Wensink

Elimineren van handmatige acties. Single Sign On & User Provisioning

Wensink logo

Wensink

  • Alle repeterende handelingen automatiseren, zoals het dagelijks invoeren van meerdere wachtwoorden of het steeds weer invoeren van dezelfde data in verschillende systemen door verschillende afdelingen.
  • Medewerkers zijn zeer tevreden over de IT-organisatie van Wensink.

Wensink elimineert repeterende handelingen

Robert Kommeren Manager ICT bij WensinkWensink Automotive B.V. is met 750 medewerkers en 30 vestigingen één van de grotere spelers in de mobiliteitssector. De primaire focus is gericht op de merken Ford, Mercedes-Benz en Smart. Wensink houdt zich bezig met verkoop, onderhoud, reparatie en schadeherstel van nieuwe en gebruikte personen-, bestel- en vrachtwagens alsmede de verkoop van nieuwe onderdelen.

Robert Kommeren, Manager ICT bij Wensink, heeft een duidelijke visie voor de automatisering van de organisatie: "Wij willen zo veel mogelijk automatiseren zodat wij betere service kunnen leveren aan onze interne en externe klanten." Het startpunt (of standpunt) voor automatisering is volgens Robert Kommeren het elimineren van repeterende handelingen die dagelijks door een groot aantal klanten worden uitgevoerd. "Denk bijvoorbeeld aan het dagelijks invoeren van meerdere wachtwoorden of het steeds weer invoeren van dezelfde data in verschillende systemen", aldus Robert Kommeren.

Overtypen van data vermijden

Wensink Automotive zet een groot aantal oplossingen in om de visie te kunnen realiseren. Een tweetal van die oplossingen zijn afkomstig uit het productportfolio van Tools4ever, te weten User Management Resource Administrator (UMRA) en Enterprise Single Sign-On Manager (E-SSOM). Robert Kommeren legt allereerst de waarde van UMRA uit: "Mutaties rondom ons personeelsbestand worden nauwkeurig door onze P&O afdeling bijgehouden in het HR-systeem van AFAS. Zij checken en dubbelchecken de ingevoerde gegevens en vervolgens gaat er een mutatielijst naar diverse afdelingen, zoals de servicedesk en facilitair. Ik vond het onbegrijpelijk dat deze afdelingen dezelfde data vervolgens overtypen in hun systemen. Dat is inefficiënt en foutgevoelig. Met UMRA hebben we dit grotendeels opgelost. UMRA zorgt ervoor dat AFAS direct gekoppeld is aan de Active Directory en dus het netwerk. Ben je niet in dienst, dan heb je geen toegang tot het netwerk. Zo simpel is het."

"Dit scheelt heel veel ellende voor de gebruiker en voor IT betekent dit dat we wederom een repeterend proces geëlimineerd."

Robert Kommeren, Manager ICT bij Wensink Automotive

Externe systemen koppelen

In dit proces wordt het HR-systeem als bron gebruikt en via een koppeling wordt de data gesynchroniseerd met andere systemen. Dat betekent ook dat gegevens niet nogmaals overgetypt hoeven te worden. "Uiteindelijk willen we ernaar toe dat alle mogelijke gegevens aan elkaar worden gekoppeld", aldus Robert Kommeren. "Op dit moment is het nog lastig om ook systemen met externe leveranciers te koppelen, maar dat wordt in de toekomst essentieel om verdere efficiëntieverbetering te behalen."

25 verschillende logins

Een andere veelvuldige en repeterende handeling die door medewerkers van Wensink wordt verricht, is het inloggen in de vele systemen die zij dagelijks gebruiken. Robert Kommeren: "Wensink heeft werknemers die wel 25 verschillende logins hebben. In plaats van dat deze mensen hun tijd besteden aan het verlenen van service zijn zij nu veel tijd kwijt aan het inloggen. Dikwijls komt het voor dat medewerkers drie keer het verkeerde wachtwoord hebben ingevoerd waardoor het account wordt geblokkeerd. Als dit een account van een extern systeem is, bijvoorbeeld een importeur, kan het soms dagen duren voordat het wachtwoord gereset is."

Door de inzet van E-SSOM hebben alle medewerkers nu slechts één complex wachtwoord. Nadat medewerkers ingelogd hebben met hun netwerk account, zorgt E-SSOM ervoor dat de gebruiker geautoriseerd is voor alle applicaties die zij nodig hebben. "Dit scheelt heel veel ellende voor de gebruiker en voor IT betekent dit dat we wederom een repeterend proces hebben geëlimineerd."

Medewerkers tevreden

Uit een recent uitgevoerd tevredenheidsonderzoek onder medewerkers geven zij aan zeer tevreden te zijn over hoe de IT georganiseerd is bij Wensink. "Van de dingen waar men positief over was, was ruim 1/3 IT-gerelateerd", aldus Robert Kommeren. "Bij hoeveel organisaties is dat het geval!"