Dr. Nassau College

Importeren debiteurgegevens vanuit SOM naar Exact

Dr. Nassau College logo

Dr. Nassau College

  • Automatische synchronisatie tussen schoolinformatiesysteem en de financiële administratie.
  • Debiteureninformatie is altijd up-to-date.

Importeren debiteurgegevens en factuurregels vanuit SOM naar Exact

Het Dr. Nassau College heeft scholen op vijf verschillende locaties, waaronder twee scholen in Assen en één school in Beilen, Gieten en Norg. Scholieren kunnen op de school vmbo, havo, atheneum en gymnasium volgen. Voor het beheren van de leerlinginformatie maakt het Dr. Nassau College de afgelopen jaren gebruik van @VO2. Met de migratie van @VO2 naar SOM zocht netwerkbeheerder Jurrie Kloeze naar een partner die een nieuwe koppeling tussen SOM en het financiële pakket Exact kon realiseren. Jurrie Kloeze: "Voor de synchronisatie tussen @VO2 en Exact hadden we voorheen een werkende tool in huis. Omdat SOM echter 'in the cloud' is, voldeed deze tool niet meer. UMRA van Tools4ever ondersteunt de nieuwe webgebaseerde versie van het schoolinformatiesysteem wel."

Synchronisatie debiteuren in goede banen

Aan iedere leerling in het schoolinformatiesysteem wordt een debiteur gekoppeld, in de meeste gevallen een ouder. Door met behulp van UMRA een koppeling te maken tussen SOM en Exact kunnen de debiteurengegevens en factuurregels vanuit SOM automatisch geïmporteerd worden in Exact. Hierdoor heeft de school de garantie dat voor iedere leerling een debiteur wordt aangemaakt en ook een factuur wordt gestuurd voor onder andere het lesgeld. UMRA maakt gebruik van de standaard mogelijkheden van Exact om de koppeling tot stand te brengen. Hierdoor kan door middel van een CSV of een XML een debiteur gemuteerd/aangemaakt worden. Kloeze: "We hadden de keuze om deze koppeling door een externe partij te laten doen of direct mee te nemen in de migratie waarbij Tools4ever één van de geselecteerde partners van Simac is. We hebben voor dat laatste gekozen, omdat wij een goed voorstel kregen van Tools4ever en omdat wij eerder goede ervaringen met Tools4ever hebben gehad."

"Tools4ever is een professionele organisatie en de zaken verlopen vlotjes en soepel. Dat geldt ook voor de supportdesk van Tools4ever."

Jurrie Kloeze, Netwerkbeheerder bij het Dr. Nassau College

Debiteurenadministratie up-to-date

Het voordeel van deze koppeling is dat de debiteurenadministratie in Exact altijd up-to-date is. Na het importeren van de debiteur - en factuurgegevens vanuit @VO naar Exact, kunnen de facturen worden verwerkt en afgedrukt. Omdat UMRA tevens een koppeling met de Active Directory verzorgt, is hiernaast ook alle user account informatie in het netwerk synchroon met het schoolinformatiesysteem. Wanneer leerlingen de school verlaten, wordt dit automatisch in het netwerk en het financiële systeem verwerkt.

Samenwerking verloopt soepel

Kloeze is zeer te spreken over de samenwerking met Tools4ever. "Ik heb bij dit project speciaal gevraagd om de consultant die ons ook eerder heeft geholpen, omdat hij over de juiste branchegerichte kennis beschikt. Tools4ever is een professionele organisatie en de zaken verlopen vlotjes en soepel. Dat geldt ook voor de supportdesk van Tools4ever."