Case: gemeente + PIMS@all + Active Directory + Avaya + HP servicedesk + Corsa + SAP

De vraag van deze gemeente was hoe je een dergelijk project aan moet pakken. De complexiteit is hoog, het project heeft een hoge impact en is organisatiebreed. Vooralsnog ben ik uitgegaan van de zaken waarmee je binnen de ICT omgeving kunt beginnen voordat je de organisatie moet betrekken. Hier zijn namelijk al een aantal quick-wins te halen waardoor het betrekken van de organisatie in een later stadium makkelijker gemaakt kan worden.

Een voorbeeld hiervan is het zorgen dat informatie volledig en tijdig bij de juiste persoon komt. Dat klinkt natuurlijk heel logisch, maar is het in de praktijk vaak niet. Denk aan een nieuwe medewerker die in dienst komt, deze wordt in PIMS@All geregistreerd waarna er ook een netwerkaccount moet komen, een account in SAP, Corsa, een persoonskaart in HP ServiceDesk etc. Als je ervoor kunt zorgen dat altijd 14 dagen voordat iemand in dienst komt de juiste informatie over deze persoon al bij de functioneel beheerders van diverse systemen ligt, is de kans groot dat de nieuwe medewerker geen productiviteit verliest bij het starten binnen de organisatie. Een dergelijk proces is ook met weinig risico op te zetten omdat je slechts informatie rondstuurt in plaats van acties uit te voeren.

Het vervolg is dat je gaat kijken naar de huidige systemen, zoals genoemd is PIMS@All de bron vanuit HRM, en zijn er een aantal afnemende systemen, waaronder Corsa, HP ServiceDesk, Active Directory, Avaya en SAP. Het doel is om de vervuiling in deze systemen te reduceren en de systemen geheel in lijn te brengen met de bron. Dit kan lastig zijn bij externen en inhuurkrachten die niet in PIMS@All zijn geregistreerd. Ook heb je te maken met verschillen in naamgeving terwijl het dezelfde identiteit betreft.

Na het opzetten van informatiestromen en het in lijn brengen van de afnemende systemen kun je starten met de proceskant. De bestaande processen kunnen tegelijk met het uitvoeren van de voorgaande fases inzichtelijk worden gemaakt, zodat bij deze fase alle informatie voorhanden is. Vaak is het mogelijk om met een eerste matching op basis van naam al 60% in lijn te kunnen brengen. Met extra detailmatching kun je dit nog naar 80% brengen, waarbij de 20% restuitval is die handmatig bekeken moet worden.