USECASE
Bevorderen operationele efficiëntie
Een efficiënte bedrijfsvoering dankzij een centraal, uniform en geautomatiseerd beheer van gebruikersaccounts en toegangsrechten.
Hoe voorkom je dat toegangsbeheer je bedrijfsvoering belemmert?
Digitalisering staat bij veel organisaties bovenaan de agenda. Naast algemene software suites zoals MS Office worden voor specifieke bedrijfsprocessen vaak gespecialiseerde, geavanceerde oplossingen gebruikt zoals EPD en planningssystemen. Zulke point solutions hebben vaak een eigen accountstructuur en toegangsmethodes en zolang we die systemen apart moeten beheren, vormt dat een hindernis bij het stroomlijnen van onze operationele processen.
Centraal en rol-gebaseerd account- en toegangsbeheer
HelloID organiseert vanuit één plek de uitgifte, het beheer en het gebruik van alle gebruikersaccounts en toegangsrechten voor alle applicaties. Dit maakt het account- en toegangsbeheer efficiënter en zorgt dat gebruikers uniform, eenvoudig en snel toegang krijgen tot hun applicaties en data.
Automatische uitgifte en beheer van accounts en toegangsrechten
- Nieuwe gebruikers kunnen direct aan de slag. Op basis van iemands rol worden direct account- en toegangsrechten verstrekt naar de betreffende applicaties en gegevens.
- Geen tijdverlies bij rol- of roosterwijzigingen. Toegangsrechten worden automatisch aangepast op basis van iemands nieuwe rol.
- Geen handmatige IT werkzaamheden voor het toegangsbeheer. Ook het verwijderen van accounts bij beëindiging van een dienstverband gaat automatisch.
- Wijzigingen in de bedrijfsvoering – bijvoorbeeld rollen, verantwoordelijkheden, rechten etc. – kunnen snel worden verwerkt in de rechtenstructuur.
- Ook de uitgifte en het beheer van toegangsrechten voor speciale gebruikersgroepen (flexwerkers, cliënten etc. ) kan zonder handmatige stappen.
- Eenvoudig inzicht in verstrekte accounts en toegangsrechten, bijvoorbeeld voor audits
- Kosten-efficiënt licentiebeheer door eenvoudige inventarisatie van uitgegeven licentierechten en tijdig stopzetten inactieve accounts.
Efficiënte afhandeling gebruikersverzoeken
- Minder gespecialiseerde en ervaren supportmedewerkers nodig dankzij eenvoudiger beheerfunctionaliteit.
- Managers kunnen zelf online extra toegangsrechten toekennen aan gebruikers.
- Self-service faciliteiten voor eindgebruikers inclusief online goedkeuringsflows.
- Eenvoudig inzicht in verstrekte accounts en toegangsrechten, inclusief informatie over de aanvrager en wie het verzoek heeft beoordeeld.
Eenvoudige en uniforme toegang voor eindgebruikers
- Gebruikers hoeven zich maar één keer te authentiseren om toegang te krijgen tot verschillende applicaties en gegevens.
- Aanvullende verificatiemethodes – zoals Multi-Factor Authenticatie – hoeven maar eenmalig te worden uitgevoerd.
- Gebruikers kunnen na toegang eenvoudig hun applicaties en datashares openen.
- Niet alleen voor reguliere medewerkers, maar ook voor andere gebruikersgroepen zoals inhuurkrachten, cliënten of partners.
- Toegangspogingen tot systemen en data worden centraal gelogd en kunnen snel geanalyseerd ten behoeve van rapportages en audits.
Functionaliteiten
Hoe we een efficiënt account- en toegangsbeheer implementeren
7 stappen die elk met low-code of no-code geconfigureerd kunnen worden
- Bronsysteem: Integreren van HelloID met bronsystemen zoals HR, SIS en/of roostersystemen. Wijzigingen in de brongegevens komen hiermee automatisch beschikbaar in HelloID.
- Personen: Omzetten van gegevens over personen/rollen uit bronsystemen naar een gemeenschappelijke weergave binnen HelloID met behulp van een ‘identity vault’.
- Business Rules: Regels instellen die bepalen aan welke rollen, welke type accounts en toegangsrechten worden verstrekt, en onder welke condities.
- Doelsystemen: Koppelen van HelloID aan on-prem en/of cloud applicaties. Dit kan stapsgewijs per applicatie worden uitgevoerd.
- Serviceprocessen: processen automatiseren, inclusief online goedkeuringsflows en activatie in doelsystemen. Dit kan per proces als aparte stap worden uitgevoerd.
- Toegangsmanagement: In samenhang met – bijvoorbeeld – Active Directory toegangsprocedures instellen, zoals Single Sign-On (SSO) en Multi-Factor Authenticatie (MFA).
- Rapportages en auditing: Configureren van standaard en klantspecifieke rapportages en monitoring functies ten behoeve van analyses en audits.
Veelgestelde vragen
HelloID centraliseert de uitgifte, het beheer en het gebruik van alle gebruikersaccounts en toegangsrechten voor alle applicaties. Dit betekent dat nieuwe gebruikers direct toegang krijgen op basis van hun rol, wijzigingen in rollen worden automatisch aangepast, en er is geen handmatig IT-werk nodig voor toegangsbeheer. Door deze automatisering worden veel routinetaken geëlimineerd, wat leidt tot een efficiëntere bedrijfsvoering.
HelloID biedt geautomatiseerd beheer van licentierechten. Hierdoor worden inactieve gebruikers automatisch stopgezet, wat helpt bij het optimaliseren van licentiekosten en het voorkomen van onnodige uitgaven.
Shift left is het concept waarbij we service werkzaamheden waar mogelijk ‘doorschuiven’ naar minder gespecialiseerde IT supportmedewerkers, teammanagers of zelfs de eindgebruikers. Meer gespecialiseerde IT medewerkers kunnen zich dan op andere taken richten. Een modern IAM platform als HelloID met haar Service Automation functionaliteit vereenvoudigt de service processen voor IT medewerkers, maar biedt ook een gebruiksvriendelijk beheerportal voor managers en een self-service portal voor eindgebruikers.
Een bronsysteem of source systeem is een businessapplicatie die originele identiteitsinformatie beheert op basis waarvan het IAM systeem gebruikersaccounts kan aanmaken. Zo registreert de HR afdeling in het HR systeem de persoonsgegevens van medewerkers en hun afgesproken rol binnen de organisatie. Op basis van deze HR broninformatie maakt HelloID een gebruikersaccount aan voor deze persoon inclusief de benodigde rechten voor diens rol.
Na het aanmaken van een persoonlijke gebruikersaccount en de bijpassende rechten binnen HelloID moeten deze gegevens ook worden verwerkt in de applicaties waarmee de gebruiker gaat werken. Dit noemen we doelsystemen of targetsystemen. Heeft HelloID voor iemand een account aangemaakt en heeft iemand recht op toegang tot bijvoorbeeld een planningssysteem, dan noemen we dat planningsysteem een HelloID doelsysteem. HelloID beschikt over een grote bibliotheek met standaardkoppelingen naar verschillende doelsystemen.