Eduarte

• Bron
• Doel

• Onderwijs en e-learning

De Eduarte Source Connector integreert het studentinformatiesysteem van Topicus via de Identity & Access Management (IAM)-oplossing HelloID van Tools4ever als bronsysteem met je doelsystemen. Dit neemt je veel werk uit handen. Zo weet je zeker dat de informatie die je in Eduarte hebt opgeslagen altijd leidend is bij het aanmaken van accounts en toekennen van rechten in gekoppelde systemen. De koppeling zorgt voor minder handwerk, verkleint de kans op menselijke fouten en bespaart daarnaast tijd. In dit artikel gaan we dieper in op de mogelijkheden en voordelen van de Eduarte Source Connector.

Wat is Eduarte

Eduarte van Topicus is een studentinformatiesysteem gericht op mbo-studenten. Meer dan 300.000 mbo-studenten in Nederland maken gebruik van het systeem. Het ondersteunt daarbij de studentreis in het beroepsonderwijs. Het systeem is gericht op zowel studenten, docenten, leer- en stagebedrijven als administratief personeel.

Waarom is Eduarte koppeling handig?

Eduarte is voor veel studenten een onmisbare tool. Zo biedt het systeem hen toegang tot alle informatie die zij nodig hebben voor hun studie, zoals roosterinformatie en cijfers. Ook kunnen zij zich indien nodig via Eduarte ziek melden. Ook voor docenten is Eduarte van grote toegevoegde waarde. Zo kunnen docenten studenten via Eduarte volgen en allerlei gegevens over hen terugvinden. De koppeling zorgt onder meer dat gebruikers tot de juiste middelen toegang krijgen. Denk daarbij aan het verstrekken van toegang tot wifi-netwerken, maar ook aan het beschikbaar stellen van Office-licenties. De informatie die in Eduarte is opgeslagen speelt ook een belangrijke rol in het IAM-proces. Zo is in het systeem per student allerlei informatie terug te vinden, waaronder opleidingsjaar, studentennummer en naamgegevens. HelloID zet deze informatie door naar doelsystemen, waardoor je zeker weet dat gegevens foutloos worden doorgezet en informatie die op meerdere locaties is opgeslagen identiek aan elkaar is.
De Eduarte-connector maakt het mogelijk Eduarte te koppelen aan diverse systemen. Denk daarbij aan:

• Active Directory/Entra ID
• Office 365
• Google Workspace

Meer informatie over deze koppelingen vind je later in dit artikel.

Hoe HelloID integreert met Eduarte

De connector koppelt Eduarte als bronsysteem aan HelloID. Deze koppeling zorgt dat de IAM-oplossing van Tools4ever de juiste gegevens uit Eduarte doorzet naar doelsystemen. Denk daarbij aan Active Directory, waar op basis van informatie uit Eduarte voor studenten een account kan worden aangemaakt.

Gebruikers aanmaken

HelloID monitort Eduarte meerdere keren per dag op wijzigingen, en merkt deze zelfstandig op. Op basis van deze mutaties zorgt de IAM-oplossing dat de juiste informatie wordt doorgezet naar gekoppelde doelsystemen. Ook zorgt HelloID dat in doelsystemen waar nodig accounts worden aangemaakt en de juiste rechten worden toegekend. Een autorisatiematrix die je vastlegt in business rules is daarbij leidend. Zo weet je zeker dat studenten en docenten altijd toegang hebben tot de systemen die zij nodig hebben.

Accounts en rechten beheren

Niet alleen het aanmaken van accounts en toekennen van rechten is van belang, maar ook het beheer hiervan. Stroomt een student of docent uit? Of stroomt een student door naar een andere opleiding of gaat de docent een andere functie vervullen? Dan wil je dat het account en rechten van deze gebruiker op basis hiervan worden aangepast. Dankzij HelloID heb je naar dit proces geen omkijken en heb je daarnaast de zekerheid dat het beheer van accounts en rechten foutloos is.

HelloID voor Eduarte helpt je met

• Versnelde accountaanmaak: HelloID merkt wijzigingen die je in Eduarte doorvoert automatisch op. Op basis hiervan zorgt de IAM-oplossing dat in doelsystemen voor gebruikers een account wordt aangemaakt. Zo heb jij hiernaar geen omkijken en hoef je geen handmatige handelingen uit te voeren om zeker te stellen dat gebruikers de juiste accounts toegekend krijgen.

• Foutloos accountbeheer: De IAM-oplossing van Tools4ever neemt ook het beheer van accounts en rechten uit handen. Belangrijk, want je wilt niet alleen zeker stellen dat gebruikers toegang hebben tot de juiste systemen en applicaties maar ook dat je deze toegang juist beheert. Zo wil je dat studenten of docenten die uitstromen geen toegang meer hebben en rechten dan ook tijdig intrekken. HelloID automatiseert dit proces en zorgt dat dit snel, foutloos en consistent verloopt aan de hand van vastgelegde procedures. Daarnaast legt de IAM-oplossing alle mutaties die het uitvoert vast in een logbestand. Zo kan je compliance met wet- en regelgeving aantonen.

• Verbeterd serviceniveau en sterkere beveiliging: Studenten en docenten kunnen in veel gevallen niet aan de slag als zij geen toegang hebben tot de juiste systemen en applicaties. Door accounts en toegangsrechten geautomatiseerd beschikbaar te maken til je je serviceniveau dan ook naar een hoger niveau. Zo beschikken gebruikers sneller over de toegang die zij nodig hebben en kunnen zij hiermee eerder aan de slag. Daarnaast verbeter je ook de digitale veiligheid van je organisatie door de toegang van gebruikers foutloos te beheren. Zo weet je zeker dat onbevoegde gebruiker nooit onbedoeld toegang krijgen.

Eduarte via HelloID koppelen met systemen

• Eduarte - Microsoft Active Directory/Entra ID koppeling: Met de Eduarte - Microsoft Active Directory/Entra ID koppeling koppel je het studentinformatiesysteem via HelloID als bronsysteem aan Microsoft Active Directory. Hierdoor maakt HelloID op basis van informatie uit Eduarte automatisch een account aan in Active Directory. Indien gewenst kan HelloID daarnaast zorgen dat gebruikers automatisch op een ingestelde datum toegang krijgen tot dit account. Daarnaast kan HelloID gebruikers toekennen aan de juiste groep in AD en indien nodig een nieuwe groep aanmaken. Zo zorg je dat gebruikers op basis van groepen de juiste rechten in AD toegekend krijgen.

• Eduarte - Google Workspace koppeling: De Eduarte - Google Workspace koppeling koppelt Eduarte via HelloID aan Google Workspace. Hierdoor heb je geen omkijken naar het aanmaken en beheren van accounts van studenten in Google Workspace. Dankzij de koppeling krijgen gebruikers altijd op het juiste moment toegang tot Google Workspace, terwijl je tegelijkertijd zeker weet dat deze toegang tijdig wordt geblokkeerd indien studenten uitstromen.

HelloID ondersteunt meer dan 200 connectoren. Je kunt de IAM-oplossing dan ook met bijna alle populaire bron- en doelsystemen integreren. Benieuwd naar de mogelijkheden? Op onze website vind je een overzicht van alle beschikbare connectoren. Zit de connector die jij zoekt hier niet tussen? Neem dan contact met ons op.