Onboarding checklist

• Product en technologie

Gaat een nieuwe medewerker aan de slag bij je organisatie? Dan wil je deze werknemer op weg helpen, zodat hij of zij zo snel mogelijk productief kan zijn. Een checklist helpt je met het onboarden van nieuwe medewerkers. Zo kan je hen efficiënt inwerken, direct betrokken maken en een goede eerste indruk geven van je organisatie.

Wat is een onboarding checklist en waarom is het belangrijk?

Om efficiënt en optimaal te kunnen werken hebben medewerkers een aantal zaken nodig. Denk daarbij aan het verzamelen van de juiste gegevens, delen van relevante documenten en aanmaken van de juiste accounts. Een onboarding checklist helpt hiermee en zorgt dat je alle benodigde stappen tijdig afrondt. Zo weet je zeker dat een medewerker op de eerste werkdag direct productief kan zijn. Daarnaast straal je professionaliteit uit naar de medewerker, wat met het oog op de krapte op de arbeidsmarkt kan helpen met het binden van personeel.

Onboarding stappenplan

Het optimaal onboarden van een nieuwe medewerker brengt diverse aandachtspunten en handelingen met zich mee. Een stappenplan helpt je het onboardingsproces zo soepel mogelijk te laten verlopen.

Stap 1: De juiste documenten delen

Om een medewerker optimaal op weg te helpen wil je zeker stellen dat de werknemer toegang heeft tot alle relevante documenten. Denk hierbij aan contracten en loongegevens, maar ook aan functiebeschrijvingen en handleidingen. Zo kan de medewerker zich vooraf aan de werkdag goed voorbereiden. Je kunt documenten digitaal delen, maar indien gewenst uiteraard ook op papier. We zien in de praktijk bijvoorbeeld steeds vaker dat medewerkers vooraf aan hun eerste werkdag al toegang krijgen tot het intranet van hun nieuwe werkgever. Hier kunnen zij zich alvast inlezen, eventuele documenten ondertekenen en trainingen volgen. HelloID kan je ondersteunen bij het verstrekken van deze toegang, bijvoorbeeld door vooraf aan de indiensttreding alvast een account voor het intranet aan te maken.

Stap 2: Kennismaking en oriëntatie

Voor nieuwe medewerkers is het prettig als iemand hen wegwijs maakt in je organisatie. Denk hierbij aan het gebruik van systemen en applicaties, maar ook aan relevante locaties en ruimtes binnen je kantoorpand. Ook kan een werknemer zo direct kennismaken met collega’s en andere werknemers van je bedrijf. Je kunt deze kennismaking en oriëntatie op de eerste werkdag plannen, maar hiervoor uiteraard ook vooraf aan de indiensttreding een moment inplannen.

Stap 3: De juiste middelen beschikbaar stellen

In veel gevallen hebben medewerkers middelen en apparatuur nodig om aan de slag te kunnen. Denk hierbij aan een geschikt bureau en bureaustoel, maar ook een laptop, headset en bedrijfstelefoon. Zorg dat je deze middelen tijdig beschikbaar én ingesteld hebt, zodat de werknemer hiermee direct aan de slag kan.

De diverse koppelingen met Facility Management Informatie Systeem (FMIS)- en IT Service Management (ITSM)-oplossingen die HelloID mogelijk maakt helpen hierbij. Ook de toegang tot fysieke ruimtes en middelen is uiteraard van groot belang. Maak je bijvoorbeeld gebruik van toegangspasjes voor toegang tot je bedrijfspand of specifieke ruimtes in dit pand? Zorg dan dat je ook deze pasjes tijdig verstrekt, zodat medewerkers op hun eerste werkdag direct de juiste toegang krijgen. Afhankelijk van de koppelingen die je hebt gerealiseerd kan je het configureren van toegangssystemen mogelijk via een identity & access management (IAM)-oplossing als HelloID van Tools4ever automatiseren.

Stap 4: Trainingen en cursussen aanbieden

Afhankelijk van je organisatie en de functie die een medewerker gaat vervullen kan het nodig zijn trainingen te volgen. Bijvoorbeeld om een werknemer wegwijs te maken in een systeem dat op de bedrijfsvloer wordt gebruikt of met bepaalde interne processen te kunnen omgaan. Een belangrijk onderdeel van het onboardingsproces is dan ook het inplannen van deze trainingen.

Stap 5: Buddy aanwijzen

Sommige bedrijven werken met een buddysysteem. Je koppelt hierbij een nieuwe medewerker aan een ervaren collega, die bijvoorbeeld praktische vragen kan beantwoorden. Denk hierbij aan eenvoudige handelingen als het doorschakelen van een telefoon of wijzigen van instellingen in een dashboard, maar ook aan eventuele ongeschreven interne regels en gewoonten.

Stap 6: Account aanmaken

Om op de eerste dag direct aan de slag te kunnen moet een medewerker over een account beschikken. Dit account geeft de gebruiker toegang tot applicaties, systemen en databronnen die nodig zijn voor het uitvoeren van diens werk. Een IAM-oplossing als HelloID kan dit proces in belangrijke mate vereenvoudigen en dit account automatisch voor je aanmaken op basis van gegevens uit bijvoorbeeld je HR-systeem. Ook kent een IAM-oplossing direct de juiste toegangsrechten en autorisaties toe. Belangrijk, want in de praktijk zien we nog altijd dat medewerkers niet overal bij kunnen en daardoor niet productief kunnen zijn. In sommige gevallen voelen werknemers zich zelfs genoodzaakt in te loggen op accounts van collega’s, wat onder meer met het oog op digitale veiligheid onwenselijk is.

Stap 7: Inloggegevens communiceren

Om toegang te verkrijgen tot hun account moeten gebruikers over de (tijdelijke) inloggegevens voor dit account beschikken. Communiceer deze inloggegevens daarom tijdig, bijvoorbeeld via de manager, e-mail of sms. Maak je gebruik van Single Sign-On (SSO)? Dan gaat het in de meeste gevallen slechts om één set inloggegevens, die de gebruiker via een SSO-dashboard toegang geeft tot alle applicaties en systemen die hij of zij nodig heeft. Maak je geen gebruik van SSO? Dan kan het nodig zijn meerdere inloggegevens met een gebruiker te delen. Uiteraard wil je dat medewerkers zelf een sterk wachtwoord kiezen, zodat zij deze kunnen onthouden en bijvoorbeeld niet hoeven op te schrijven. Laat werknemers daarom bij voorkeur na de eerste keer inloggen hun wachtwoord opnieuw instellen.