Youforce
Youforce is een leverancier van HR- en salarissoftware en helpt organisaties bij het verbeteren en stroomlijnen van hun HR-processen. De oplossingen ondersteunen onder andere het beheer van personeelsgegevens, salarisverwerking, talentmanagement en HR-analytics.
Het handmatig beheren van gebruikersaccounts en toegangsrechten kost veel tijd en is gevoelig voor fouten. Het is belangrijk dat nieuwe medewerkers vanaf hun eerste werkdag toegang hebben tot de juiste systemen. Ook wijzigingen in functies, locaties of dienstverbanden moeten correct worden doorgevoerd in andere applicaties. Door deze processen te automatiseren op basis van het HR-systeem wordt dit mogelijk met de Youforce - HelloID koppeling.
Hoe HelloID integreert met Youforce
Als partner van Youforce heeft Tools4ever een koppeling ontwikkeld waarmee Youforce eenvoudig kan worden ingezet als source connector binnen HelloID. Deze koppeling herkent automatisch alle wijzigingen in Youforce en beheert gebruikersaccounts en toegangsrechten volgens vooraf vastgestelde regels en processen. Hierdoor blijft accountinformatie binnen het applicatielandschap altijd actueel.
De koppeling tussen HelloID en Youforce zorgt ervoor dat elke wijziging in Youforce wordt opgepikt en dat HelloID automatisch de bijbehorende acties uitvoert. HelloID biedt een complete identity lifecycle management-oplossing waarmee gebruikersaccounts en rechten kunnen worden aangemaakt, aangepast en verwijderd op basis van Youforce-gegevens.
| Wijziging in Youforce | Procedure in doelsystemen |
|---|---|
| Nieuwe medewerker | Op basis van Youforce-gegevens wordt een gebruikersaccount aangemaakt met de juiste groepslidmaatschappen in de gekoppelde systemen. In aanvullende applicaties worden accounts en rechten toegewezen op basis van de functie van de medewerker. |
| Nieuwe functie medewerker | Aan de hand van de autorisatiematrix in HelloID worden accounts en toegangsrechten tot gekoppelde systemen en applicaties toegekend of ingetrokken. |
| Andere locatie voor medewerker | Het gebruikersaccount wordt verplaatst naar een andere OU in AD en voorzien van rechten die horen bij de nieuwe locatie. |
| Medewerker gaat trouwen/scheiden | Indien gewenst worden de weergavenaam en het e-mailadres automatisch aangepast. |
| Medewerker uit dienst | Gebruikersaccounts worden gedeactiveerd en relevante collega’s ontvangen een melding. Na een ingestelde periode worden accounts automatisch verwijderd. |
De HelloID Youforce connector maakt gebruik van de Youforce IAM API en bevat een door Tools4ever en Youforce vastgestelde standaardset aan velden voor personeels-, organisatie- en contractgegevens. Deze set kan per implementatie worden aangepast, zolang de betreffende velden beschikbaar zijn via de IAM API. Youforce houdt toezicht op de integratie tussen de Youforce API en de HelloID connector. Bij eventuele problemen met de gegevensuitwisseling werken Tools4ever en Youforce samen aan een oplossing.
De API voldoet aan de AVG en garandeert een veilige gegevensuitwisseling vanuit twee invalshoeken:
- Privacy by Design: De API maakt gebruik van gangbare beveiligingsstandaarden zoals HTTPS voor versleutelde communicatie en OAuth voor toegangsbeheer.
- Doelbinding: Er wordt uitsluitend informatie gedeeld die nodig is voor gebruikers- en autorisatiebeheer. Gevoelige of niet-relevante gegevens, zoals salarisinformatie of BSN-nummers, worden niet uitgewisseld.
Hoewel de IAM API zelf geen filteropties biedt, kunnen binnen HelloID filters worden ingesteld om te bepalen welke medewerkers wel of geen account krijgen.
HelloID voor Youforce helpt je met
- Snellere accountcreatie: Door automatisering worden accounts sneller aangemaakt, waardoor nieuwe medewerkers direct aan de slag kunnen zonder handmatig werk. Dit zorgt voor een betere onboarding en een snellere start.
- Nauwkeurig accountbeheer: Automatische processen verkleinen de kans op fouten, zodat medewerkers altijd beschikken over de juiste accounts en rechten volgens de autorisatiematrix.
- Tweerichtingssynchronisatie: Wijzigingen in Youforce worden automatisch verwerkt in alle gekoppelde systemen binnen HelloID. Door HelloID gegenereerde gebruikersnamen en e-mailadressen worden ook teruggeschreven naar Youforce, wat zorgt voor consistente gegevens.
- Betere dienstverlening en beveiliging: Automatisering maakt het mogelijk om met minder inspanning een betere dienstverlening te bieden. Tegelijkertijd verbetert de informatiebeveiliging en wordt voldaan aan auditvereisten door gerichte toegangsverlening en schonere accountdata.
Youforce via HelloID koppelen met andere bron- en doelsystemen
Met HelloID kan Youforce worden gekoppeld aan diverse doelsystemen, waardoor een volledig geautomatiseerd en samenhangend applicatielandschap ontstaat. Enkele veelgebruikte integraties zijn:
- Youforce - Active Directory koppeling: Verminder handmatig beheer en fouten. HelloID zorgt via automatische synchronisatie tussen Youforce en Active Directory dat accounts en rechten altijd actueel zijn.
- Youforce - Azure AD koppeling: Koppel Youforce aan Azure Active Directory zodat gebruikersaccounts, toegangsrechten en Microsoft 365-licenties automatisch en correct worden beheerd.
- Youforce - TOPdesk koppeling: Verbeter de samenwerking tussen HR en IT met de koppeling tussen Youforce en TOPdesk. Door bijvoorbeeld automatisch tickets aan te maken tijdens onboarding wordt het proces overzichtelijker en efficiënter.
HelloID maakt het mogelijk om Youforce te integreren met meer dan 200 systemen dankzij een uitgebreide en flexibel inzetbare connectorcatalogus.
