SPOM Onderwijs

Tools4ever helpt leerlingen snel en eenvoudig inloggen met een QR badge

SPOM Onderwijs logo

SPOM Onderwijs

  • Meer dan 2400 leerlingen met pasjes toegang tot hun schoolwerk
  • Geen gebruik van lastige gebruikersnamen en wachtwoorden
  • De hele klas binnen een paar tellen ingelogd
  • Automatische workflow en gebruikersprofielen
  • Ook bruikbaar voor overige medewerkers en applicaties
  • 2FA beschikbaar, bijvoorbeeld buiten locaties en schooltijden

Tools4ever helpt leerlingen snel en eenvoudig inloggen met een QR badge

Tools4ever ontwikkelde een nieuwe oplossing om scholieren snel een veilig te laten inloggen op hun computer of tablet. Dankzij een pasje met QR code hebben ze eenvoudig toegang tot al hun schoolapplicaties, zonder ingewikkelde gebruikersnamen en passwords. 

De oplossing is onderdeel van de HelloID cloud-based Single Sign-On oplossing van Tools4ever. De leerling houdt zijn of haar pasje voor de camera van de computer of tablet. De HelloID software scant de QR code op het pasje en identificeert de leerling. Die krijgt daarna een eenvoudig persoonlijk portal te zien met alle beschikbare school applicaties. Met één muisklik of tap kiest de leerling vervolgens de gewenste toepassing. In enkele seconden zijn de leerlingen aan de slag. Zonder hulp van hun docent.

Stichting SPOM – een samenwerkingsverband van basisscholen in de gemeenten West Maas en Waal en Druten – nam als eerste onderwijsinstelling deze nieuwe en innovatieve Single Sign-On service in gebruik. Via hun pasjes met QR code hebben inmiddels 2400 leerlingen op 15 basisscholen dagelijks met één eenvoudige handeling toegang tot hun schoolwerk. Leerlingen en docenten zijn enthousiast. Het blijkt een cruciale schakel om gepersonaliseerd, digitaal ondersteund onderwijsook écht toegankelijk te maken.

“Dankzij HelloID met QR codes kunnen leerlingen nu eenvoudig, zelfstandig en snel inloggen op hun Chromebook. We zagen na de introductie van de pasjes het gebruik ook onmiddellijk toenemen. Inmiddels worden de computers dagelijks gebruikt en vormen ze een natuurlijk onderdeel van ons onderwijs. Zowel leerlingen als docenten zijn enthousiast.”

Tom van de Geijn, Staflid ICT en Innovatie bij SPOM

De SPOM scholen bieden gepersonaliseerd onderwijs. Zowel de lesstof als de didactische en pedagogische aanpak worden zoveel als mogelijk toegesneden op de behoeftes en mogelijkheden van de individuele leerlingen.

Het gebruik van digitale leermiddelen is daarin een belangrijke schakel waarin SPOM dan ook nadrukkelijk investeert. Tom van de Geijn, Staflid ICT en Innovatie bij SPOM, geeft een voorbeeld: “Als impuls voor het gepersonaliseerd leren binnen de stichting werden scholen gestimuleerd om concrete plannen hiervoor in te dienen. Als tegenprestatie werden scholen gefaciliteerd met een aantal Chromebooks.”

Eenvoudig inloggen met een QR badge

Het gebruik van de Chromebook was echter niet onmiddellijk een succes. Zelf inloggen met een gebruikersnaam en wachtwoord bleek zeker voor de jongere groepen erg lastig. Pascal Witjes, Senior systeembeheerder: “Docenten of leerlingen uit een hogere klas konden aan het begin van de lessen zomaar een kwartier bezig zijn om alle leerlingen op gang te helpen. Dat maakte de drempel wel heel erg hoog. We zagen zelfs dat het gebruik weer afnam en beseften dat we een oplossing nodig hadden waarbij je maar een keer hoeft in te loggen. En dan ook nog zonder de gebruikersnaam en wachtwoord. HelloID bleek die oplossing.” HelloID is een cloud-gebaseerde Single Sign-On Access Management oplossing. Standaard gaat inloggen bij HelloID met een gebruikersnaam en password. De toegang kan echter voor leerlingen en andere specifieke doelgroepen worden vereenvoudigd door middel van pasjes met QR codes.

Belangrijk bij de keuze voor HelloID was dat de oplossing aansluit op de eigen strategie van SPOM. Binnen SPOM ondersteunt een kleine, efficiënte IT afdeling met slechts 1,6 fte alle 15 aangesloten scholen. Men hanteert daarbij een duidelijke aanpak. Van de Geijn: “We kunnen geen zaken zelf ontwikkelen maar willen wel zelf in control blijven. Daarin past geen keuze voor één leverancier die alles biedt maar uiteindelijk ook voor een lock-in zorgt. We willen per onderwerp een keuze kunnen maken. HelloID past daarin perfect. Het is een op zichzelf staande access control oplossing waaraan we dankzij de open interfaces naar wens nieuwe applicaties kunnen koppelen. Met een prijskaartje dat voor onderwijsinstellingen realistisch is.”

SPOM investeerde nadrukkelijk in acceptatie van de laptops op de scholen. Witjes vertelt: “We hebben iedere klas een keer bezocht voor een korte instructie-les met tips en trucs en de gelegenheid om vragen te stellen. Daarnaast organiseerden we workshops voor docenten die druk werden bezocht.” Een interessante spin-off van de nieuwe QR-pasjes is dat juist ook de van nature ‘minder digi-fanatieke’ docenten de Chromebooks nu volop omarmen. Van de Geijn: “Toen inloggen nog ingewikkeld was, zagen we vooral de IT-vaardige docenten er in de klas gebruik van maken. Nu het gebruik dankzij HelloID met de QR badges veel laagdrempeliger is geworden, zien we dat ook andere docenten er fanatiek mee aan de slag zijn. Zij zien vanuit hun passie voor het onderwijsvak veel nieuwe mogelijkheden.”

Belangrijke win-win is dat met de introductie van HelloID alle SPOM scholen nu ook volledig aan de privacy wetgeving voldoen. Witjes: “In de oude situatie werkten leerlingen via groepsaccounts op laptops. Met de uitrol van HelloID en de QR pasjes heeft iedereen een individuele eigen account met eigen rechten. Leerlingen en medewerkers hebben alleen nog toegang tot die gegevens die ze nodig hebben.”

Automatisering in-, door- en uitstroom

Belangrijk is dat HelloID meer biedt dan alleen de Single Sign-On functionaliteit. De oplossing stroomlijnt ook het werk in de backoffice. Witjes: “Het gaat er niet alleen om duizenden leerlingen eenmalig van een account en een pasje te voorzien. In het onderwijs stroomt vrijwel iedere leerling jaarlijks door naar een volgend leerjaar en zijn er ieder schooljaar natuurlijk ook veel in- en uitstromers. Bij HelloID is dat proces volledig geautomatiseerd.”

Hij vervolgt: “De Tools4ever consultants hebben ervoor gezorgd dat die specifieke onderwijs proces-flows perfect in de tooling zijn geconfigureerd. Zodat voor een nieuwe leerling na registratie in ons ParnasSys leerling administratie- en volgsysteem automatisch ook een account in HelloID wordt aangemaakt. Het toegangsprofiel van een leerling wordt bovendien bij de overgang naar een volgend leerjaar vanzelf aangepast.”

Klaar voor de toekomst met HelloID

SPOM werkt samen met Tools4ever al aan vervolgstappen. Van de Geijn legt uit: “Voor ons is de introductie van HelloID een startpunt van waaruit we verder kunnen werken. We zijn begonnen met Office 365 en koppelen gaandeweg meer onderwijsapplicaties. We zien binnen SPOM de Chromebook in de klas als dé manier om docenten te ontlasten en ze meer tijd over te laten houden voor de individuele afstemming die centraal staat in ons koersplan. Binnen kleinere scholen hebben we daarbij vaak nog extra uitdagingen. Zo combineren we in een school als de Tweestroom in Altforst soms 3 leerjaren – dus 9 verschillende leerniveaus – in één klas. Alleen met behulp van gepersonaliseerd en digitaal ondersteund leren is dat haalbaar voor docenten. Iets dat alleen werkt als leerlingen zelfstandig en snel aan het werk kunnen.”

En daar stopt het niet mee voor SPOM want HelloID zal ook als generieke access oplossing voor de medewerkers worden ingezet. Pascal Witjes geeft een aantal voorbeelden: “We overwegen HelloID school-breed in te zetten, dus ook voor zaken als de personeelsadministratie en andere toepassingen. Voor onze gewone medewerkers gebruiken we niet de QR codes maar de reguliere gebruikersnamen en passwords. Ook kunnen we waar nodig 2Factor Authenticatie activeren. Die functionaliteit is standaard ingebouwd in HelloID en kun je automatisch activeren voor bijvoorbeeld login pogingen buiten de reguliere werktijden of buiten de schoollocaties.”

Hij gaat verder: “Ook voor andere systemen, zoals het wifi beheer, willen we HelloID als toegangsoplossing gaan gebruiken. We merken dat de configuratie van ons wifi netwerk door het groeiende computergebruik regelmatig iets moeten worden aangepast. Door integratie met HelloID kunnen we dat soort beheeracties met een paar klikken uitvoeren.” Ook het beheer van gebruikersaccounts en pasjes wil hij nog verder stroomlijnen: “Denk bijvoorbeeld aan batch password resets, maar ook aan het rechtstreeks vanuit HelloID printen van pasjes op schoollocaties.”

Belangrijk voor de toekomstplannen is de nauwe samenwerking met Tools4ever. Van de Geijn: “Met een kleine IT afdeling is het belangrijk dat je een leverancier hebt die meedenkt en snel kan schakelen. Tijdens het traject zijn we bijzonder positief verrast door hun snelle manier van werken, het actieve meedenken en hun realistische kijk op zaken. We wisten vanaf het begin wat we konden verwachten en kregen dat ook allemaal op tijd geleverd. Er was van meet af aan een klik met onze organisatie en onze manier van werken.”