Havenbedrijf Rotterdam

Active Directory hygiëne op orde

Havenbedrijf Rotterdam logo

Havenbedrijf Rotterdam

  • Identity en Access Management oplossing van Tools4ever met daarin onder andere user account beheer en goedkeuring volgens een vastgestelde workflow
  • Accounts worden sneller aangemaakt, gewijzigd en verwijderd. De Active Directory is niet vervuild waardoor geen onnodige licentiekosten worden gemaakt. Managers zijn zelf betrokken bij het user beheer proces, wat resulteert in minder werkdruk bij IT

Havenbedrijf Rotterdam kiest UMRA ter vervanging van Novell

IDM vervangingstraject bij Havenbedrijf Rotterdam verloopt succesvol met Tools4ever

Team Havenbedrijf RotterdamHavenbedrijf Rotterdam N.V. is ontwikkelaar, beheerder en exploitant van het Rotterdamse haven- en industriecomplex. Met ruim 2.000 user accounts zag het bedrijf al snel de waarde van een Identity Management oplossing en startte media 2006 met de oplossing van Novell. "De implementatie van dit product is eigenlijk nooit helemaal afgerond", aldus Kees Tuchscherer, projectleider bij Havenbedrijf Rotterdam.

"Novell Identity Manager is sinds de implementatie slecht onderhouden en daarnaast is het product weinig flexibel en niet voorbereid op nieuwe ontwikkelingen zoals cloud computing. Ook hadden wij het beheer van Novell sinds 2007 uitbesteed aan KPN als onderdeel van het outsourcing contract. Novell behoort echter niet tot de standaard diensten van KPN en daarom zijn er zijn te weinig specialisten in huis om eventuele aanpassingen door te voeren bijvoorbeeld na een reorganisatie. Afgelopen jaar (2012) zijn wij daarom een vervangingstraject gestart."

Keuze gebaseerd op integratie

Na het opstellen van een business case ging Havenbedrijf Rotterdam op zoek naar een vervangende oplossing. Er vielen al snel een aantal leveranciers af omdat zij niet met de Scrum-methodiek overweg konden. In de zoektocht werd ook gekeken naar IdM-oplossingen van Microsoft en SAP. Kees Tuchscherer zegt hierover: "Wij gebruiken SAP als HR-systeem en bron voor het doorvoeren user account wijzigingen. Het ligt voor de hand om dan de IdM-oplossing van SAP te kiezen, maar SAP is lastig te koppelen aan Microsoft-oplossingen die wij gebruiken voor kantoorautomatisering. De oplossing van Microsoft is weer lastiger te koppelen aan SAP. Wij zochten een oplossing die met beide leveranciers eenvoudig kan integreren. Wij kwamen zodoende bij Tools4ever uit." Mede door de gunstige prijsstelling en een referentie van Gemeentewerken Rotterdam besloot Havenbedrijf Rotterdam te starten met User Management Resource Administrator (UMRA) van Tools4ever.

"Dit is een enorme verbetering ten opzichte van de situatie met Novell. Toen voerden we jaarlijks een opschoonactie uit om te kijken welke accounts opgeruimd konden worden."

 

Kees Tuchscherer, Projectleider bij Havenbedrijf Rotterdam

Beheer digitale identiteiten helder proces

Met UMRA is een koppeling gerealiseerd met SAP ERP HCM inclusief Workflow Management (WFM) en Self Service. Wanneer een nieuwe medewerker door personeelszaken wordt opgevoerd in SAP ontvangt de juiste manager automatisch een notificatie per mail. De manager controleert de gegevens van de medewerker en kan in het Self Service dashboard extra voorzieningen aanvragen. Bijvoorbeeld extra software naast de standaard kantoorautomatisering, mobiele telefoon, uniform en bureau. Na goedkeuring door de manager wordt het account aangemaakt in de Active Directory. Wanneer extra voorzieningen worden aangevraagd, ontvangt de betreffende afdeling een notificatie zodat zij verder actie kunnen ondernemen.

Als een contract wordt beëindigd, wordt het account op de juiste datum geblokkeerd en na verloop van tijd opgeruimd. "Dit is een enorme verbetering ten opzichte van de situatie met Novell", aldus Kees Tuchscherer. "Toen moesten we jaarlijks een opschoonactie uitvoeren om te kijken welke accounts opgeruimd konden worden. Er is nu een helder proces en dat betekent ook dat we geen onnodige licentiekosten maken." Tevens werden in de oude situatie accounts niet direct aangemaakt. Daar ging wat meer tijd overheen. Kees Tuchscherer vult aan: "De zogenaamde stroombriefjes voor het goedkeuren van accounts en toekennen van resources gingen naar betrokken medewerkers (circa 15 personen). Zij moesten dan zelf checken of zij daarop een actie moesten ondernemen. Met UMRA werkt dat veel efficiënter, omdat alleen de verstrekker van de aangeboden voorziening een melding krijgt."

Binnen 4 maanden live

Kees Tuchscherer is zeer te spreken over het implementatietraject. "Er bestond wat twijfel over de geplande implementatieperiode. Maar uiteindelijk zijn wij al binnen 4 maanden live gegaan, terwijl de consultant van Tools4ever maximaal 2 dagen per week aan het project werkte. De consultant werkte zeer behoedzaam en beschikte over veel inhoudelijke kennis en ervaring."