Verantwoordelijkheid user- en toegangsbeheer weg bij ICT
Stichting Limburgs Voortgezet Onderwijs (LVO) is een overkoepelende organisatie van verschillende scholen in de provincie Limburg. De stichting bestaat uit 17 scholen, 32 fysieke locaties, 29.000 leerlingen en 3.600 medewerkers. Elke school kon in het verleden tot op zekere hoogte zelf bepalen hoe ze de IT inrichten, wat resulteerde in een diversiteit aan IT-systemen. Het gevolg hiervan was dat wanneer een docent werkzaam was op meerdere scholen deze docent ook meerdere accounts, wachtwoorden, mailboxen en datastructuren had en soms zelfs meerdere platformen. Daarnaast was het proces voor het beheren van user accounts verschillend per school. Sommige deden dit handmatig, andere met scripts en andere automatisch met de software van Tools4ever. Erwin Derksen, projectmanager zegt over deze situatie: “Dit was een ongunstige situatie en bevorderde de samenwerking niet. Daarom beoogden wij één stabiele moderne ICT-infrastructuur voor heel de stichting, waarbij we faciliterend zijn aan het onderwijs.”
“Mijn advies is: blijf bij de basis en leg de verantwoordelijkheid voor accountbeheer daar neer waar die hoort. En dat is meestal niet bij ICT.”
Eén centrale Active Directory
Om die modern ICT-infrastructuur te kunnen faciliteren, was een eerste vereiste om één centrale Active Directory op te zetten met de user accounts voor alle medewerkers en leerlingen. Erwin Derksen zegt hierover: “In het nieuwe systeem hebben we ervoor gekozen om de verantwoordelijkheid voor het beheer van gegevens daar neer te leggen waar die thuishoort, dus medewerkergegevens bij P&O en leerlinggegevens bij de leerlingadministratie. Om zo min mogelijk fouten te maken en om de efficiëntie te verbeteren, kozen we om het accountbeheer in de nieuwe omgeving te automatiseren en daarvoor zijn we uitgekomen bij Tools4ever.”
Bij Stichting LVO wordt User Management Resource Administrator (UMRA) nu ingezet om accounts te genereren op basis van de gegevens uit de twee bronsystemen, te weten het personeelssysteem AFAS voor medewerkers en de diverse Magister systemen voor leerlingen. Wanneer medewerkers en leerlingen worden toegevoegd aan één van deze systemen, maakt UMRA automatisch een netwerkaccount aan. Daarnaast krijgen medewerkers en leerlingen automatisch toegang tot Office 365, een mailbox, maar ook tot het WIFI netwerk.
Erwin Derksen: “Voordeel van UMRA is dat het hele proces rondom het aanmaken en verwijderen van accounts eenvoudig en transparant is voor de organisatie. Het proces doorloopt altijd dezelfde stappen dus je weet precies wat nodig is om een account aan te maken, te wijzigen of te verwijderen. En dat betekent dat ik bij Stichting LVO er behoorlijk zeker van ben dat als een medewerker uit dienst gaat, het account ook daadwerkelijk uit de Active Directory wordt verwijderd.”
Self-Service Reset Password Management
Erwin Derksen: “We gebruiken ook de wachtwoord reset tool van Tools4ever. Hiermee kunnen leerlingen en medewerkers na eenmalige registratie op elk moment hun wachtwoord zelf resetten.” Op de scholen die het gebruik van de tool stimuleren ziet Stichting LVO dat het aantal wachtwoord reset aanvragen fors verminderd is. Dit levert kostenbesparing en efficiëntie op voor de ICT-afdeling.
Goede samenwerking
“Mijn advies aan andere organisaties zou zijn: blijf bij de basis en leg de verantwoordelijkheid voor accountbeheer daar neer waar die hoort. En dat is meestal niet bij ICT“, aldus Erwin Derksen. “We zijn heel tevreden over de samenwerking met Tools4ever en de implementatie van de oplossingen. Tools4ever denkt mee, schakelt en biedt echte oplossingen.”