De ICT afdeling is vaak afhankelijk van de organisatie voor het geven van de juiste input om medewerkers de juiste toegangsrechten te geven of te ontnemen op het juiste moment. Door miscommunicatie of het niet tijdig doorgeven van mutaties in het personeelsbestand weet de ICT afdeling niet welke wijzigingen wanneer doorgevoerd moeten worden. Hierdoor ontstaan vanuit meerdere kanten frustraties. Bij nieuwe medewerkers omdat zij niet direct aan de slag kunnen omdat zij geen account hebben. En bij de ICT omdat zij het userbeheer niet op orde heeft: medewerkers hebben te veel toegangsrechten of medewerkers die uitdienst zijn hebben nog steeds een gebruikers account en daardoor nog toegang tot bedrijfsgegevens. Bovendien kost het user account beheer veel tijd. De ICT afdeling moet acties om medewerkers aan te maken en de juiste rechten te geven veelal handmatig uitvoeren.

User Provisioning

Ideaal zou zijn als medewerkers op hun eerste werkdag meteen aan de slag kunnen. Daarnaast moet worden voorkomen dat medewerkers onnodig toegang hebben tot applicaties die zij niet gebruiken. De oplossing hiervoor is UMRA - User Provisioning. Met user provisioning wordt het HR-systeem de bron voor alle wijzigingen in user accounts. Alle mutaties in het HR systeem (indienst, uitdienst, naamswijziging, functiewijziging, etc) worden automatisch gedetecteerd door de Identity Management oplossing UMRA. Nadat de wijzigingen gedetecteerd worden door UMRA voert de software automatisch de bijbehorende scenario’s uit. Deze scenario’s zijn eerder vastgesteld en omvatten de stappen die moeten worden doorlopen bij een bepaalde wijziging. Bijvoorbeeld bij het invoeren van een nieuwe medewerker moeten stappen x, y en z worden doorlopen in het netwerk.

Dankzij de koppeling met het HR-systeem is het user beheer altijd up-to-date en is de ICT afdeling niet langer belast met het tijdrovende user beheer proces.

Voordelen van user provisioning

  • Korte doorlooptijd en foutloos aanmaken van accounts
  • Medewerkers hebben nooit teveel rechten
  • Ontlasten van de afdeling ICT
  • Effectiviteit- en efficiencyverbetering