Anna van Rijn College

Geautomatiseerd user beheer van cloudapplicaties zoals Aura, Itslearning, Magister en Office365

Anna van Rijn College logo

Anna van Rijn College

  • Gegevens uit Magister komen automatisch beschikbaar in de Active Directory, elektronische leeromgeving (ELO), bibliotheeksysteem, mailomgeving etcetera.
  • Geen omkijken naar user beheer proces en veel tijdswinst voor IT-afdeling. Verantwoordelijkheid ligt nu bij de juiste afdeling, te weten leerlingadministratie.

Geautomatiseerd user beheer van cloudapplicaties

Ferry Kregting, systeem- en netwerkbeheerder bij anna van rijn collegeHet Anna van Rijn College in Nieuwegein is een openbare scholengemeenschap voor LWOO, VMBO, HAVO, Atheneum en TTO (Tweetalig VMBO, HAVO en VWO) met 3 locaties, 4 gebouwen, 1.700 leerlingen en circa 2.000 user accounts. Medio 2012 onderging de scholengemeenschap een uitgebreid IT-vervangingstraject, waarbij onder andere de telefooncentrale werd vervangen, de netwerkinfrastructuur werd gewijzigd, virtuele servers en een Wifi-netwerk werden geïnstalleerd. Daarnaast werden zoveel mogelijk applicaties naar de cloud gemigreerd.

Van on-premise naar de cloud

"Een netwerkomgeving kost nu eenmaal geld", aldus Ferry Kregting, systeem-/netwerkbeheerder bij Anna van Rijn College. "Denk aan opslagcapaciteit en het van tijd tot tijd vervangen van servers. Door applicaties in de cloud te laten draaien kunnen we deze kosten flink terugdringen."

Inmiddels heeft de scholengemeenschap diverse cloudapplicaties geïmplementeerd of on-premise applicaties vervangen door cloudapplicaties, waaronder bibliotheeksoftware Aura, de elektronische leeromgeving Itslearning, leerlingvolgsysteem Magister, AFAS (voor personeelsadministratie) en Office356. Ferry Kregting: "Naast kostenbesparing betekent dit voor onze gebruikers dat zij flexibeler zijn wat betreft de plek waar ze werken en het soort device."

User beheer in cloudapplicaties

Het beheren van de gebruikers in de verschillende (cloud) applicaties deed de IT-afdeling in het verleden met behulp van zelfgemaakte scripts. Eén script om in Active Directory een user account aan te maken en een tweede script moest worden gedraaid voor het aanmaken van een homedirectory. Dit was omslachtig en foutgevoelig en de scholengemeenschap besloot op zoek te gaan naar een gestandaardiseerde oplossing. Ferry Kregting vond dit in User Management Resource Administrator (UMRA) van Tools4ever.

"Nu hebben wij er geen omkijken meer naar en ligt de verantwoordelijkheid bij de juiste afdeling, namelijk HR- of leerlingenadministratie."

Ferry Kregting, Systeem- & netwerkbeheerder bij Anna van Rijn College

Leerlingenadministratie verantwoordelijk

Voor de start van het schooljaar wordt met behulp van een automatische koppeling door UMRA alle gegevens uit Magister doorgevoerd naar de Active Directory. Voor alle leerlingen wordt zo automatisch een gebruikersnaam en wachtwoord aangemaakt die vervolgens per brief via de mentoren aan hen worden verspreid. UMRA zorgt vervolgens ook voor het aanmaken van user accounts in Aura, Itslearning en Office365. Naast het aanmaken kunnen user accounts ook volledig automatisch worden bijgewerkt, dis/enabled, verwijderd, etcetera. Het leerlingvolgsysteem Magister geldt als bron voor deze wijzigingen.

Ferry Kregting: "Met de zelfgemaakte scripts waren wij bij de start van het schooljaar alleen al voor één locatie 2 à 3 dagen bezig met het opvoeren van alle leerlingen in de diverse applicaties en het oplossen van de daarbij voorkomende foutjes. Nu hebben wij er geen omkijken meer naar en ligt de verantwoordelijkheid bij de juiste afdeling, namelijk HR of leerlingenadministratie. Dat is een enorme tijdswinst voor de IT-afdeling en vermindert de werkdruk. De software van Tools4ever ondersteunt diverse cloudapplicaties en dat maakt het beheer van user accounts ook in cloudapplicaties zeer eenvoudig."

Wachtwoordsynchronisatie

Naast UMRA wordt Password Synchronization Manager (PSM) gebruikt als solide single log-on) oplossing. Wanneer een leerling of leerkracht zijn AD-wachtwoord wijzigt, wordt door PSM dit wachtwoord gesynchroniseerd naar alle (cloud) applicaties. Zo hoeven zij slechts één wachtwoord te onthouden. "Steeds een ander wachtwoord per applicaties leverde in het verleden een hoop gezeur op," aldus Ferry Kregting. "Wachtwoorden worden vergeten, etcetera. Ook dat hebben we met hulp van Tools4ever op kunnen lossen."