}

Het loginproces en Het Nieuwe Werken

Veel gemeentes hebben al een flinke slag geslagen met het Nieuwe Werken, door bijvoorbeeld het introduceren van flexplekken en cloudsystemen. Het inlogproces daarentegen verloopt nog niet efficiënt. Frontdesk medewerkers bij gemeentes moeten dagelijks meerdere keren inloggen bij diverse applicaties en misschien ook vanaf meerdere werkplekken door de komst van flex plekken. Met name de verschillende Key2-applicaties (bijvoorbeeld Key2burgerzaken) worden veelvuldig geraadpleegd. Voor de verschillende applicaties moet een medewerker steeds een andere gebruikersnaam en wachtwoord invoeren. Het inlogproces voor de frontdesk medewerkers wordt daardoor omslachtig, maar ook onveilig. Denk aan briefjes met wachtwoorden onder het toetsenbord of het uitwisselen van wachtwoorden.

Eenvoudig inloggen met toeganspas

Het inlogproces kan vereenvoudigd en veiliger worden gemaakt met Single Sign On (SSO). Door de inzet van deze software, hoeft een medewerker nog maar één keer in te loggen, op het Windows account, om vervolgens toegang te hebben tot alle applicaties. De sso software vult automatisch de benodigde gebruikersnamen en wachtwoorden in voor de verschillende applicaties.

Wilt u het loginproces nog verder vereenvoudigen voor frontdesk medewerkers? Dat kan door de gebruikersnaam en wachtwoord te vervangen door een pas met pincode. Waarschijnlijk verkrijgen uw medewerkers toegang tot het gemeentehuis met een pas of gebruiken zij een pas om af te rekenen in de kantine of voor follow-me printing. Deze pas kan, in combinatie met een pincode, de gebruikersnaam en wachtwoord vervangen. Door een pas tegen de reader te plaatsen is de medewerker ingelogd op de computer en direct ook op alle applicaties. Wanneer de medewerker de pas verwijderd of opnieuw tegen de reader houdt wordt hij/zij uitgelogd.

Voordelen authentication management

  1. Snel en veilig inloggen met pas en pincode (two factor authenticatie)
  2. Sessie meenemen van werkplek naar werkplek
  3. Eenvoudig loginproces voor (frontdesk)medewerkers
  4. Voldoen aan wet- en regelgeving

De SSO-oplossing van Tools4ever, E-SSOM, ondersteunt alle soorten passen en gangbare readers, waaronder Mifare Classic, Mifare DESFire EV1en HID Prox.

Voorkom fraude met cijfers en absentie eenvoudig

De afgelopen jaren zijn er verschillende incidenten geweest met het wijzigingen van cijfers en absentie door leerlingen. Kortgeleden was het incident op het Barleaus Gymansium waarbij leerlingen het wachtwoord van de conrector hebben afgekeken en vervolgens een jaar lang cijfers en absentie hebben bewerkt. In 2011 was er een vergelijkbaar incident waarbij leerlingen cijfers hadden aangepast en hier zelfs voor betaald werden. Leerlingen hebben hier wachtwoorden gezien via de beamer doordat docenten deze op de verkeerde plek invulden. Ook in België komt dit regelmatig voor. Het televisieprogramma Telefacs van 21 oktober 2014 gaat in een reportage in op het wijzigen van cijfers en absentie.

Lees meer

Categorieën

Single Sign On

single logon, strong authentication, two factor authentication, wachtwoord complexiteit, wachtwoord synchronisatie, wachtwoordbeleid

IT als primaire arbeidsvoorwaarde

Als nieuwe medewerker wil je graag direct aan de slag kunnen bij je nieuwe werkgever. Vaak blijkt dat niet mogelijk, doordat je resources mist, bijvoorbeeld een telefoon, of geen toegang hebt tot de juiste applicaties. Het gat tussen de IT-afdeling en HR is te groot. Hierdoor weet IT niet op tijd wat er nodig is voor een medewerker. Dit kan opgelost worden door de afdelingen direct naast elkaar te zetten binnen de organisatie of de technologie te verbeteren. HR en IT moeten zorgen voor een geoptimaliseerde werkproces.

Lees meer

Active Directory, koppeling, resources, scenario's, self-service, single sign on, sso, webformulieren

3 tips voor het inrichten en onderhouden van een ELO

Bij de introductie van een elektronische leeromgeving (ELO) wordt er veel tijd, aandacht, energie en geld geïnvesteerd aan de inrichting ervan. Zo moet de ICT-afdeling voor de inrichting veel moeite doen om de benodigde informatie (bv. overzicht leerlingen roosters, etc.) uit de organisatie te krijgen en dient er veel aandacht besteedt te worden aan het verlenen van toegang aan gebruikers (onderwijzers, leerlingen en ouders/verzorgers) tot de juiste content. Onderwijskundigen en de IT-afdelingen hebben verschillende belangen die in strijd met elkaar zijn. IT wil automatiseren terwijl de onderwijskundigen flexibel willen zijn. Het is belangrijk om met het inrichten van de ELO een brug te slaan tussen de onderwijskundigen en IT-afdeling.

Lees meer

contentbeheer, elektronische leeromgeving, ELO, gebruikersbeheer

Tijdelijk autorisaties overdragen

Er is een aantal situaties waarin het handig kan zijn om tijdelijk autorisaties over te dragen aan een collega. Bijvoorbeeld bij ziekte, vakantie of als een medewerker onverwacht op een andere locatie moet werken. Wanneer een collega invalt voor een zieke collega of op een andere locatie heeft deze medewerker vaak andere toegangsrechten nodig. Doordat dit gebeurt op onverwachte momenten en ook buiten kantooruren is het mogelijk dat de ICT-afdeling niet tijdig de juiste autorisaties kan verzorgen. Om toch te kunnen werken, wisselen medewerkers hun accounts gegevens onderling uit. Dit zorgt voor een security risico.

Lees meer

Categorieën

Single Sign On

autorisaties, self-service, tijdelijk, tools4ever, umra, user management

Kantoorautomatisering uitbesteden of intern oplossen?

Uitbesteden van de kantoorautomatisering naar een externe partij lijkt goedkoper en eenvoudiger dan een medewerker intern op te leiden. Echter, dit blijkt in de werkelijkheid tegen te vallen. De externe partij krijgt betaald per ticket en de doorlooptijd voor het uitvoeren van wijzigingen is lang, waardoor het uitbesteden van de kantoorautomatisering uiteindelijk een vrij kostbare oplossing is. Met UMRA is het mogelijk om deze taken eenvoudig te laten uitvoeren door eerstelijns helpdesk medewerkers.

Lees meer

Categorieën

Single Sign On

helpdesk delegatie, kantoorautomatisering, user provisioning