Wat betekent onboarding?

Onboarding is het proces waarmee je nieuwe medewerkers introduceert in de organisatie. Dat begint met een kennismaking met de nieuwe collega’s maar verder omvat het alles dat nodig is om wegwijs te worden in de functie, de bedrijfscultuur en de systemen. Een goede onboarding helpt nieuwe werknemers zich sneller thuis te voelen en productiever te worden in hun rol.

Waarom is onboarding belangrijk?

Onboarding is belangrijk omdat het nieuwe medewerkers helpt zich snel thuis te voelen, hun rol te begrijpen en productief te worden. Een goede onboarding vergroot betrokkenheid en zorgt voor minder verloop. En omgekeerd is aangetoond dat mensen bij een matige onboarding vaak al snel weer iets anders gaan zoeken.

Hoe lang duurt een goed onboarding proces?

Een goed onboardingproces duurt doorgaans tussen de 3 en 6 maanden. Dit geeft nieuwe medewerkers voldoende tijd om zich vertrouwd te maken met de organisatie, hun rol en collega’s. Het is een gestructureerd proces van begeleiding, training en regelmatige feedback, en omvat dus veel meer dan alleen de eerste kennismaking.

Onboarding

Onboarding: De sleutel tot succesvolle medewerkers

Onboarding is een belangrijk HR-proces voor iedere organisatie. In dit artikel lees je wat onboarding precies inhoud en vind je een aantal tips om die te optimaliseren. Ook tonen we hoe een professioneel identiteits- en toegangsbeheer de onboarding processen verder kan verbeteren.

Wat is onboarding?

Onboarding omvat alles dat nieuwe collega’s nodig hebben om zich thuis te voelen in een nieuwe organisatie en hun werk te kunnen doen. Tijdens onboarding maakt de werknemer kennis met de bedrijfscultuur, de nieuwe collega’s en werkprocedures. Tegenwoordig is daarbij ook belangrijk dat ze direct beschikken over bijvoorbeeld een laptop, smartphone en de juiste software. Daarom spelen moderne IAM-platformen zoals HelloID een actieve rol in het onboardingsproces.

Verschil tussen onboarding en inwerken

Onboarding en inwerken worden vaak door elkaar gebruikt, maar zijn niet exact hetzelfde. Inwerken richt zich vooral op de eerste fase van de onboarding. Hierbij maak je kennis met de directe collega’s, taken, systemen en werkinstructies die nodig zijn om de functie goed uit te voeren. Het is praktisch, taakgericht en bedoeld om iemand zo snel mogelijk productief te maken.

Onboarding is breder en richt zich op integratie in de organisatie als geheel. Het gaat bij onboarding dus ook om het leren kennen van de bedrijfscultuur, collega’s op andere afdelingen, ‘corporate values’ en interne processen. Inwerken begint op dag één en probeer je zo snel mogelijk af te ronden. Onboarding is een ‘integratieproces’ dat langer doorgaat en waarbij je de organisatie steeds beter leert doorgronden.

Waarom is een goede onboarding belangrijk?

In een hoogwaardige economie vormt personeel de belangrijkste succesfactor. Hoe briljant je bedrijfsidee ook is, als je de juiste mensen niet kunt vinden én ze niet kunt vasthouden, komen je plannen niet van de grond. Een goede onboarding zorgt er dus voor dat nieuw personeel snel aan de slag kan om een bijdrage te leveren aan de doelstellingen. Maar minstens zo belangrijk, je zorgt met je onboarding ook dat die medewerker willen blijven. We zetten wat voordelen van een goed onboarding proces op een rijtje.

Voordelen van een sterke onboarding

Betere productiviteit: medewerkers begrijpen sneller hun rol, dragen sneller bij aan de resultaten en weten eerder wat er van ze verwacht wordt.
Hogere medewerkerstevredenheid: een goede onboarding verhoogt de motivatie bij de nieuwe medewerker en kweekt betrokkenheid.
Minder verloop: onboarding voorkomt dat mensen al snel weer gaan rondkijken naar een andere baan.
Krachtiger bedrijfscultuur: nieuwe medewerkers voelen zich sneller onderdeel van een organisatie met een duidelijke en aansprekende cultuur.

Waaraan moet een goede onboarding voldoen?

Met een goede onboarding zorg je er dus allereerst voor dat de nieuwe werknemer zich welkom voelt in de nieuwe omgeving. Ook moeten we de nieuwe collega’s voorzien voor alle benodigde informatie en hulpmiddelen om zo snel mogelijk zelfstandig de gewenste taken uit te kunnen voeren. En gaandeweg moeten ze steeds beter de organisatiecultuur, de doelstellingen en de interne waardes gaan begrijpen. Een effectieve onboarding is goed gestructureerd, afgestemd op de functie en biedt een basis voor langdurige motivatie en betrokkenheid bij de organisatie.

Best practices voor een goede onboarding

Dat kunnen we vertalen naar een aantal concrete onboarding best practices:

Goede voorbereiding: zorg dat iemands toegangspasje, de werkplek, digitale toegang en introductiematerialen klaarliggen op de eerste werkdag.
Warm welkom: stel het team voor en plan een uitgebreid kennismakingsrondje. Een online ‘smoelenboek’ kan enorm helpen.
Een plan: zorg voor een duidelijke structuur en stappenplan met concrete doelen voor de eerste weken.
Begeleiding: wijs een mentor of buddy toe die voldoende tijd heeft en toegankelijk is.
Feedback: plan regelmatig evaluaties in om de voortgang te bespreken en extra behoeften te inventariseren.

Met zo’n goed georganiseerde onboarding ontwikkel je vertrouwen bij de nieuwe medewerkers en zorg je dat ze extra snel productief worden.

Veelgemaakte fouten bij een onboarding

Een slechte onboarding heeft meestal te maken met het onderschatten van het belang ervan. Structuur en voorbereiding ontbreekt in zo’n geval en men vertrouwd te veel op intuïtie en improvisatie. De manager heeft geen tijd, delegeert de ontvangst ad hoc naar een collega en de nieuwe medewerker vindt zichzelf na een vage introductie terug achter een bureau; samen met een ongesorteerde stapel documenten om door te lezen. Dat alles onder het motto: ‘Ja, een beetje chaotisch, maar we zijn een leuk bedrijf met aardige mensen en je kunt altijd alles vragen’. Dat klinkt leuk en laagdrempelig, maar het werkt in de praktijk zelden.

Onboarding voor remote medewerkers

Er zijn extra tips voor het onboarden van remote medewerkers. Juist bij mensen die veel thuis of bij klanten werken, moeten we bij de onboarding intensief gebruik maken van digitale samenwerkingssoftware. Zo is er een breed aanbod aan digitale onboarding applicaties die het gehele onboarding proces digitaal beheren en de voortgang monitoren. Ook kun je gebruik maken van geavanceerde e-learning tools waarmee veel kennis op een professionele manier wordt overgedragen, aangepast aan de behoefte van de medewerker en de al beschikbare kennis.

Toch is het minstens zo belangrijk om juist bij deze groep ook extra aandacht te besteden aan fysieke bijeenkomsten. Het is belangrijk om face-to-face contact te gebruiken om bijvoorbeeld cultuur en bedrijfswaarden over te dragen. En sowieso is het essentieel om in organisaties waarin veel remote wordt gewerkt, goede afspraken te maken over de aanwezigheid op kantoor. Dat fysieke contact is belangrijk voor het verdere adoptieproces, maar als iedereen bijvoorbeeld op andere dagen aanwezig is, komt van integratie weinig terecht.

Hoe meet je succes van onboarding

Het is ook belangrijk om het succes van je onboarding actief te meten. Denk bijvoorbeeld aan de volgende punten die we in een eerdere blog al uitgebreider hebben toegelicht:

Evalueer objectief de tevredenheid van medewerkers over hun onboarding. Dit kan soms confronterend zijn maar ook hét startpunt voor verbeteringen. Bij eerder marktonderzoek van een HR- en payrol-specialist bleek maar de helft van medewerkers echt tevreden over hun recente onboarding.
Registreer hoeveel medewerkers na bijvoorbeeld 6 maanden en het eerste jaar nog in dienst zijn. Er blijkt een directe relatie tussen de intentie om te blijven en de ervaringen tijdens de onboarding. Het retentiepercentage is dus een belangrijke prestatie indicator.
Meet hoelang het duurt voor medewerkers echt productief zijn. Vooral in de primaire bedrijfsprocessen waar ‘productie moet worden gedraaid’ en soms van nature ook meer verloop is, is het belangrijk om mensen zo snel mogelijk zelfstandig operationeel te krijgen.

Hoe HelloID kan helpen in het onboarding proces

We schetsten al dat voor een succesvolle onboarding het belangrijk is dat direct bij aanvang álle hulpmiddelen beschikbaar zijn. Dat omvat uiteraard fysieke zaken zoals een laptop, een uniform en een toegangspasje. Maar het gaat ook om toegang tot de juiste software en data. Dit wordt nu soms nog handmatig geregeld en dan moeten mensen vaak nog een dag extra (of zelfs langer) wachten op hun software en inloggegevens; dit is een van de grootste frustratie bij de onboarding.

Iedereen automatisch voorzien van de juiste software en faciliteiten

Dit automatiseren we gelukkig met de user provisioning functionaliteit van bijvoorbeeld HelloID. Hiermee zorgen we ervoor dat iedere medewerker automatisch direct bij indiensttreding de benodigde licenties, accounts en toegangsrechten heeft. Daarbij wordt rekening gehouden met bijvoorbeeld iemands functie binnen de organisatie en de afdeling zodat iedereen direct de juiste accounts en rechten krijgt.

Je kunt het IAM-platform ook rechtstreeks koppelen aan het Service Management systeem dat de uitgifte van bijvoorbeeld devices en pasjes verzorgt. Je IAM-omgeving maakt aan de hand van de HR-gegevens tijdig de benodigde service tickets aan zodat op de onboarding dag alle devices, pasjes en verdere spullen klaarliggen.

Van onboarding naar preboarding

En bovenal wordt het platform ook steeds meer ingezet voor een zogeheten preboarding. Nieuwe medewerkers krijgen daarbij al vóór de begindatum toegang tot bijvoorbeeld mail, intranet en bedrijfsapplicaties. Uiteraard nog wel zonder toegang tot gevoelige data. Bij zo’n preboarding kun je in alle rust al kennismaken met de nieuwe afdeling, werkzaamheden en applicaties. Ook kun je je toekomstige rooster bijvoorbeeld al inzien. Zo heb je al vóór de eerste dag een beeld van je nieuwe werkomgeving.

Meer weten?

Weten hoe de HelloID Provisioning features kunnen worden gebruikt voor je onboarding en pre-boarding plannen? Je vindt er meer over in deze blog. En hier vind je meer over het HelloID platform.