Workflows

Wat zijn workflows?

Een workflow is een gestructureerde set stappen om een bepaald proces te doorlopen en een doel te bereiken. Workflows worden binnen bedrijven en organisaties ingezet om de efficiëntie te verbeteren en de werkzaamheden beter te organiseren. Met workflows detailleren we bedrijfsprocessen aan de hand van stappen, beslisregels, rollen en verantwoordelijkheden. Daarmee is het ook een startpunt voor service automatisering waarbij processen gaandeweg worden gedigitaliseerd. In dit artikel vertellen we iets meer over het nut en het gebruik van workflows en we vertellen hoe we workflows inzetten binnen de service automatisering van onze HelloID IAM-beheerprocessen.

Wat houden workflows in?

Laten we eerst eens een concreet voorbeeld nemen van zo’n workflow. Hoe organiseer je binnen een bedrijf bijvoorbeeld de bestelling en levering van nieuwe laptops voor de medewerkers? Zo’n workflow zal er ongeveer als volgt uitzien:

Aanvraag door een medewerker of leidinggevende voor een laptop en specificaties bij de IT- of de inkoopafdeling.
Beoordeling van de aanvraag door de IT-afdeling en/of de manager, inclusief een budgetcontrole.
Bestelling door de IT- of inkoopafdeling bij een leverancier of vanuit de eigen voorraad. De verwachte leverdatum wordt vervolgens teruggekoppeld aan de gebruiker.
IT ontvangt de laptop en installeert het besturingssysteem, bedrijfssoftware en beveiligingsinstellingen inclusief de gebruikersaccount(s) en netwerktoegang.
De laptop wordt overhandigd aan de medewerker inclusief instructies over gebruik, de beveiliging en het onderhoud.
De medewerker test en accepteert de laptop. Daarmee wordt de aanvraag afgesloten, de laptop geregistreerd in het asset management systeem en start het beheer.

Nu is dit is een relatief eenvoudig inkoop- en leverproces, maar zelfs dan is bovenstaande workflow een enorme simplificatie. Om het proces echt voldoende nauwkeurig te omschrijven zullen we bovenstaande workflow nog moeten detailleren met allerlei tussenstappen, keuzemomenten en zijpaden. De specificaties en het budget kunnen bijvoorbeeld verschillen per type functie en afdeling en hetzelfde geldt bijvoorbeeld voor de software die moet worden geïnstalleerd. Maar als alle details allemaal zijn verwerkt is het resultaat een volwaardige workflow die het hele proces van a tot z beschrijft.

Het belang van workflows?

Zo’n uitgewerkte workflow heeft instructies voor de medewerkers om het proces handmatig uit te voeren. Maar je beschikt hiermee ook over hét startpunt om het proces te gaan digitaliseren. Zo levert een goede workflow alleen maar voordelen op:

Goede workflows helpen je processen sneller en efficiënter in te richten en ze consistent te laten uitvoeren.
Workflows helpen de samenwerking binnen de organisatie te verbeteren. De workflow levert namelijk een duidelijke verdeling van taken en verantwoordelijkheden.
Een goed workflow voorkomt fouten. Niet alleen omdat het werkproces op zichzelf duidelijk is, maar ook omdat je de juiste controlemomenten kunt inbouwen.
Goede workflows helpen je bij je je compliance want je kunt bij audits snel en transparant aantonen hoe je processen worden uitgevoerd.

Kortom, een workflow helpt je je processen op een goede, efficiënte en traceerbare manier uit te voeren en naar behoefte te digitaliseren.

Hoe gebruiken we workflows binnen HelloID?

Binnen HelloID spelen workflows een belangrijke rol bij het stroomlijnen en automatiseren van de individuele gebruikersverzoeken. In het algemeen kunnen organisaties zo’n 80% van alle accounts en toegangsrechten automatisch beheren aan de hand van functies, afdelingen en andere attributen van medewerkers. Binnen HelloID doen we dat met de Provisioning module.

Maar bij de resterende 20% van de handelingen gaat het om individuele uitzonderingen. Mensen hebben voor hun werk bijvoorbeeld een extra licentie of gegevensmap nodig. Ook kunnen ze toegang nodig hebben tot een projectmailbox of willen ze hun e-mailgegevens wijzigen etc. Daarvoor gebruiken we de Service Automation module en daarbij zijn er meerdere opties. Bij zogeheten helpdesk delegatie wordt ieder verzoek nog handmatig beoordeeld en vervolgens door een helpdesk medewerker uitgevoerd of gedelegeerd naar een manager of een zogeheten key-user. Maar daarnaast beschikt HelloID over een self-service portaal waarmee eindgebruiker verzoeken rechtstreeks kunnen indienen en automatisch laten afhandelen.

Nu is self-service ideaal, maar je wilt als organisatie natuurlijk wel ‘in control’ blijven. Dat betekent dat je zo’n self-service gebruikersverzoek nog steeds wilt kunnen beoordelen. Vindt iemands manager het wel nodig dat de gebruiker de betreffende licentie of toegangsrechten krijgt en past de aanvraag binnen de beleidsregels? Is het een dure licentie, past die binnen het budget of hebben we sowieso maar een beperkt aantal licenties ter beschikking?

Daarom is onderdeel van onze self-service functionaliteit de mogelijkheid om verificatie workflows toe te voegen en te configureren. HelloID beschikt over een aantal baseline workflows die naar wens kunnen worden aangepast of uitgebreid. Zo kun je onder andere onderstaande zaken configureren in die self-service workflows:

Hoe vindt de beoordeling plaats? Dit kan volledig automatisch gebeuren aan de hand van ingestelde criteria, maar de aanvraag kan ook naar een relevante medewerker worden gerouteerd die de aanvraag via de mail (met daarin een reactieknop) of via de HelloID gebruikersinterface kan verwerken.
Wie beoordeelt de aanvraag? De standaard optie is dat een producteigenaar en/of een manager een aanvraag beoordeelt. Maar via een speciaal filter kun je ook andere medewerkers als beoordelaars toevoegen. Bijvoorbeeld mensen met een specifieke functie of werkzaam op een bepaalde afdeling.
Wat is de rolverdeling bij de beoordeling? Moet iedere betrokkene de aanvraag goedkeuren en in een specifieke volgorde? Of volstaat goedkeuring van één van de betrokken beoordelaars? En wat doen we als iemand niet tijdig reageert?

Essentie is dus dat we voor het HelloID self-service portaal voor ieder type aanvraag een eigen approval workflow kunnen configureren. Met de HelloID workflows zorgen we dat we ook bij het gebruik van self-service toch volledig in control blijven.

Meer weten over self-service workflows?

Meer weten over het gebruik van workflows binnen de het self-service portaal van onze HelloID Service Automation module? De Service Automation pagina op onze site geeft een volledig beeld van de functionaliteit en mogelijkheden.

Workflows met IAM