}

National Geographic

National Geographic optimaliseert user provisioning

National Geographic logo

National Geographic

  • Medewerkers hun eigen wachtwoord laten resetten zonder hulp van de IT-servicedesk.
  • De vele user account wijzigingen automatisch laten verlopen.
  • Een sterke reductie van het aantal calls naar de IT-servicedesk omdat medewerkers nu zelf hun wachtwoord kunnen resetten.
  • Tijd besteed aan user account beheer is sterk verminderd en heeft geresulteerd in een verbeterde beveiliging.

National Geographic optimaliseert User Provisioning

National Geographic is een 125 jaar oude not-for-profit organisatie die educatieve en wetenschappelijke informatie publiceert in 37 verschillende talen in een verscheidenheid van formaten, waaronder web, televisie, tijdschriften, boeken en diverse digitale formaten. De organisatie heeft momenteel meer dan 1.400 medewerkers en honderden externen. Het hoofdkantoor is in Washington DC en er zijn diverse kantoren over de hele wereld.

Dan Backer, Director Campus Technology bij National Geographic verklaart: "Aangezien medewerkers op iedere internationale locatie in hun eigen taal content publiceren is het van belang dat hun toegang tot de resources op het netwerk gewaarborgd is." Zo hebben medewerkers toegang nodig tot diverse Cloud applicaties (waaronder Google Apps), waarvoor steeds weer andere login credentials nodig zijn. Dit resulteert in medewerkers die moeite hebben met inloggen doordat zij wachtwoorden vergeten. Omdat sommige medewerkers zich echter in een andere tijdszone bevinden, zijn zij niet in staat om contact op te nemen met de IT-servicedesk op het hoofdkantoor wanneer zij hun wachtwoord moeten resetten.

Managen van vele mutaties

Als gevolg van de honderden externe medewerkers had de IT-afdeling van National Geographic te maken met een hoge omloopsnelheid voor accounts. Dagelijks moesten gemiddeld 10 nieuwe accounts worden aangemaakt en 5 worden verwijderd. Dit proces werd handmatig uitgevoerd en was daardoor tijdrovend en inefficiënt. Voordat een account kon worden aangemaakt, moest een manager een papieren formulier invullen en persoonlijk afgeven aan de IT-servicedesk. Vervolgens waren er vier verschillende administrators nodig om het account te creëren. Daardoor kon het een dag duren voordat een account werd aangemaakt.

Nadat de organisatie zich realiseerde dat het een Identity Management oplossing nodig had om dit probleem aan te pakken, koos National Geographic voor User Management Resource Administrator (UMRA) en Self Service Reset Password Management (SSRPM) van Tools4ever. "Tools4ever wist waar zij het over hadden en waren zeer duidelijk en flexibel", aldus Dan Backer.

"Tools4ever wist waar zij het over hadden en waren zeer duidelijk en flexibel."

Dan Backer, Director Campus Technology bij National Geographic

Efficiënte provisioning en de-provisioning

Met UMRA wordt informatie uit het HR-systeem van de organisatie, PeopleSoft, gesynchroniseerd met de Active Directory. UMRA zoekt twee keer per dag naar nieuwe data in PeopleSoft en synchroniseert dit automatisch met AD en Google. Wanneer een nieuwe medewerker wordt toegevoegd aan PeopleSoft, maakt MRA automatisch een AD account, Google Apps account, netwerk share en profiel aan. De manager ontvangt een audit trail van alle acties en kan vervolgens additionele diensten aanvragen, zoals hardware of mobiele apparatuur.

Naast automatische user provisioning, de-provisioned UMRA automatisch accounts. Zodra een medewerker wordt gedeactiveerd in PeopleSoft, disabled UMRA het AD en Google account, zodat de medewerker niet langer toegang heeft. Vervolgens worden alle lokale bestanden van de medewerker overgedragen naar de manager en wordt de manager eigenaar van Google documenten. "UMRA heeft niet alleen de beveiliging van netwerk verbeterd door accounts sneller te disablen. Het heeft onze data security ook sterk verbeterd", aldus Dan Backer.

Veilige password resets

Met SSRPM kunnen alle internationale medewerkers te allen tijde hun eigen Windows wachtwoord resetten zonder tussenkomst van de IT-servicedesk. Daarvoor hoeven zij slechts een aantal vooraf gedefinieerde veiligheidsvragen te beantwoorden. Door de implementatie van Password Synchronization Manager (PSM) hoeven medewerkers slechts één enkel wachtwoord te gebruiken voor zowel Active Directory en Google Apps. Iedere keer dat een gebruiker zijn of haar Active Directory wachtwoord reset, wordt de wijziging automatisch bijgewerkt in Google Apps. Dit maakt het voor medewerkers eenvoudig om wachtwoorden te onthouden.

"Dankzij Tools4evers oplossingen hebben wij de calls naar de IT-servicedesk voor wachtwoord reset drastisch kunnen terugdringen alsmede de tijd die wij besteden aan user account beheer. Tools4ever is een flexibele organisatie om mee te werken en is in staat geweest om snel te implementeren."