Gemeente Leiden

Shared Service Center voor Leidse regio vertrouwt op Tools4ever

Gemeente Leiden logo

Gemeente Leiden

  • Het personeelssysteem Beaufort leidend maken voor het vullen van de AD en achterliggende systemen.
  • Uniform wegschrijven van gegevens in Active Directory, telefooncentrale en locatiebeheersysteem.

Shared Service Center voor Leidse regio vertrouwt op Tools4ever

Begin 2012 hebben de vier gemeenten Leiden, Leiderdorp, Oegstgeest en Zoeterwoude de interne bedrijfsvoeringstaken geconcentreerd in één organisatie, Servicepunt71. Dit is een Shared Service Centre (SSC) voor de Leidse regio. De relatief kleinere gemeenten zijn hierdoor minder kwetsbaar, kunnen beschikken over professionelere en deskundigere medewerkers. Kortom, kunnen meer kwaliteit leveren met beperkte middelen. Met het groter worden van de gemeente en dus ook het totaal aantal gebruikers (circa 2.500) werd het user beheer lastiger. Peter Schottmans, technisch specialist ICT bij Gemeente Leiden, vertelt hierover: "In 2007 – voor de samenvoeging – zag onze gemeente al in dat het handmatig beheer van user accounts niet langer een optie was. We hadden veel vervuiling in de Active Directory omdat wij geen goede procedures hadden omtrent het aan- en afmelden van medewerkers. Dit gaf problemen op het gebied van beveiliging en kosten, omdat licentiekosten ook voor niet gebruikte user account werden doorbelast naar de interne afdelingen." Destijds kwam gemeente Leiden in contact met Tools4ever en bracht een referentiebezoek aan gemeente Almere, die UMRA ingezet had om de Active Directory te voeden met informatie uit het HR-systeem. De gemeente Leiden implementeerde UMRA voor het user account beheer.

Centraliseren Active Directory

Bij het inregelen van het nieuwe SSC wordt wederom de hulp van Tools4ever ingeschakeld. Ten eerste worden alle Active Directories van de verschillende gemeentes samengevoegd en gemigreerd naar het datacenter van Servicepunt71. De AD's worden opnieuw ingedeeld waarin alle partijen een eigen domein krijgen. "Tools4ever heeft veel ervaring met het samenvoegen van Active Directories bijvoorbeeld bij scholen of ziekenhuizen en helpen ons met het professioneel inrichten van de nieuwe AD", aldus Peter Schottmans. Gelijktijdig implementeert het SSC een nieuwe infrastructuur, waarbij de Windows-omgeving wordt vervangen door een Citrix omgeving. Dit project wordt gefaseerd uitgerold en moet eind 2012 klaar zijn.

"Ik heb veel vertrouwen in Tools4ever. Dat is gebaseerd op de ervaring die ik inmiddels met hen heb opgedaan, maar ook de berichtgeving vanuit mijn eigen netwerk."

Peter Schotmanns, Technisch specialist ICT bij Gemeente Leiden

Provisioning van Beaufort naar AD, Planon en Mitel

Omdat gemeente Leiden in 2007 het user beheer op orde had gebracht met UMRA van Tools4ever, bestond er geen twijfel over het succes van de software op grotere schaal. UMRA wordt nu bij het SSC ingezet om koppelingen te realiseren tussen het personeelssysteem Beaufort en de nieuwe Active Directory, het locatiebeheersysteem Planon (gebruikt door 3 gemeentes) en de telefooncentrale Mitel (gebruikt door alle partijen). Beaufort is nu leidend voor het aanmaken en verwijderen van user accounts in de Active Directory en de andere systemen. Wanneer een medewerker een account wil hebben, dan moet hij zich bekend maken bij P&O waarna de informatie in Beaufort komt te staan. Vervolgens wordt het account uniform weggeschreven in de Active Directory. Wanneer een medewerker de organisatie verlaat wordt het account direct gedisabled en verplaatst naar een andere OU. De koppeling met de telefooncentrale zorgt ervoor dat een telefoonnummer wordt uitgegeven en gekoppeld aan een user account. In Planon wordt bijgehouden in welk pand een medewerker zich bevindt (locatiegegeven). Ook in dit systeem wordt dankzij de koppeling automatisch een user account aangemaakt. Naast de koppelingen vult de software van Tools4ever parallel automatisch een database voor kernregistratie. Deze kernregistratie database (rapportage) kan als bron dienen voor andere systemen, zoals een smoelenboek. Het voordeel van het hebben van een kernregistratie is dat afnemende applicaties altijd beschikken over de juiste gegevensset.

Uniform in Active Directory

Peter Schottmans ziet grote voordelen van het werken met UMRA: "Het uniform wegschrijven van gegevens in de Active Directory was de eerste behoefte die met UMRA is ingevuld. Voor 2.500 medewerkers is het lastig en tijdrovend om user accounts uniform aan te maken met bijvoorbeeld de juiste schrijfwijze en naamstelling. UMRA is dan een degelijke oplossing en door de koppelingen zijn deze gegevens in alle systemen hetzelfde." "Ik heb veel vertrouwen in Tools4ever", concludeert Peter Schottmans. "Dat is gebaseerd op de ervaring die ik inmiddels met hen heb opgedaan, maar ook de berichtgeving vanuit mijn eigen netwerk. Tools4ever is een partij die meedenkt en adviseert waardoor zij ons voor valkuilen behoeden. Zonder de hulp van Tools4ever zou dit ingrijpende project wel heel moeizaam verlopen."