Business consultant, brug tussen business & techniek

• Product en technologie

Voor de implementatie van HelloID is het belangrijk dat je de bestaande processen, functionele eisen en wensen zo goed mogelijk in kaart brengt. Lisa is één van onze business consultants en vertelt hoe we dat aanpakken.

Wat is jouw rol als business consultant?

Ik vind het leuk om te schakelen tussen klanten en mijn technische collega’s. Samen met klanten inventariseer ik hun bestaande identity beheerprocessen, als voorbereiding op de HelloID implementatie. Ik focus daarbij op de Provisioning module om de zogeheten Instroom-, Doorstroom en Uitstroom processen (de IDU processen) te automatiseren.

'HelloID laat je klein starten en geleidelijk doorgroeien – dat geeft rust.'

Dat is ook de module waar HelloID klanten normaliter mee starten. Als vervolgstap kunnen klanten andere functionaliteit uitrollen zoals de Service Automation en Governance module, of complexe systemen zoals zorgapplicaties aansluiten. Ook voor die vervolgtrajecten verzorgen wij als business consultant de voorbereidingen. En voor bijvoorbeeld projectleiders en adviseurs bij klanten verzorgen wij de HelloID business impact training.

Wat is jouw rol in zo’n compleet HelloID implementatieproject?

We starten het traject met een technische intake door een business consultant en een technisch consultant. Ik geef daarbij de introductie waarbij ik kort de scope afbaken. Bij een startende klant is dat dus meestal de implementatie van de HelloID Provisioning module. Bij vervolgprojecten kan het dan om andere modules of connectoren gaan. De technische consultant zoomt in op technische zaken met informatie over de specifieke connectoren en de technische eisen van de klant. Zo controleren we samen met de klant of er een gezamenlijk beeld is van de scope.

Daarna organiseren we een Business Consultancy sessie. Die gebruiken we om een design te maken dat omschrijft hoe we HelloID bij de klant willen inzetten. We specificeren bijvoorbeeld in detail de IDU processen, vanaf het aanmaken en inschakelen van een account tot en met het uitschakelen en verwijderen ervan.

Twee weken hierna volgt de validatiecheck. Die tijd is nodig omdat de klant in de tussentijd behoorlijk wat te doen heeft. Als business consultant verzorgen we een overdracht van het design naar de technische consultant. En in diezelfde periode moet de klant een werklijst met actiepunten afwerken. Die lijst is deels standaard, maar wordt vaak aangevuld met vragen die volgen uit de business consultancy sessie. Dat kunnen zowel technische details als organisatorische punten zijn. Bijvoorbeeld dat bepaalde medewerkers vanuit hun expertise bij het project betrokken moeten worden. Als alle punten op groen staan – en zéker de punten met hoge prioriteit – geeft de implementatieconsultant een go voor de implementatiefase.

'Voor veel klanten is het een eyeopener dat je niet álles op dag één hoeft te regelen.'

Dat implementatieproject bestaat standaard uit vier dagen, met steeds een week ertussen om actiepunten af te handelen. Als businessconsultant organiseer ik daarbij een Role Mining sessie met de klant zodra de koppeling is gerealiseerd tussen het HR-systeem en de identity provider (zoals de Active Directory). Bij zo’n sessie inventariseren en analyseren we alle bestaande groepen en lidmaatschappen in combinatie met de huidige HR-data. Dit vinden klanten meestal erg nuttig. Vaak krijgen ze hiermee voor het eerst een compleet beeld van alle uitgedeelde rechten, inclusief de opgebouwde historie. Role Mining levert zo niet alleen input voor je autorisatiematrix en business rules; het is vaak ook een startpunt voor de klant om de AD of Entra ID op te schonen.

Hoe pak jij die Business Consultancy sessie aan?

We proberen vanuit de klant zoveel mogelijk ‘stakeholders’ te betrekken. Vooral HR is enorm belangrijk want de gegevens van het HR-systeem zijn leidend voor HelloID Provisioning. Naast de HR-beheerder verwachten we ook een AD of Entra ID beheerder, de projectleider en de beoogde HelloID beheerder aan tafel. Soms zien we ook dat een security officer aansluit.

Voor de sessie zelf gebruiken we als structuur een uitgebreide presentatie waarin we alle aspecten nalopen. We maken ook veel gebruik van best practices. Bijvoorbeeld: twee weken voor de startdatum creëren we gebruikersaccounts die we dan op de startdatum daadwerkelijk activeren. En na het afsluiten van een account wachten we 30 dagen voordat we ze verwijderen. Ook hebben we voorbeelden hoe je kunt omgaan met updates van contract- en naamswijzigingen.

'We maken het concreet met voorbeelden uit de praktijk én uit onze eigen testomgeving.'

We bespreken daarnaast welke accounts automatisch kunnen worden gegenereerd, en welke rechten automatisch uitgegeven worden. Automatische provisioning doe je aan de hand van HR-data, maar bijvoorbeeld BHV-taken een OR-lidmaatschap worden vaak niet geregistreerd in het HR-systeem. Iets vergelijkbaars geldt voor rechten die iemand nodig heeft voor een tijdelijk project. Onze vuistregel is dat je 80% van je rechten kunt automatiseren en dat de rest uitzonderingen zijn. Die kun je handmatig beheren waarbij je de Service Automation module kunt gebruiken om die processen te stroomlijnen. Bijvoorbeeld met ons self-service portaal.

Niet iedereen in die sessie heeft evenveel kennis. Hou je daar rekening mee?

Zeker. De consultancy sessie is echt bedoeld om een brug te bouwen tussen disciplines als HR en IT. We willen voorkomen dat HelloID een ‘IT-feestje’ wordt. Daarom willen we iedereen ‘aan boord’ houden en proberen we weinig technische termen en jargon te gebruiken. We richten ons op functionele zaken en gebruiken zoveel mogelijk concrete voorbeelden. Onze business consultants hebben in het algemeen ook een business achtergrond en we vertellen ons verhaal vanuit die bril. Ikzelf heb bijvoorbeeld op een HR-afdeling gewerkt als functioneel beheerder.

We zien ook dat mensen graag al voorbeelden willen zien van hoe zaken straks in HelloID gaan werken. Normaliter zie je dat pas in de implementatiefase, maar ik gebruik vaak al mijn eigen testomgeving om voorbeelden te geven. Hoe ziet zo’n business rule eruit of hoe worden de HR-attributen verwerkt in het systeem? Dat geeft vaak een mooie indruk en het stelt veel mensen ook een beetje gerust. Het blijkt eenvoudiger te zijn dan ze dachten.

Moet je mensen dan soms geruststellen?

Niet vaak. Maar soms ontstaat er inderdaad wat weerstand, omdat het project voor de klant gevoelsmatig erg groot lijkt te worden. Er komt veel op ze af, er is een strakke planning en ze moeten op korte termijn veel keuzes maken en informatie opleveren. In een enkel geval is dan de conclusie dat men eerst toch nog zaken intern wil uitzoeken voor ze verder gaan, en dan stellen we het traject uit.

Meestal blijkt dat echter helemaal niet nodig. De unieke kracht van onze aanpak is dat je met HelloID ‘klein’ kunt beginnen. Je kunt de uitrol starten met één connector zoals de Active Directory, en ook alleen het accountbeheer automatiseren. Dan kun je in een vervolgfase gaandeweg de toegangsrechten gaan automatiseren en je business rules verder uitwerken. Ook kun je als vervolgstap extra applicaties aansluiten. Die gefaseerde aanpak is voor veel mensen een eyeopener want vooral het rechtenbeheer van complexe applicaties is vaak best ingewikkeld. Dan is het fijn als je dat niet direct op dag één hoeft te regelen.

Je klinkt echt trots over jullie aanpak

Ja, ik vind ook echt dat we als Tools4ever iets moois neerzetten. Ik heb in eerdere bedrijven als beheerder meegemaakt hoe andere softwareleveranciers implementaties aanpakten. Dan zie je vaak dat dit veel meer tijd kost vanwege de complexiteit. Met onze aanpak kun je perfect starten, met een duidelijk afgebakend traject waar je later uitbreidingen aan kunt toevoegen. Zo zijn we in staat om in 4 dagen een werkende omgeving uit te rollen waarmee de klant verder kan. Het is enorm strak georganiseerd en je ziet dat het uitstekend werkt.

'Ik wil dat mensen enthousiast worden over het project – dat is het grootste compliment.'

Als business consultant is het daarbij vaak een uitdaging om die verschillende disciplines bij elkaar te krijgen en ze enthousiast te krijgen voor zo’n implementatieproject. Vaak is dit voor niet-IT’ers een onderwerp dat ver van het bed ligt. En zeker in grotere, wat meer bureaucratische organisaties zijn mensen niet altijd direct enthousiast. Als ze dan na een sessie van een halve dag een veel concreter beeld hebben en een stuk enthousiaster zijn, hebben we iets goed gedaan. Ik wil dat ze enthousiast worden over het project en het is een enorm compliment als dat lukt. We hebben een mooi product, een goed team en een prima implementatieaanpak!