Zenya

• Doel

Met behulp van de Zenya Target Connector automatiseer je het beheer van gebruikersaccounts en toegangsrechten in Zenya in belangrijke mate. De connector koppelt Zenya aan de Identity & Access Management (IAM)-oplossing HelloID van Tools4ever. De integratie zorgt dat de informatie in Zenya consistent is met de gegevens in je bronsystemen. Zo til je identity management en gegevenssynchronisatie naar een hoger niveau en automatiseer je dit proces, dat zowel complex, tijdrovend als foutgevoelig kan zijn. In dit artikel lees je meer over deze koppeling, de mogelijkheden en de voordelen.

• IT-beheer en beveiliging
• Enterprise Resource Planning (ERP) en voorraadbeheer
• Document- en bestandsbeheer

Wat is Zenya

Zenya is software van Infoland voor kwaliteits-, incident- en risicomanagement. Iedere organisatie is dynamisch en continu in beweging. Zenya beweegt automatisch mee met de veranderingen binnen je organisatie, en helpt kwaliteit, veiligheid en verbetering te verankeren evenals risico’s te beheren. De software is beschikbaar vanuit de cloud via een Software-as-a-Service-model (SaaS-model).

Waarom is een Zenya koppeling handig?

Het beheren van gebruikersaccount en autorisaties is een complexe en tijdrovende taak. Bij het uitvoeren hiervan kunnen bedrijven dan ook tegen allerlei uitdagingen aanlopen. Denk daarbij aan de foutgevoeligheid bij het handmatig invoeren of muteren van gegevens, maar ook aan tijdrovende processen voor het bijwerken van persoonsgegevens en toegangsniveaus of aan het koppelen van formulieren. Veel organisaties hebben dan ook behoefte aan een betrouwbare, veilige en efficiënte oplossing voor identity management en gegevenssynchronisatie. De Zenya connector maakt een koppeling met veelvoorkomende bronsystemen mogelijk, zoals:

• Active Directory
• Entra ID

Verdere details over de koppeling met deze bronsystemen zijn te vinden verderop in het artikel.

Hoe HelloID integreert met Zenya

De koppeling tussen HelloID en Zenya biedt diverse mogelijkheden. Onder meer wat betreft het beheer van gebruikersaccounts. Zo kan HelloID binnen Zenya op basis van je bronsysteem gebruikers aanmaken en bijwerken. Het beheert daarbij verschillende gegevens, waaronder:

• Personeelsgegevens: basisinformatie zoals naam, functie en contractgegevens.
• Contractgegevens: informatie met betrekking tot de werkrelatie en contractvoorwaarden.
• Organisatiegegevens: Afdelingsinformatie, locatiegegevens en informatie met betrekking tot de hiërarchische structuur.

Werken met formulieren

Daarnaast zijn in Zenya formulieren beschikbaar, die voor een organisatie op maat zijn samengesteld. De eigenaar van een afdeling kan meldingen gerelateerd aan relevante formulieren inzien en beheren. Formulieren kunnen voor uiteenlopende situaties worden ingevuld, bijvoorbeeld meldingen van incidenten die zich binnen de organisatie voordoen. Denk daarbij aan persoonlijke ongevallen zoals het breken van een arm, maar ook aan extremere gevallen zoals mishandeling.

HelloID kan de in Zenya aangemaakte formulieren automatisch toewijzen aan een medewerker. Ook kan de IAM-oplossing op basis van je bronsysteem de juiste manager koppelen aan een specifiek formulier.

Accountprovisioning automatiseren

Dankzij de integratie met Zenya beschikt HelloID over de benodigde gegevens voor het automatiseren van zowel accountprovisioning als het beheer van autorisaties.

Wijziging in bronsysteem	Procedure in Zenya
Nieuwe medewerker	HelloID detecteert het aanmaken van een nieuwe medewerker in je bronsysteem, en maakt op basis hiervan in Zenya het benodigde account aan.
Andere functie medewerker	Een nieuwe functie of rol kan om nieuwe of andere toegangsrechten vragen. Bij bijvoorbeeld een promotie of functiewisseling past HelloID automatisch de toegangsrechten in Zenya aan om deze verandering te weerspiegelen.
Gegevens van medewerkers wijzigen	HelloID past de gegevens van medewerkers in Zenya automatisch aan op basis van de gedetecteerde mutaties in je bronsysteem.
Medewerker treedt uit dienst	HelloID deactiveert gebruikersaccounts in Zenya en trekt waar nodig toegangsrechten in. Het bedrijfsbeleid en gebruikersrollen zijn hierbij altijd leidend.

HelloID maakt gebruik van API’s voor het ophalen en bijwerken van gegevens in Zenya. De IAM-oplossing maakt gebruik van specifieke connectors voor het ophalen van informatie uit en synchroniseren van data met Zenya.

Gegevensuitwisseling op maat

De Zenya Target Connector maakt gegevensuitwisseling tussen Zenya en HelloID mogelijk. Prettig is dat hoewel HelloID het beheer van zowel accounts als autorisaties in belangrijke mate automatiseert, jij altijd aan de knoppen blijft staan. Zo kan je bijvoorbeeld specifieke velden en regels configureren die aansluiten op jouw specifieke behoefte. Bijvoorbeeld door bepaalde gegevensvelden alleen onder specifieke voorwaarden te synchroniseren. Of door het toewijzen van specifieke rollen en rechten automatisch op basis van je bedrijfsstructuur.

HelloID voor Zenya helpt je met

• Accounts sneller aanmaken: De koppeling tussen Zenya en HelloID zorgt dat accounts sneller beschikbaar zijn, zodat gebruikers zo snel mogelijk productief zijn. De IAM-oplossing detecteert automatisch mutaties in bronsystemen, en maakt op basis hiervan in Zenya de juiste gebruikersaccounts aan en kent de juiste permissies toe. Nieuwe medewerkers beschikken zo direct over de benodigde resources.

• Foutloos accountbeheer: Een foutje zit in een klein hoekje, maar kan verstrekkende gevolgen hebben. Beschikt een medewerker bijvoorbeeld niet over een benodigd account? Of zijn diens autorisaties niet op orde? Dan kan dit de productiviteit en gebruikerstevredenheid ernstig aantasten. De koppeling tussen Zenya en HelloID zorgt voor foutloos accountbeheer en tilt je dienstverlening naar een hoger niveau. Zo beschikken werknemers altijd op het juiste moment over de juiste middelen.

• Bi-directionele synchronisatie: De koppeling maakt het niet alleen mogelijk gegevens uit Zenya op te halen, maar ook om informatie vanuit HelloID terug te koppelen naar Zenya. Prettig, want zo weet je zeker dat gegevens in Zenya en HelloID altijd up-to-date en consistent zijn.

• Verbeterde beveiliging: Digitale veiligheid is voor iedere organisatie een belangrijk aandachtspunt. De koppeling tussen Zenya en HelloID automatiseert het beheer van zowel gebruikersaccounts als permissies in belangrijke mate. Prettig, want dit zorgt voor gecontroleerde en foutloze processen. De koppeling stelt bijvoorbeeld zeker dat je bij de uitstroom van medewerkers accounts en overbodige permissies tijdig verwijdert. Zo geef je aanvallers zo min mogelijk kansen en speel je hen niet in de kaart.

Zenya via HelloID koppelen met bronsystemen

HelloID maakt het mogelijk Zenya aan diverse bronsystemen te koppelen. De IAM-oplossing kan hierdoor op basis van gegevens uit je bronsystemen geautomatiseerde mutaties doorvoeren in Zenya, zodat jij hiernaar geen omkijken hebt. Zo neemt HelloID je werk uit handen en tilt het beheer van zowel accounts of permissies naar een hoger niveau. Enkele veelvoorkomende integraties zijn:

• Active Directory – Zenya koppeling: De integratie tussen Zenya en Active Directory (AD) zorgt dat gebruikersgegevens en groepslidmaatschappen in Active Directory altijd consistent zijn met Zenya. Vinden er wijzigingen plaats in AD? Dan detecteert HelloID deze mutatie en voert deze wijziging door in Zenya. Zo weet je zeker dat informatie in beide systemen altijd up-to-date en gesynchroniseerd zijn.

• Entra ID – Zenya koppeling: De koppeling tussen Entra ID – voorheen beschikbaar als Azure AD – en Zenya zorgt dat gebruikersinformatie in beide systemen altijd in lijn is en zorgt voor consistent beheer. HelloID automatiseert de synchronisatie van gebruikersaccounts tussen beide systemen. Voer je een mutatie door in Entra ID, bijvoorbeeld door het aanmaken van een nieuw account of wijzigen van een bestaand account? Dan voert HelloID deze wijziging automatisch door in Zenya. Zo verbeter je je serviceniveau en zorg je voor een naadloze gebruikerservaring voor werknemers.

Voor HelloID zijn 200 connectoren beschikbaar, waarmee je de IAM-oplossing aan een breed scala aan bron- en doelsystemen kunt koppelen. Dankzij deze brede integratiemogelijkheden kan je Zenya dan ook koppelen aan alle populaire bronsystemen.