Manager self-service
Was ist Manager Self-Service?
Manager Self-Service (MSS) ist eine Anwendung, mit der Manager die Daten und Einstellungen der Mitarbeiter innerhalb ihres eigenen Teams verwalten können. Die bekannteste Anwendung findet sich im HR-Bereich, wo Manager beispielsweise Personaldaten einsehen und aktualisieren können. In digitalisierten Umgebungen möchten Manager jedoch zunehmend auch andere Angelegenheiten für ihre Mitarbeiter regeln. Sie möchten beispielsweise direkt selbst die Genehmigung für eine Anwendung erteilen, die ein Mitarbeiter für ein Projekt benötigt, oder jemandem Zugriff auf einen bestimmten Datenordner gewähren. Auch dafür wird Manager Self-Service zu einem immer leistungsfähigeren Werkzeug.
In diesem Wissensartikel geben wir zunächst einige konkrete Beispiele für gängige HR-bezogene Manager-Self-Service-Anwendungen. Anschließend zeigen wir neuere Anwendungen, bei denen Manager beispielsweise Konten und Zugriffsrechte selbst vergeben und anpassen können.
HR Manager Self-Service
Wie bereits erwähnt, finden sich die meisten Beispiele für Manager Self-Service im Bereich Personalwesen und Rekrutierung. Nachfolgend einige Beispiele:
Personalverwaltung: Hierbei geht es beispielsweise um das Einsehen von Personalakten oder das Registrieren von Beförderungen, Funktionsänderungen und anderen Änderungen. Auch Beurteilungen und Protokolle von Mitarbeitergesprächen können Manager oft selbst im HR-System verwalten.
Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung: Über diese Manager-Self-Service-Funktion kann der Manager für sein eigenes Team Urlaubsanträge genehmigen oder ablehnen. Auch Krankmeldungen können selbst registriert und überwacht werden. Selbstverständlich verfügt ein Manager dann auch über klare Übersichten zu Urlaub und Anwesenheit.
Gehalts- und Vergütungsmanagement: Damit können Manager Gehälter, Gehaltsabrechnungen, Boni, Spesen und andere finanzielle Vergütungen einsehen und genehmigen.
Rekrutierung und Auswahl: Manager können nun einfacher selbst Stellenanzeigen veröffentlichen und verwalten, Bewerbungen bewerten und Kandidaten auswählen. Oft geschieht dies in Zusammenarbeit mit der HR-Abteilung, aber der Manager kann die Daten selbst online bearbeiten.
Schulungen und Weiterbildungen: Diese Option umfasst die Bewertung von Anträgen für Schulungen oder das eigenständige Planen von Schulungen für einen Mitarbeiter. Auch der Fortschritt von Schulungen und Kursen kann hier überwacht werden.
Vorteile von Manager Self-Service
Manager Self-Service bietet Vorteile auf mehreren Ebenen, von der gesamten Organisation bis hin zum einzelnen Manager und seinen Teammitgliedern:
Organisation: Die Organisation als Ganzes profitiert von Manager Self-Service, da das Management effizienter arbeitet und dank der Verfügbarkeit von Echtzeitdaten bessere Entscheidungen treffen kann. Zudem werden Manager dazu angeregt, die relevanten Gesetze und Vorschriften einzuhalten.
Individuelle Manager: Als einzelner Manager profitieren Sie von zahlreichen Vorteilen. Sie haben mehr Kontrolle über Ihre Arbeit, einfacheren Zugang zu Ihren Daten und es erleichtert die Kommunikation mit Ihrem Team sowie das Eingehen auf deren Bedürfnisse.
Mitarbeiter: Auch als Mitarbeiter profitieren Sie von Manager Self-Service. Ihre Daten und Anfragen werden schneller bearbeitet, die Kommunikation mit Ihrem eigenen Manager wird einfacher und es herrscht mehr Klarheit über Ihre Wünsche und Ergebnisse.
Manager Self-Service von (IT-)Einrichtungen
Die vorherigen Absätze zeigten Beispiele für typische HR-bezogene Angelegenheiten – Gehaltsabrechnungen, Urlaub etc. –, die Manager direkt über ein Manager-Self-Service-Portal regeln können.
Aber auch für andere Dinge, die Mitarbeiter für ihre Arbeit benötigen, wie Zugangsausweise, Laptops, Anwendungen und Daten, kann Manager Self-Service einen wichtigen Beitrag leisten. Oft werden dafür zwei Arten von Systemen eingesetzt:
ITSM-Tools
Sogenannte IT Service Management Tools (ITSM-Tools) sind dafür gedacht, verschiedene IT-bezogene Angelegenheiten für Mitarbeiter innerhalb der Organisation zu regeln. Über ein ITSM-Tool können beispielsweise Softwarelizenzen oder Hardware wie Laptops, Telefone und Drucker angefordert werden. Auch Störungen können gemeldet, Reparaturanfragen eingereicht und nicht-IT-Assets wie Arbeitskleidung, Werkzeuge oder Zugangsausweise beantragt werden. Manager können über ein Portal solche Dinge direkt für ihre Mitarbeiter beantragen oder Self-Service-Tickets von Mitarbeitern online bewerten. Das ITSM-Tool verwaltet die Anfragen und sorgt für deren Ausführung, unter anderem durch das Versenden von Benachrichtigungen an die zuständigen Abteilungen oder Verantwortlichen.
Identity- und Access-Management-Plattformen (IAM-Plattformen)
IAM-Plattformen wie HelloID sind notwendig, um Mitarbeiter mit den richtigen Softwarelizenzen, Konten und Zugriffsrechten auszustatten. Eine IAM-Lösung kann Zugriffsrechte oft automatisch bereitstellen (provisionieren) und auch wieder entziehen, basierend auf der Rolle oder Abteilung einer Person innerhalb der Organisation. Darüber hinaus bietet HelloID auch (Manager-)Self-Service-Funktionalitäten, um individuelle Anfragen für Software, Konten und Rechte zu bearbeiten.
In der Praxis gibt es eine Verbindung zwischen den oben genannten Systemen. So übernimmt oft ein ITSM-Tool wie TOPdesk die Prozesse rund um die Ausgabe und den Entzug von Assets. Wenn ein Manager beispielsweise einen neuen Laptop benötigt, sorgt das ITSM-Tool nach Genehmigung dafür, dass Benachrichtigungen an die zuständigen Abteilungen oder Verantwortlichen gesendet werden, um den Laptop bereitzustellen und zu konfigurieren. Anschließend erhält der Empfänger eine Meldung, dass das Gerät verfügbar ist und abgeholt werden kann.
TOPdesk führt diese Prozesse aus, aber die HelloID-Plattform liefert oft den Auslöser dafür. Angenommen, ein Mitarbeiter erhält eine neue Position als Krankenpfleger. HelloID erkennt dies im HR-System und bestimmt anhand von Business-Regeln, ob der Mitarbeiter für diese neue Position auch neue Konten und Zugriffsrechte benötigt. Diese werden dann automatisch an die entsprechenden Zielsysteme weitergeleitet. Zusätzlich kann in einer Business-Regel konfiguriert sein, dass jemand in der Position eines Krankenpflegers eine Uniform benötigt. In diesem Fall sendet HelloID eine Benachrichtigung an TOPdesk, woraufhin dieses System den entsprechenden Prozess startet.
Manager Self-Service innerhalb von HelloID
Innerhalb der HelloID-IAM-Plattform provisionieren wir normalerweise so viele Konten und Zugriffsrechte wie möglich automatisch. Dies geschieht basierend auf der Funktion, Abteilung oder anderen Eigenschaften einer Person. Dadurch können durchschnittlich etwa 80 % aller Konto- und Verwaltungsaktionen automatisiert werden. Die restlichen 20 % betreffen individuelle Anfragen, beispielsweise für eine spezifische Lizenz oder Projektmappe, die anders bearbeitet werden müssen. Dafür ist das Service-Automation-Modul ein wichtiges Hilfsmittel. Damit können nicht nur die Aufgaben von Helpdesk-Mitarbeitern vereinfacht und optimiert, sondern auch Self-Service-Funktionalitäten für Endbenutzer und Manager eingerichtet werden.
So können Manager direkt Anwendungen und Zugriffsrechte für ihre Mitarbeiter beantragen. Oft genügt ein einziger Mausklick, und falls erforderlich, muss höchstens ein kurzes Formular ausgefüllt werden. Abhängig von der Art der Anfrage und den eigenen Richtlinien kann HelloID eine solche Anfrage direkt in den Zielsystemen umsetzen oder beispielsweise eine Ressource-Manager-Bewertung erfordern. HelloID automatisiert diese Workflows. Auf diese Weise haben Manager einen einfachen Überblick über die IT-Nutzung ihrer Mitarbeiter und können sie schnell mit zusätzlichen IT-Einrichtungen versorgen, wenn diese benötigt werden.
Diese Manager-Self-Service-Optionen sind standardmäßig über das sogenannte User-Dashboard verfügbar. Sie müssen nur noch für die spezifische Kundenumgebung konfiguriert werden. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, zusätzliche kundenspezifische Manager-Self-Service-Optionen hinzuzufügen. Dafür können sogenannte „Delegated Forms“ entwickelt werden. HelloID bietet somit umfassende Möglichkeiten für Manager Self-Service.
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