ROL | HR manager
Vereenvoudig inwerken en bescherm medewerkersgegevens
Als HR manager heeft je team brede verantwoordelijkheden, van werving en selectie tot en met verlof- en verzuimzaken. Vandaag de dag zijn veel van de administratieve taken steeds meer gedigitaliseerd en ligt door de krappe arbeidsmarkt vooral veel nadruk op werving, talentontwikkeling en het behoud van medewerkers. Een van dé succesfactoren bij het vinden en behouden van medewerkers is ervoor zorgen dat iemand vanaf dag één alle middelen heeft om goed en prettig te kunnen werken. Modern Identity en Access Management blijkt daarin een belangrijk hulpmiddel.
Gebruiksvriendelijke onboarding en doorstroom
Door koppeling van het HR systeem kan HelloID personele wijzigingen in het HR systeem direct vertalen naar de benodigde aanmaak of wijziging van gebruikersaccounts en toegangsrechten. Onboarding verloopt gestroomlijnd en ook bij functiewijzigingen kunnen medewerkers probleemloos doorwerken.
Datalekken voorkomen
Bij beëindiging van een arbeidsovereenkomst in het HR systeem zorgt HelloID dat automatisch de betreffende accounts en toegangsrechten worden afgesloten. Zo voorkomen we datalekken en beschermen we de privacy van medewerkers.
Geautomatiseerde (self)service processen
HelloID zorgt voor efficiëntere serviceprocessen met minder fouten. Naamwijzigingen, tijdelijke toegangsaanvragen en andere verzoeken kunnen met delegated forms door (HR)managers zelf worden verzorgd. Ook kunnen eindgebruikers zelf zaken regelen via het selfservice portal.
Minder administratief werk voor de HR afdeling
Registratie van nieuwe medewerkers en personele wijzigingen in het HR systeem worden automatisch door HelloID verwerkt. Een handmatige aanvraag vanuit HR is niet langer nodig. HelloID verzorgt voor medewerkers ook automatisch een medewerkers account in het HR systeem.
Probleemloze HR integratie en migratie
Met de ruime set connectors kan HelloID snel worden gekoppeld aan ieder gangbaar HR systeem. Met de interne Identity Vault kunnen de HR systeem gegevens eenvoudig worden gemapt op het interne HelloID formaat. Migratie naar een anders HR systeem kan dus probleemloos verlopen.
Vragen die HR-managers vaak stellen
Wat is Identity and Access Management (IAM) en waarom is het belangrijk voor HR?
IAM beheert voor alle medewerkers van de organisatie de gebruikersaccounts en toegangsrechten tot IT systemen. Een nieuwe medewerker moet een account krijgen en – afhankelijk van zijn of haar rol – toegang tot een of meer applicaties en gegevensmappen. En als iemand een andere functie of rol krijgt, zullen toegangsrechten veelal moeten worden aangepast. Als het IAM platform deze wijzigingen automatisch doorvoert – op basis van gegevens uit het HR systeem – gaat dit snel, foutloos en hebben de HR medewerkers er minder of geen omkijken naar.
Wat is de impact van de implementatie van IAM op de dagelijkse HR werkzaamheden?
In principe blijven de werkzaamheden hetzelfde. Wel wordt een aantal zaken eenvoudiger. Als in het HR systeem nieuwe medewerkers worden geregistreerd of iemands functie/rol wordt aangepast, maakt het HelloID platform automatisch de vereiste accounts en toegangsrechten aan. Een handmatig verzoek vanuit HR is dus niet langer nodig. Ook maakt HelloID voor nieuwe medewerkers automatisch een medewerkers account aan op het HR systeem. Nu het HR systeem de zogenaamde ‘single source of truth’ is voor het account- en rechtenbeheer, is het wel belangrijk dat personeelswijzigingen altijd correct en snel in het HR systeem worden verwerkt.
Wat is de rol van HR bij de IAM voorbereiding en implementatie?
Bij de implementatie van het HelloID IAM platform gaat het HR systeem fungeren als ‘single source of truth’ voor het automatische account- en rechtenbeheer. Daarvoor is een koppeling nodig tussen het HR systeem en HelloID. HelloID beschikt over standaard connectors naar alle gangbare HR systemen. Het mappen van de HR systeemgegevens naar het interne HelloID formaat gebeurt in de zogenaamde Identity Vault. Deze mapping kan eenvoudig worden geconfigureerd maar moet worden afgestemd met HR als eigenaar/gebruiker van het HR systeem.
Het automatisch aanmaken en wijzigen van accounts en toegangsrechten wordt binnen HelloID uitgevoerd met behulp van een zogenaamd Role Based Access Control (RBAC) raamwerk. Aan de hand van zogenaamde Business Rules worden daarin voor iedere rol in de organisatie de bijbehorende toegangsrechten vastgelegd. Bij de implementatie van dit RBAC raamwerk moet HR betrokken worden; HR kent en beheert immers het functiebouwwerk van de organisatie.
Als eindresultaat zijn de instroom-, doorstroom- en uitstroomprocessen (grotendeels) geautomatiseerd. Ook de aanvraag van extra en/of tijdelijke rechten en andere verzoeken – denk aan naamwijzigingen bij een huwelijk – kunnen geautomatiseerd zijn. Hierbij moeten nog wel de exacte raakpunten worden vastgesteld tussen zaken die nog handmatig plaatsvinden en zaken die geautomatiseerd zijn. Hier moet HR als eigenaar van de HR processen uiteraard betrokken worden.
Welke nieuwe verantwoordelijkheden krijgt HR met de implementatie van IAM?
Als HelloID na de implementatie operationeel is, is het belangrijk dat het HelloID functioneel beheerteam en HR met elkaar blijven afstemmen. Met name organisatiewijzigingen – met bijvoorbeeld nieuwe rechten, aangepaste verantwoordelijkheden en/of nieuwe rollen – leiden meestal tot aanpassingen in het RBAC model en de Business Rules. Die aanpassingen moeten onderling worden afgestemd voor ze in HelloID worden doorgevoerd.
