger kwijt is aan het in- en uitloggen is te veel en kan niet worden besteed aan de zorg. Omwille van tijdswinst vergat men in het verleden vaak uit te loggen, maar zeker uit oogpunt van veiligheid en de JCI-accreditatie is dat zeer onwenselijk. Dit gebeurt nu door middel van het swipen van de card automatisch.”

Migratie naar Windows

De opmars naar de digitale werkplek volgt op een aantal infrastructurele vernieuwingen die het UMC Utrecht de afgelopen jaren heeft ondergaan. Het startsein hiervoor was in 2005 toen het ziekenhuis migreerde van een Novell naar een Windows netwerk. Voor de Windows omgeving zocht men destijds een oplossing voor het automatisch aanmaken en verwijderen van user accounts. Destijds was de doorlooptijd voor het creëren van een user account circa 14 dagen en dat resulteerde in een klachtenregen bij de Directie Informatie Technologie (DIT). UMC Utrecht besloot UMRA, Identity & Access Management software van Tools4ever, aan te schaffen als centrale oplossing voor het creëren en disablen van user accounts. Middels standaard UMRA webformulieren kan een account worden aangevraagd met de juiste naam en zorgprofiel. De aanvraag wordt – indien correct – door DIT geactiveerd en vervolgens maakt UMRA vrijwel direct een account aan in de Active Directory.

Koppeling SAP HR

Erwin van den Heuvel: “Deze implementatie van UMRA werd vervolgens in 2009 uitgebreid toen wij SAP ERP, waaronder SAP HR, in onze organisatie introduceerden. Omdat UMRA een bronkoppeling heeft met SAP HR waarmee wij het in-, door- en uitstroomproces nog beter voor elkaar konden krijgen, hebben we deze koppeling in gebruik genomen. Door SAP HR als basis te nemen kunnen wij nu garanderen dat voor nieuwe medewerkers die worden opgevoerd in SAP HR direct een netwerkaccount beschikbaar is en dat medewerkers die uit dienst zijn getreden geen toegang meer hebben tot belangrijke data.”

In 2011 verving UMC Utrecht het bestaande ziekenhuisinformatiesysteem met EZIS van Chipsoft. Momenteel bestaat er geen koppeling tussen UMRA en CS-EZIS, maar dat is nog wel een wens van UMC Utrecht voor de toekomst. Erwin van den Heuvel: “Je kunt concluderen dat UMRA samen met ons groot is geworden. De software heeft ons geholpen onze processen in te richten met zo min mogelijk menselijke handelingen, waardoor fouten worden voorkomen en waardoor wij volledige aandacht kunnen besteden aan kwaliteit en patiëntveiligheid. En met E-SSOM hebben wij een belangrijke stap gezet richting de digitale werkplek.”