Trainingen, zelf grip krijgen op je IAM

• Product en technologie

Een van de grote voordelen van HelloID is dat de klant veel zelf kan instellen en aanpassen. Daarvoor moet je natuurlijk wel de ins en outs van het platform kennen en daarom organiseren we trainingen die iedere klant gratis kan volgen. Sjoerd, één van onze HelloID trainers vertelt daar meer over.

Wat is jouw rol binnen Tools4ever?

Ik ben in 2017 gestart als UMRA consultant en daarna al snel overgestapt naar HelloID. Daar heb ik meerdere rollen vervuld en nu help ik klanten als implementatieconsultant bij de uitrol van het platform en de modules. Dat doe ik voor alle beschikbare modules en met de opgebouwde kennis ben ik ook al jarenlang een van de HelloID trainers. Dat is een mooie combi, want in beide rollen ben je intensief met klanten aan het sparren over het platform en zijn mogelijkheden. En omdat iedere klant anders is, hebben we steeds met andere vragen te maken.

Welke trainingen verzorgen jullie?

Mijn collega trainers en ik verzorgen de zogeheten HelloID Fundamentals trainingen. Dat is een set trainingen gericht op medewerkers die bij klanten verantwoordelijk worden voor het HelloID beheer en integratie. We hebben zulke trainingen voor iedere module: Provisioning, Service Automation en Access Management. Per module hebben we zowel een eendaagse Beheertraining als een tweedaagse Implementator training. Tijdens die eendaagse trainingen laten we de deelnemers kennismaken met de belangrijkste functies, beheermogelijkheden en best practices. Bij de Implementator training is de eerste dag vergelijkbaar met de Beheertraining, waarna we in dag twee dieper ingaan op de techniek van HelloID. Die kennis heb je nodig om bijvoorbeeld met PowerShell eigen maatwerkscripts te kunnen ontwikkelen.

'Iedere training is anders — en dat maakt het leuk.'

We verzoeken klanten in ieder geval zo’n beheertraining te volgen voorafgaand aan de uitrol van het platform of een nieuwe module. Tijdens de implementatie overleggen onze implementatieconsultants namelijk veel met de beheerders over de gewenste inrichting en dan helpt het natuurlijk enorm als de beheerders al weten waarover het gaat. Zo’n training maakt het implementatietraject een stuk eenvoudiger.

Onze Fundamental trainingen richten zich dus primair op de implementatie en configuratie van het platform. Daarnaast is er ook nog een Business Impact Training. Die wordt verzorgd door onze business consultants en is bedoeld voor bijvoorbeeld projectmanagers en analisten. Zij leren in deze training meer over de HelloID functionaliteit en hoe die samenwerkt met de omliggende systemen en beheerprocessen.

Hoe kunnen mensen zo’n training volgen?

We geven alle trainingen online met behulp van Teams. De Provisioning en Service Automation trainingen geven we regelmatig en hiervoor kun je je rechtstreeks online aanmelden. De Access Management training wordt in overleg ingepland. Op onze website vind je alle informatie met betrekking tot de softwaretrainingen en een inschrijfformulier.

Alle trainingen zijn gratis voor klanten. Wel zijn er een paar randvoorwaarden. Zo is het belangrijk dat je hands-on technische kennis hebt van Active Directory en weet hoe daarin accounts worden aangemaakt, en groepen en rechten toegekend. We gebruiken AD als targetsysteem en die basiskennis is daarom nodig om snel aan de slag te kunnen met de oefeningen. Voor de tweedaagse training is het bovendien belangrijk dat je ook PowerShell kennis hebt, want daarmee gaan we bijvoorbeeld zelf scripts maken. Dus enige technische kennis is een vereiste, maar je hoeft uiteraard geen expert te zijn.

Daarnaast is het belangrijk dat je beschikt over een eigen Virtuele Machine. Iedere deelnemer krijgt namelijk een eigen trainingsportaal waarbinnen je zelf alle oefeningen kan uitvoeren.

Hoe pak je zo’n training eigenlijk aan?

Ik probeer de theorie tot het minimum te beperken en onze trainingen zoveel mogelijk interactief te maken. Doel is om mensen het grootste deel van de tijd via oefeningen actief met het systeem te laten werken. Tijdens de training doorlopen we daarbij meerdere onderwerpen waarbij we gaandeweg het hele gebruik van een module behandelen.

'De beste manier van leren is door zelf te doen.'

Dus op de eerste dag van de Provisioning training beginnen we bijvoorbeeld met het implementeren van een HelloID Agent. Daarna gaan we een source systeem koppelen, personen aanmaken, business rules definiëren en tenslotte target systemen aansluiten. We bouwen als het ware samen een werkend provisioning proces. Bij de Service Automation training leer je eerst hoe je gebruikers en hun beheerrechten configureert. Daarna behandelen we onder andere producten, formulieren en workflows.

Bij ieder onderwerp geef ik een korte uitleg en daarna kan iedereen aan de slag met de oefeningen. Mensen zijn dus vooral zelf bezig en veel van mijn tijd zal ik besteden aan het behandelen van vragen en de uitwerkingen. Bij de trainingen gaat het vaak om een stuk of 10 tot 15 deelnemers van verschillende bedrijven. Uit zo’n gevarieerde groep komen altijd interessante vragen en ideeën.

Tegelijk zal niet iedere deelnemer dezelfde basiskennis en vragen hebben. Hou je daar rekening mee?

Juist omdat we deze trainingen regelmatig houden met steeds verschillende klanten, hebben we bewust gekozen voor een standaard cursus. Ook noemde ik al dat we een paar randvoorwaarden hebben zodat er normaliter niet al te grote kennisverschillen zijn tussen de deelnemers. Maar los daarvan zorg ik dat mensen voldoende ruimte krijgen voor de eigen vragen en aandachtspunten. De training duurt bijvoorbeeld de hele dag maar normaliter is de scherpte aan het eind van de middag wel wat minder. Ik zorg er dan ook meestal voor dat halverwege de middag alle trainingsstof is behandeld. Het laatste deel van de middag is er dan volop ruimte voor eigen specifieke vragen. Dat levert vaak hele interessante nabranders op. Dus driekwart van de training is standaard maar het laatste deel van de dag is er meestal ruimte om buiten de gebaande paden te kijken.

Wat is de feedback op je trainingen?

Natuurlijk peil ik de reacties aan het eind van de training en ook sturen we altijd nog een survey rond. De reacties daarop zijn gelukkig bijna altijd positief. Nog mooier vind ik wat je ziet en hoort tijdens zo’n training. Bij de Provisioning training behandelen we bijvoorbeeld stapsgewijs alle configuratiestappen. Dan is de eerste reactie vaak dat het ze eigenlijk enorm is meegevallen.

'We laten zien dat provisioning eenvoudiger is dan je denkt.'

Provisioning en het verdere rechtenbeheer kan behoorlijk complex zijn en dan is het mooi als mensen dankzij zo’n training beseffen dat ze dit met HelloID nu onder controle kunnen krijgen. Sterker nog, tijdens de oefeningen ontwikkelen de deelnemers zelfstandig een provisioning proces. Veel deelnemers gebruiken dat na de training als basis voor hun eigen uitrol. Hetzelfde geldt voor formulieren en goedkeuringsprocessen die ze zelf samenstellen bij de Service Automation training. Zo maken de deelnemers er zelf een succes van.

Je persoonlijk trainingsportaal blijft bovendien na de training beschikbaar, zolang je dat wilt. Daarvoor hoef je de toegang alleen maar regulier gratis te verlengen. We zien dan ook dat veel deelnemers dat portaal achteraf nog gebruiken om zaken uit te proberen. Zo zie je dat zo’n eendaagse of tweedaagse training resultaten oplevert die je ook daarna nog actief kunt gebruiken.

Hoe houden jullie de trainingen up-to-date? Welke nieuwe dingen verwacht je?

HelloID wordt voortdurend doorontwikkeld. Voor klanten is er dan ook maandelijks een update beschikbaar met de nieuwste aanpassingen en features. Natuurlijk verwerken we niet alle features in de training, want daarin focussen we echt op de kernfunctionaliteit. Maar we reviewen wel regelmatig of er relevante aanvullingen zijn die we in de training moeten opnemen. Aan de hand daarvan passen we de training aan. Een voorbeeld is de aggregation functionaliteit die recent in de training is opgenomen. En ook zijn we momenteel aan het studeren op een training voor de Governance module. Zo zorgen we ervoor dat de trainingen altijd up-to-date, relevant en interessant blijven.

Wat vind jij het leukste aan het geven van de trainingen?

Ik doe het inmiddels 5 jaar en het leukste van de trainingen is de variatie. Geen enkele deelnemersgroep is hetzelfde en dat maakt iedere training anders. We proberen de deelnemers altijd zoveel mogelijk zelf na te laten denken. Zelf heb ik vroeger wel trainingen gehad waarin je voornamelijk moest luisteren en dan ben je het al snel zat. De beste manier van leren is door actief met het platform aan de slag te gaan. En dat is niet alleen leerzaam voor de cursist, ik word zelf nog regelmatig verrast door de oplossingen waar mensen mee komen. Daar zit heel veel creativiteit bij en het is enorm leerzaam om samen te puzzelen wat er handig is aan zo’n oplossing en waar het nog beter kan. Ook wij blijven dus nog steeds nieuwe dingen leren!

Nieuwsgierig naar de inhoud van de trainingen?

Ontdek alles over HelloID