Self-Service & Workflows

Verhoog productiviteit met Self-Service & Workflows

De IT-helpdesk speelt een cruciale rol in het ondersteunen van medewerkers om hun productiviteit te optimaliseren. Echter, in de dagelijkse praktijk wordt de helpdesk vaak overspoeld met tickets, wat resulteert in vertragingen en druk. Met Self-Service & Workflows krijgen medewerkers de tools in handen om meer zelf te regelen, waardoor de helpdesk zich kan concentreren op complexere vraagstukken.

Ontlasting van de IT-helpdesk: Door het aantal tickets te verminderen, wordt de druk op de helpdesk verlicht, waardoor ze efficiënter kunnen werken en zich kunnen richten op meer uitdagende taken.
Zelfredzaamheid & tevredenheid: Medewerkers krijgen de mogelijkheid om zelf IT-resources aan te vragen. Dit verhoogt hun zelfredzaamheid en tevredenheid, omdat ze niet hoeven te wachten op tussenkomst van de helpdesk.
Minder wachttijd, meer productiviteit: Door de wachttijden voor gebruikers te verminderen, kunnen ze sneller weer aan het werk. Dit leidt tot een soepelere workflow en een hogere algehele productiviteit.

Ontdek de kracht van Self-Service & Workflows met HelloID

Klik hier om meer te ontdekken over ons complete HelloID platform en hoe we je kunnen helpen jouw organisatie veiliger en efficiënter te maken.

Onze complete oplossing

Waarom kiezen voor Self-Service & Workflows?

Efficiëntie &
kostenbesparing

Met Self-Service & Workflows kunnen routinematige en veelvoorkomende verzoeken geautomatiseerd worden afgehandeld. Dit betekent dat de IT-helpdesk minder tijd besteedt aan repetitieve taken en zich kan richten op complexere problemen. Dit leidt niet alleen tot een snellere probleemoplossing, maar ook tot aanzienlijke kostenbesparingen op de lange termijn.

Verhoogde
medewerkerstevredenheid

Door medewerkers de mogelijkheid te geven om zelf bepaalde IT-taken uit te voeren, voelen ze zich meer in controle en onafhankelijk. Dit leidt tot een hogere tevredenheid en motivatie. Bovendien worden wachttijden verminderd, wat resulteert in een soepelere en meer bevredigende gebruikerservaring.

Flexibiliteit &
schaalbaarheid

Naarmate bedrijven groeien en veranderen, kunnen hun behoeften op het gebied van IT ook veranderen. Met Self-Service & Workflows kunnen processen eenvoudig worden aangepast of uitgebreid om aan deze veranderende behoeften te voldoen. Dit zorgt voor een systeem dat zowel flexibel als schaalbaar is, waardoor bedrijven zich gemakkelijk kunnen aanpassen aan toekomstige uitdagingen.

Een greep uit de mogelijkheden

Zelfstandig IT-resources aanvragen

Medewerkers hebben de vrijheid om zelf IT-resources aan te vragen wanneer ze die nodig hebben. Of het nu gaat om toegang tot een specifieke applicatie, een nieuwe mailbox of extra opslagruimte, alles kan eenvoudig en snel worden aangevraagd via gebruiksvriendelijke formulieren.

Geautomatiseerde workflows

Elke aanvraag kan worden begeleid door een vooraf gedefinieerde workflow. Dit zorgt ervoor dat aanvragen automatisch worden doorgestuurd naar de juiste personen voor goedkeuring, en dat alle stappen consistent en efficiënt worden uitgevoerd. Het systeem kan bijvoorbeeld automatisch controleren of een medewerker voldoet aan bepaalde criteria voordat toegang wordt verleend.

Flexibele delegatie van IT-taken

Met Self-Service kun je de verantwoordelijkheid voor bepaalde IT-taken verschuiven van de IT-afdeling naar andere delen van de organisatie. Dit kan op verschillende manieren:

Resource Owners: Vaak zijn dit functioneel beheerders of licentiemanagers die verantwoordelijk zijn voor specifieke systemen of applicaties. Ze krijgen een diepgaand inzicht in wie toegang heeft tot welke resources en kunnen eenvoudig toegang verlenen of intrekken.
Managers: Door hen taken te delegeren, krijgen ze inzicht in de toegangsrechten van hun team. Dit verhoogt hun bewustzijn over de IT-voetafdruk van hun afdeling en helpt bij het voorkomen van onnodige licentiekosten.

Zelfbediening voor eindgebruikers

De ultieme vorm van Self-Service is het rechtstreeks delegeren van taken naar de eindgebruiker. Hiermee kunnen medewerkers zelf IT-resources aanvragen via een gebruiksvriendelijke catalogus, zonder tussenkomst van de IT-helpdesk of hun manager. Dit verhoogt de efficiëntie en stelt medewerkers in staat om snel de tools en toegang te krijgen die ze nodig hebben. Maar, terwijl je medewerkers deze vrijheid geeft, behoud je als organisatie de controle. Aanvragen kunnen bijvoorbeeld eerst ter goedkeuring aan een manager worden voorgelegd voordat ze automatisch worden verwerkt.

“We gebruiken ook de wachtwoord reset tool van Tools4ever. Hiermee kunnen leerlingen en medewerkers na eenmalige registratie op elk moment hun wachtwoord zelf resetten.”

Erwin Derksen

Stichting Limburgs Voortgezet Onderwijs (LVO)
“Via de IAM-app, die gevuld is met data uit Access Governance, zijn de workflows rondom het aanvragen en toekennen van aanvraagbare rechten ingeregeld. Dit betreft rechten die horen bij de specifieke werkzaamheden die iemand uitvoert. Via de IAM-app kan een manager deze rechten voor een medewerker aanvragen, maar een medewerker kan dat ook zelf. Dit gaat dan bijvoorbeeld om rechten voor afdelingsmappen en uiteenlopende systemenen applicaties.”

Jan van Pijkeren

Zorggroep Noorderboog

Self-Service & Workflows and HelloID Service Automation

HelloID Service Automation is een cloud-based module die onderdeel is van de Identity & Access Management (IAM)-oplossing HelloID. De module stelt medewerkers in staat veel werkgerelateerde zaken zelf te regelen. Zo kunnen zij zelf online toegang aanvragen tot IT-resources die zij nodig hebben. HelloID legt dit verzoek voor aan een verantwoordelijke, en kent deze nagoedkeuring geautomatiseerd toe. Zo hoeft de IT-helpdesk werknemers minder vaak te hulp te schieten, dring je het aantal tickets terug en ontlast je dan ook de afdeling.

HelloID Service Automation

Ontdek wat HelloID voor jouw organisatie kan betekenen

Bekijk hoe onze cloudgebaseerde IAM-oplossing organisaties in staat stelt om middels geautomatiseerd beheer van gebruikers en toegangsrechten de productiviteit, veiligheid en compliance te verbeteren en tegelijkertijd kosten te besparen.

Gratis demo inplannen

Veelgestelde vragen

Self-Service is een functionaliteit van HelloID Service Automation die eindgebruikers of hun managers in staat stelt zonder tussenkomst van de IT-helpdesk IT-resources aan te vragen, of juist op te zeggen. Zo ontlast je de IT-helpdesk, vergroot je de zelfredzaamheid van eindgebruikers en zorg je dat gebruikers sneller over de IT-resources beschikken die zij nodig hebben.

Workflows spelen een onmisbare rol bij het geautomatiseerd verwerken van aanvragen van eindgebruikers of managers. Met behulp van Workflows bepaal je tot in detail hoe deze verzoeken moeten worden behandeld, en kan je onderscheid maken tussen verschillende soorten IT-resources. Zo kan je bijvoorbeeld definiëren dat een verzoek voor toegang tot een standaardapplicatie automatisch moet worden goedgekeurd, maar een verzoek voor toegangtot een applicatie die hoge licentiekosten met zich meebrengt altijd door een (afdelings)manager goedgekeurd dient te worden.

Hoewel je met Self-Service het verwerken van aanvragen van eindgebruikers geautomatiseerd verwerkt, sta je hierbij altijd zelf aan de knoppen. Onder meer dankzij het gebruik van Workflows, waarmee je tot in details bepaalt hoe je verzoeken wilt verwerken. Indien gewenst kan je hierin ook vastleggen dat je ieder verzoek altijd eerst ter goedkeuring wilt voorleggen aan een (afdelings)managers.

De IAM-oplossing HelloID is ontworpen voor een snelle en soepele implementatie. De module Service Automation en in het specifiek Self-Service is hierop geen uitzondering. Wel vraagt het omarmen van Self-Service om het maken van keuzes over de manier waarop je je beleid op dit vlak wilt vormgeven en de nodige configuraties. Denk hierbij aan het creëren van de benodigde formulieren voor het aanvragen van resources, het opstellen van Workflows voor het (geautomatiseerd) afhandelen van verzoeken en inrichten van de Self-Service catalogus. Experts van Tools4ever staan klaar om je hierbij te ondersteunen.