Afwezigheidsassistent in outlook beheren zonder directe toegang tot de mailbox

Een veelvoorkomende situatie bij organisaties: een werknemer is ziek of langdurig afwezig en de Afwezigheidsassistent in zijn/haar Outlook is niet geactiveerd. Resultaat: e-mails worden niet beantwoord, slechte service en boze klanten.

Omwille van de gegevensbescherming is het niet mogelijk om de Afwezigheidsassistent in te schakelen zonder direct toegang te hebben tot de mailbox. Een andere werknemer moet dus op de hoogte zijn (of worden gebracht) van de inlogcodes van de afwezige werknemer om de e-mails te lezen, e-mails te forwarden en de Afwezigheidsassistent in te schakelen. Dat is een onveilige situatie.

Dit probleem kunt u echter eenvoudig oplossen met software van Tools4ever.

Met OOMT kunnen beheerders of helpdeskmedewerkers de Outlook-assistent instellen zonder in te loggen op de mailbox van de betreffende gebruiker. Deze taak kan tevens gedelegeerd worden aan afdelingen, zelfs zonder de toekenning van extra admin rechten.

Integratie HTM-systeem
Het is ook mogelijk om OOMT te integreren in User Management Resource Administrator (UMRA) van Tools4ever om zo een koppeling te maken met het HRM-systeem van het bedrijf. In het HRM-systeem wordt bijgehouden wanneer een werknemer ziek, op vakantie of zakenreis is en ook wanneer een werknemer de organisatie verlaat. Dankzij deze integratie kan UMRA automatisch de Out of Office Afwezigheidsassistent instellen en eventueel e-mailberichten doorsturen zodat deze kunnen worden beantwoord.

Zo wordt professionele afhandeling van e-mailverkeer in uw organisatie gewaarborgd.

Geschreven door:

Tjeerd Seinen

Tjeerd Seinen is Identity Management Expert & co-founder van Tools4ever. Hij beschikt over zowel een technische als commerciële achtergrond en is daardoor in staat om kansen in de markt om te zetten in functionaliteiten voor producten en consultancy diensten.
Terug