Koppeling met AFAS Profit

Tools4ever is Certified Partner van AFAS en heeft een gecertificeerde koppeling met AFAS Profit en AFAS Online. Met deze koppelingen kunnen medewerkergegevens uit AFAS HRM real-time via UMRA gesynchroniseerd worden met user accounts in het netwerk (Active Directory). De gegevens die worden uitgewisseld tussen AFAS en het netwerk zijn NAW-gegevens van medewerkers, contractgegevens en organisatorische gegevens. Voordelen van deze geautomatiseerde koppeling zijn de korte doorlooptijd voor het aanmaken van accounts, minder handmatig werk en fouten, en een verbetering in effectiviteit en efficiëntie. Dankzij de koppeling met AFAS Profit wordt iedere wijziging in AFAS Profit gedetecteerd en volgens procedures automatisch doorgevoerd in het netwerk.

Voorbeelden van wijzigingen en procedures zijn:

Tools4ever heeft tientallen vooraf gedefinieerde procedures die per organisatie aanpasbaar zijn. Hierdoor is het mogelijk om snel een exacte aansluiting te maken met het bestaande User Account management proces in de organisatie.

Voordelen van een geautomatiseerde koppeling:

Kortere doorlooptijd voor het aanmaken van accounts – Wijzigingen (in/uitdienst, functiewijzigingen, wijzigingen in contactgegevens) in AFAS Profit worden door de afdeling HR secuur en consistent bijgehouden. In verband met de eerste dag procedure is een medewerker voor de eerste werkdag aanwezig in het HR-systeem. Door het koppelen van het HR-systeem aan de user accounts in het netwerk worden wijzigingen direct en foutloos doorgevoerd. Op de eerste werkdag van een medewerker is het account aangemaakt met de juiste security-instellingen conform het functieprofiel en aanwezig op alle platformen en applicaties die binnen het bedrijf aanwezig zijn.

Foutloos aanmaken van accounts – Door het koppelen van AFAS Profit aan user account informatie in het netwerk worden wijzigingen direct en zonder verlies van informatie doorgevoerd. In huidige situaties is dit vaak een handmatige e-mail procedure waarin eenvoudig fouten en vertraging kan optreden. Denk bijvoorbeeld aan de consequenties als verzuimd wordt om een ontslagen medewerker af te melden in het netwerk.

Aanbieden van geavanceerdere functionaliteit aan de organisatie – In AFAS Profit is allerlei informatie aanwezig om de dienstverlening naar de organisatie te verhogen. Omdat bijvoorbeeld de relatie tussen de manager en een medewerker aanwezig is, is het mogelijk om een manager per e-mail te informeren over een nieuw aangemaakt account met de exacte details van de betreffende medewerker. Via deze relatie is het ook mogelijk om een manager rechten te geven op de mailbox en home directory van de medewerker.

Als een medewerker uit dienst treedt, kan het account gefaseerd opgeruimd worden: onmiddellijk disable en verplaatsen naar een andere OU of na 2 maanden verplaatsen van home directory gegevens naar secondary storage of het instellen van een auto-responder e-mailbericht en het doorsturen van de e-mail naar de manager van de medewerker.

Behalen van Service Levels met zo min mogelijk mensen – In veel organisaties kost het aanmaken, aanpassen en verwijderen van accounts minimaal 30 minuten (dit is exclusief eventuele correctie van fouten). Het aantal wijzigingen per 100 gebruikers is ca. 10 per week (Bron: Gartner, IDC). Door het implementeren van een koppeling wordt de benodigde inspanning door de systeembeheerder en/of helpdesk medewerker nagenoeg nul. In een organisatie van 1.000 medewerkers is dit al snel een besparing van 1 medewerker.

Behalen van Service Levels met goedkopere medewerkers – Naast de directe koppeling met AFAS Profit worden er formulieren beschikbaar gesteld aan de medewerkers van de helpdesk waarmee op eenvoudige wijze overgebleven user account taken uitgevoerd kunnen worden. Deze taken zijn onder andere resetten en/of unlocken van user accounts, het (ad hoc) aanpassen van een user account, het goedkeuren van wijzigingen die door Beaufort voorgesteld worden. Door de formulierinterface worden er nagenoeg geen eisen gesteld aan de beheerder van de user accounts.

Security/Auditing - Indien er geen tool aanwezig is voor het user beheer dan is het noodzakelijk dat iedereen die zich met user account beheer bezig houdt hoge toegangsrechten heeft op het netwerk. Het kan bijvoorbeeld noodzakelijk zijn dat medewerkers van de helpdesk Domain Admin rechten hebben en toegang hebben tot alle informatie in het netwerk. Door het toepassen van UMRA - Identity and Access Management software worden de benodigde rechten gereduceerd en kan een IT-medewerker alleen de taken uitvoeren waarvoor UMRA geconfigureerd is. Directe toegang (bijvoorbeeld via ADUC of NTFS) is niet meer mogelijk.

Het kunnen afdwingen van bedrijfsstandaarden – Het beheer van user accounts wordt binnen UMRA gereguleerd via templates en profielen. Via de template en het profiel kan de afdeling systeembeheer exact aangeven hoe een account aangemaakt moet worden. Middels dit mechanisme kunnen standaarden van de afdeling kwaliteitszorg en/of auditing geïmplementeerd worden. Het is mogelijk om de bedrijfsstandaarden gefaseerd door te voeren en de vervuiling van user account informatie stap-voor-stap terug te dringen. Door beperking van vervuiling treden minder security issues op en wordt het doorvoeren van wijzigingen in het netwerk eenvoudiger.