Stichting Leekerweide

Van groepsaccounts naar persoonlijke accounts

Stichting Leekerweide logo

Stichting Leekerweide

  • Medewerkers kunnen zelf tijdelijk extra autorisaties aanvragen.
  • Beveiliging van cliëntgegevens kunnen waarborgen.
  • Klaar voor nieuwe faciliteiten voor zorgverleners in de toekomst, zoals 24/7, altijd en overal toegang.

Leekerweide en Tools4ever bouwen toekomstgerichte oplossing die staat als een huis

Tijl Oomens projectleider bij Stichting LeekerweideStichting Leekerweide ondersteunt en begeleidt mensen met een verstandelijke beperking. Verspreid over 16 locaties in de driehoek Medemblik, Hoorn en Enkhuizen bedient de stichting ruim 850 cliënten. Een belangrijke stap waar de zorgorganisatie momenteel mee te maken heeft is de verdere verschuiving naar een 24-uurs organisatie. Dit resulteert in het plaatsvinden van meer zorgactiviteiten buiten de instelling en dat vereist dat medewerkers steeds meer onafhankelijk van tijd, plaats en device toegang moeten kunnen hebben tot het netwerk.

Van groepsaccounts naar persoonlijke accounts

Gerard Buter, hoofd informatisering & automatisering, vertelt over deze transitie: "Wanneer je in de toekomst alle medewerkers de mogelijkheid wilt bieden om vanaf iedere locatie en met ieder device – bijvoorbeeld smartphone of tablet – toegang te krijgen tot hun persoonlijke omgeving met e-mail, documenten en cliëntgegevens dan moet je af van groepsaccounts. Het is logisch dat de beheerlast op de afdeling ICT toeneemt wanneer je groepsaccounts niet langer toestaat." Om de afdeling Informatisering & Automatisering hierbij te ondersteunen zocht de organisatie een oplossing om het aanmaken, wijzigingen en verwijderen van user accounts te automatiseren. Leekerweide vond deze oplossing in User Management Resource Administrator (UMRA) van Tools4ever. Projectleider Tijl Oomens zegt: "Zonder deze oplossing zouden we zeker 2 FTE extra nodig hebben voor user accountmanagement." Om het inlogproces met het persoonlijke account voor eindgebruikers zo gebruiksvriendelijk mogelijk te houden, werd ook E-SSOM aangeschaft. E-SSOM zorgt ervoor dat medewerkers nog maar één keer in hoeven te loggen om toegang te krijgen tot al hun applicaties.

"Zonder deze oplossing zouden we zeker 2FTE extra nodig hebben voor user accountmanagement."

Tijl Oomens, Projectleider bij Stichting Leekerweide

Koppeling UNIT4 Cura en roosterapplicatie

Aan de hand van de HR-informatie uit UNIT4 Cura, het systeem dat Leekerweide gebruikt ter ondersteuning van zorggerelateerde administraties, financiële, personeels- en salarisadministratie en informatievoorziening, maakt UMRA automatisch een Active Directory user account aan voor nieuwe medewerkers. Op basis van locatie en functie worden daarbij ook de juiste toegangsrechten toegewezen. Stichting Leekerweide heeft deze basisfunctionaliteit nog verder uitgebreid met een koppeling met de roosterapplicatie van het flexbureau. UMRA leest de roosterapplicatie uit en stelt vast welke medewerkers binnen de gestelde periode op een locatie werkzaam zijn. Vervolgens kent UMRA automatisch de juiste autorisaties binnen het Elektronisch Cliënten Dossier toe en neemt deze ook weer af. Personeel heeft zo alleen toegang tot die cliëntgegevens van cliënten waar ze op dat moment zorg aan verlenen. "Zo kunnen wij zeer discreet met cliëntgegevens omgaan", aldus Gerard Buter.

Tijdelijke autorisaties aanvragen

Tijl Oomens vertelt verder: "Wij wilden nog meer flexibiliteit inbouwen in dit proces. Bij ons werkt namelijk een vaste groep flexibel inzetbare medewerkers. Deze medewerkers werken op verschillende locaties en met verschillende cliëntgroepen. Wanneer een medewerker onverhoopt op een andere locatie moet werken, heeft hij andere rechten nodig. Je zult dan net zien dat de servicedesk is gesloten." De invallers van Leekerweide kunnen zelf via het UMRA Self-Service webportal op een intuïtieve manier extra rechten aanvragen. De aanvraag wordt door UMRA direct in het netwerk verwerkt en de rechten worden voor een periode van 12 uur toegekend. UMRA stuurt automatisch een e-mail ter kennisgeving naar de verantwoordelijke manager, die de mogelijkheid heeft om de aangevraagde autorisaties in te trekken. Alle aanvragen worden gelogd om een audittrail te kunnen voorleggen. Medewerkers die voor een langere periode extra rechten nodig hebben, worden door de beheerafdeling verwerkt via de UMRA Self-Service portal.

Toekomst

In de nabije toekomst wil Leekerweide dit proces nog verder verfijnen, onder andere door ook clusterhoofden via het Self-Service portal de mogelijkheid te geven om extra autorisaties aan te vragen voor medewerkers. Een koppeling met TOPdesk zou leidinggevenden kunnen informeren over uitgegeven en in te nemen configuratie-items, zoals mobiele telefoons en laptops. Ook wil men meer applicaties voor SSO beschikbaar maken. Momenteel zijn de applicaties UNIT4 Cura, Eduweb, Zorgmonitor en ISP-Invoice via de SSO-oplossing van Tools4ever (E-SSOM) eenvoudig beschikbaar. In de toekomst denkt Leekerweide daar een verzuimvolgsysteem en roosterapplicatie aan te koppelen.