manager self-service
Wat is manager self-service?
Manager Self-Service (MSS) is een applicatie waarmee managers gegevens en instellingen beheren van de medewerkers binnen het eigen team. De bekendste toepassing is binnen het HR-werkveld waarbij managers bijvoorbeeld personeelsgegevens kunnen raadplegen en bijwerken. Maar in gedigitaliseerde omgevingen wil je als manager tegenwoordig vaak ook andere zaken voor je medewerkers kunnen regelen. Je wilt ze bijvoorbeeld zelf direct toestemming geven tot een applicatie die ze nodig hebben voor een project. Of iemand toegang geven tot een specifieke gegevensmap. Ook daarvoor is manager self-service een steeds krachtiger gereedschap.
We geven in dit kennisartikel eerst wat concrete voorbeelden van de gangbare HR gerelateerde manager self-service toepassingen. Vervolgens tonen we nieuwere toepassingen waarin managers bijvoorbeeld accounts en toegangsrechten zelf kunnen verstrekken en aanpassen.
HR manager self-service
Zoals aangegeven vind je de meeste voorbeelden van manager self-service op het gebied van personeelszaken en recruitment. Hieronder geven we wat voorbeelden:
Personeelsbeheer: hierbij gaat het bijvoorbeeld om het inzien van iemands personeelsdossier of het registreren van promoties, functiewijzigingen en andere mutaties. Ook beoordelingen en het verslag van functioneringsgesprekken kunnen managers vaak zelf beheren in het HR-systeem.
Verlof- en verzuimbeheer: via deze manager self-service feature kan de manager voor het eigen team de verlofaanvragen goedkeuren of afwijzen. Ook ziekteverzuim kun je zelf registreren en monitoren. Uiteraard beschikt een manager dan ook over duidelijke verlof- en aanwezigheidsoverzichten.
Salaris- en beheervergoedingen: hiermee kunnen managers de salarissen, loonstroken, bonussen, onkostenvergoedingen en andere financiële compensaties inzien en goedkeuren.
Werving en selectie: managers kunnen nu eenvoudiger zelf vacatures plaatsen en beheren, sollicitaties beoordelen en kandidaten selecteren. Veelal wel onder begeleiding van de HR-afdeling, maar de manager kan met de gegevens zelf online aan de slag.
Training en ontwikkeling: bij deze optie gaat het om het beoordelen van aanvragen voor opleidingen, of deze zelf laten inplannen voor een medewerker. Ook de voortgang van trainingen en cursussen kunnen hier worden gemonitord.
Voordelen van manager self-service?
Manager self-service biedt voordelen op meerdere niveaus, van de organisatie als geheel tot de individuele manager en hun teamleden:
Organisatie als geheel profiteren van manager self-service omdat het management efficiënter functioneert en betere besluiten kan nemen dankzij de beschikbaarheid van real-time data. Ook worden managers zo gestimuleerd de relevante wet- en regelgeving te volgen.
Als individuele manager heb je tal van voordelen. Je hebt meer grip of je werkzaamheden, eenvoudiger toegang tot je gegevens en het helpt te communiceren met je team en in te spelen op hun behoeftes.
Ook als medewerker heb je voordelen van manager self-service. Je gegevens en verzoeken worden sneller verwerkt, de communicatie met je eigen manager wordt eenvoudiger en er is meer duidelijkheid over je wensen en resultaten.
Manager self-service van (IT) faciliteiten
De voorgaande paragrafen toonden voorbeelden van typische HR-gerelateerde zaken – loonstroken, verlof etc. - die je als manager rechtstreeks kan regelen via een manager self-service portaal.
Maar je medewerkers hebben ook allerlei andere zaken nodig om hun werk te kunnen doen, variërend van een toegangsbadge en een laptop tot toegang tot applicaties en gegevens. Ook daarbij kan manager self-service een belangrijke bijdrage aan leveren. Vaak worden daar twee soorten systemen ingezet:
ITSM tools
Zogeheten IT Service Management tools (ITSM-tools) zijn bedoeld voor het regelen van allerlei IT-gerelateerde zaken voor medewerkers binnen de organisatie. Je kunt via een ITSM-tool bijvoorbeeld softwarelicenties aanvragen of hardware zoals laptops, telefoons en printers. Ook kun je storingen melden, een reparatieverzoek indienen en daarnaast ook niet-IT ‘assets’ zoals bedrijfskleding, gereedschap of toegangspasjes aanvragen. Managers kunnen via een portaal dit soort zaken direct aanvragen voor de eigen medewerkers of self-service tickets van medewerkers online beoordelen. De ITSM tool beheert de aanvragen en zorgt dat die worden uitgevoerd, onder andere door notificaties te versturen naar de verantwoordelijke afdelingen of functionarissen.
Identity en Access Management platformen (IAM-platformen)
IAM-platformen als HelloID zijn noodzakelijk om medewerkers te voorzien van de juiste software licenties, accounts en toegangsrechten. Een IAM oplossing kan toegangsrechten vaak automatisch verstrekken (provisionen) en ook weer intrekken op basis van bijvoorbeeld iemands rol of afdeling binnen de organisatie. Daarnaast biedt HelloID ook (manager) self-service functionaliteit om zo ook individuele verzoeken voor software, accounts en rechten te verwerken.
In de praktijk zit er een samenhang tussen de bovenstaande systemen. Zo verzorgt vaak een ITSM-tool als TOPdesk de processen rondom de uitgifte en het weer intrekken van assets. Als een manager een nieuwe laptop nodig heeft, zorgt de ITSM-tool na goedkeuring dat notificaties naar de juiste afdelingen of functionarissen worden verstuurd om die laptop te verzorgen en te configureren. Vervolgens krijgt de ontvanger een melding dat het apparaat beschikbaar is en kan deze worden opgehaald.
TOPdesk voert deze processen dus uit maar het HelloID platform verzorgt hiervoor vaak de trigger. Stel dat een medewerker een nieuwe functie krijgt als verpleegkundige. HelloID detecteert dit in het HR-systeem en bepaalt aan de hand van business rules of de medewerker voor deze nieuwe functie ook nieuwe accounts en toegangsrechten nodig heeft. Deze zaken worden dan automatisch doorgezet naar de betreffende doelsystemen. Maar daarnaast kan in een businessrule zijn geconfigureerd dat iemand met de functie verpleegkundige een uniform nodig heeft. In dat geval zal HelloID een notificatie naar TOPdesk sturen waarna dat systeem vervolgens het bijbehorende proces zal starten.
Manager self-service binnen HelloID
Binnen het HelloID IAM platform provisionen we normaliter zoveel mogelijk accounts en toegangsrechten automatisch. Dat doen we op basis van iemands functie, afdeling of andere eigenschappen. Daarmee lukt het gemiddeld zo’n 80% van alle account- en beheeracties te automatiseren. De overige 20% betreft individuele aanvragen voor bijvoorbeeld een specifieke licentie of projectmap en die moeten we anders afhandelen. Daarvoor is de Service Automation module een belangrijk hulpmiddel. Hiermee kunnen we niet alleen de taken van helpdeskmedewerkers vereenvoudigen en stroomlijnen maar ook self-service functionaliteit inrichten voor zowel eindgebruikers als managers.
Je kunt zo als manager rechtstreeks applicaties en toegangsrechten aanvragen voor de eigen medewerkers. Vaak volstaat een enkele muisklik en anders moet er hooguit een kort formulier worden ingevuld. Afhankelijk van het type aanvraag en de eigen beleidsregels kan HelloID zo’n verzoek direct doorvoeren in de doelsystemen of moet bijvoorbeeld een resource manager de aanvraag eerst beoordelen. HelloID automatiseert deze workflows. Op deze manier heb je als manager eenvoudig zicht op het IT-gebruik van de eigen medewerkers en je kunt ze ook snel voorzien van extra IT-faciliteiten als die nodig zijn.
Deze manager self-service opties zijn standaard beschikbaar via het zogeheten user dashboard. Ze hoeven alleen nog te worden geconfigureerd voor jouw specifieke klantomgeving. Daarnaast is er ook de mogelijk om aanvullende klant specifieke manager self-service opties toe te voegen. Daarvoor kun je zogeheten ‘delegated forms’ ontwikkelen. HelloID geeft dus alle ruimte voor manager self-service.
Meer weten over manager self-service?
Meer weten van de manager self-service mogelijkheden van onze HelloID Service Automation module? De Service Automation pagina op onze site geeft een volledig beeld van de functionaliteit en mogelijkheden.