Eigen interface vervangen door AFAS Online koppeling
| Executive Summary | |
|---|---|
| Probleem | Optimaliseren van user account beheer. Overbodige user accounts resulteert in onnodige licentiekosten en kunnen een risico vormen voor security en audits. |
| Oplossing | Een interface tussen het HR-systeem (AFAS Online) en de Active Directory. |
| Producten | UMRA - Helpdesk Delegatie - Auto provisioning (SRC) |
| Koppelingen | AFAS Online, Active Directory |
| Resultaat | Vermindering werkzaamheden op service desk en minder inactieve user accounts. |
Zelf gebouwde interface wordt vervangen door standaard AFAS Online koppeling
De Nederlandse supermarktorganisatie C1000 is ontstaan in 1886 en in mei 2011 opende het de 400ste winkel. Op het hoofdkantoor in Amersfoort en de 5 distributiecentra werken mensen die de winkels in hun bedrijfsvoering ondersteunen, ook op het gebied van ICT. Herman Verwaal, Teamleider IT Operatie, en Erik Kroesbergen, beheerder technische infrastructuur, houden zich onder andere bezig met werkplek- en serverbeheer, systeemintegratie van de winkels en het optimaliseren van het user account beheer binnen de organisatie. Herman Verwaal: “We willen een zo goed mogelijk beeld hebben van de mensen die bij ons in dienst zijn en uit dienst treden in verband met security en audits. Maar ook licentiekosten spelen daarbij een rol. Het is daardoor van belang dat personeelszaken aan IT doorgeeft als iemand in dienst treedt of uit dienst gaat. Dit is nu mensenwerk, dus gaat nog wel eens niet helemaal goed. Daarom is het belangrijk dat we naar een systeem gaan waarin dit vastgelegd wordt.”
Koppeling AFAS Online
Toen C1000 begin 2011 overstapte van het HR-systeem ADP Perman naar AFAS Online bleek dat de zelfgebouwde interface tussen ADP Perman en de Active Directory niet naar wens functioneerde waardoor beide systemen niet geheel synchroon liepen. Het was daarom tijd om naar een standaard oplossing te zoeken. Omdat de oplossing UMRA - Identity and Access Management software van Tools4ever al ruim 5 jaar met succes werd ingezet voor het delegeren van user beheer taken naar de service desk middels formulieren, was een oplossing snel gevonden. Door met behulp van UMRA ook een koppeling te maken tussen AFAS Online en de Active Directory kunnen wijzigingen in het HR-systeem automatisch door UMRA doorgevoerd worden in het netwerk.
Besparing service desk
C1000 zet de AFAS Online koppeling van UMRA in voor een aantal veel voorkomende wijzigingen in het personeelssysteem, zoals wijzigingen van standplaats, functies, datum uitdiensttreding en adresgegevens. Wanneer in AFAS Online bijvoorbeeld wordt ingevuld dat een kantoormedewerker uit dienst gaat, wordt het user account op die datum gedisabled en heeft de gebruiker geen toegang meer tot het netwerk. Herman Verwaal en Erik Kroesbergen verwachten veel voordelen van de nieuwe interfaces. “Met name voor de servicedesk gaat dit een hoop werk besparen, aldus Erik Kroesbergen. Herman Verwaal: “De invoering van wijzigingen gebeurt nu bij de bron en dat betekent dat minder fouten kunnen worden gemaakt. En zo beschikken we weer over een zuiver beeld van al onze user ID’s.”
Eerste stap naar RBAC
De AFAS Online koppeling biedt C1000 een mogelijkheid om een eerste stap te maken met Role Based Access Control (RBAC). Aangezien informatie over afdelingen, functies en rollen beschikbaar zijn in het HR-systeem, kan UMRA op basis daarvan bepalen welke bijbehorende autorisaties van toepassing zijn en krijgen medewerkers bijna volledig automatisch de gewenste toegangsrechten aangewezen. Op basis van doorstroom- en uitstroom mutaties in AFAS Online wordt ook telkens bepaald of autorisaties dienen te worden aangepast dan wel accounts worden gedisabled. “RBAC biedt ons de mogelijkheid om de toegangsbeveiliging veel beter te organiseren en er bijvoorbeeld voor te zorgen dat medewerkers alleen toegang hebben als dit ook de bedoeling is.”, aldus Erik Kroesbergen.
Een partner die meedenkt
De interface wordt op korte termijn in productie genomen en Verwaal en Kroesbergen zijn nu al tevreden over Tools4ever als leverancier. Herman Verwaal: “Wij verwachten van onze partners dat zij meedenken en hebben samenwerking hoog in het vaandel staan. Tools4ever is een platte organisatie met korte lijntjes. Er wordt snel gereageerd op vragen en dat maakt de samenwerking zeer prettig.”