Delegatie naar projectmanagers: Self-Service beheer van een projectmap

Uitdaging:

Bij de wat grotere organisaties zie ik vaak de behoefte om voor een project een eigen map te hebben die een projectmanager zelf kan beheren. Zo wil een projectmanager zelf leden kunnen toevoegen of verwijderen en bepalen wie mag lezen of schrijven. De procedure is meestal dat een projectmanager naar ICT moet om een map aan te laten maken en elke wijziging van autorisaties of permissies door moet geven aan ICT. Binnen ICT resulteert dit in een call of ticket waarbij er een persoon toegewezen moet worden om de taak uit te voeren en de projectmanager op de hoogte te stellen.

Het kan anders:
Middels self-service kun je een projectmanager prima zelf een project laten registreren en als ICT beheer bepalen wat er dan precies technisch gebeurt op NTFS niveau en in de Active Directory middels templates. Het is bijvoorbeeld mogelijk om via een koppeling met het HR systeem te herkennen wie in Active Directory daadwerkelijk de projectmanagers zijn, vervolgens kunnen deze accounts via een beveiligde electronische formulieren (e-forms) oplossing zelf een project aanmelden. Dit project wordt dan gecontroleerd op naamgeving en duplicaten, vervolgens kan via een intelligent mechanisme ergens op een fileserver een map worden aangemaakt. Dit mechanisme laat bijvoorbeeld toe om een groep fileservers op te geven en dat de server met de meeste vrije ruimte wordt gehanteerd, of dat er een willekeurige server wordt gekozen uit een groep. Met DFS zou dit nog makkelijker zijn en heb je in de regel minder intelligentie nodig bij het uitzoeken van een NTFS locatie, dat regelt DFS immers grotendeels. Nadat de map is aangemaakt kunnen automatisch in de Active Directory locale en globale groepen worden aangemaakt met een zelf gekozen naamgevingsconventie, bijvoorbeeld G-LG-NTFS-“project”-R en G-LG-NTFS-“project”-C. De lokale groepen worden dan met de globale groepen verbonden en krijgen read en change rechten op de map. De projectmanager krijgt na afloop van het electronische formulier waarin de acties meteen worden uitgevoerd de melding dat de map is aangemaakt en kan meteen door naar het volgende formulier om leden aan de map toe te voegen met lees of schrijfrechten. Feitelijk wordt dan op de achtergrond een mutatie uitgevoerd op de eerder aangemaakte Active Directory groepen, echter is dat voor de projectmanager niet meer relevant.
Meer weten?
Organisatie delegatie en Self Service

Geschreven door:

Arnout van der Vorst

Arnout van der Vorst is Identity Management Architect bij Tools4ever en al ruim 10 jaar in dienst. Arnout legt zich als Architect toe op het bedenken en ontwikkelen van nieuwe features, oplossingen en diensten van Tools4ever die aansluiten op de vraag uit de markt. Arnout studeerde Hogere Informatica aan de Hogeschool van Utrecht.
Terug