}

In de praktijk: nieuwe TOPdesk connector

De afgelopen jaren hebben wij bij diverse klanten onze UMRA - TOPdesk connector geïmplementeerd. Via deze native koppeling is het mogelijk om informatie uit TOPdesk te gebruiken in het user account beheer proces.

Recentelijk hebben wij samen met een klant gekeken naar eventuele uitbreidingen die mogelijk zijn in de bestaande TOPdesk connector. Deze klant had wel koppeling tussen het HR-systeem en TOPdesk, maar deze koppeling was niet volledig automatisch. Daardoor moeten een aantal acties handmatig uitgevoerd worden. Dit zorgde voor vervuiling binnen applicaties en hogere kosten voor licenties.

Gebruikersbeheer

Zoals gezegd had de klant een koppeling tussen het HR-systeem, Beaufort, en TOPdesk. Echter, deze koppeling was nog niet gerealiseerd door middel van onze oplossing UMRA en ook nog niet volledig automatisch. Het e-mailadres, de inlognaam en self-service inlognaam ontbraken waardoor deze elke keer nog handmatig aangevuld moesten worden als een nieuwe medewerker werd opgevoerd in het HR-systeem. Wanneer een medewerker uit dienst ging, moesten deze velden ook handmatig weer leeggemaakt worden. Met de vernieuwde TOPdesk connector van UMRA worden elke nacht de inlognamen en e-mailadressen bijgewerkt voor zowel nieuwe medewerkers als medewerkers die uit dienst zijn gegaan.

Wijzigingsbeheer

Via UMRA was het uitdienstproces ingeregeld bij de klant. UMRA meldde de gebruiker af, maar de gebruiker bleef nog wel actief in applicaties. Dit zorgde voor onnodige kosten door teveel licenties en vervuiling binnen de applicaties. UMRA weet echter wel welke applicaties gekoppeld zijn aan een medewerker, want dit leest UMRA uit in de Active Directory. Met de vernieuwde TOPdesk connector kan UMRA wijzigingsverzoeken in de uitvoeringsfase en/of implantatie fase aan maken op basis van een sjabloon. Aan een wijziging worden activiteiten gekoppeld voor de applicatiebeheerder(s). Daarnaast wordt er gekeken of de medewerker mobile devices, zoals een laptop, smartphone of tablet, in bruikleen heeft. Wanneer dit het geval is wordt er een extra activiteit gekoppeld aan de beheerder.

In de praktijk: koppeling HR en planning voor de juiste autorisaties

Organisaties gebruiken meestal het HR systeem als bron voor het (automatisch) aanmaken van user accounts in de Active Directory en het toewijzen van bijbehorende autorisaties. Daarnaast wordt er in diverse branches, zoals gezondheidszorg, gebruik gemaakt van planning software, waarin alle users nog een keer aangemaakt worden en vervolgens kunnen worden ingeroosterd. Wanneer medewerkers op verschillende locaties werkzaam zijn of moeten invallen voor een collega zijn er vaak additionele of flexibele autorisaties nodig om te kunnen werken. Deze autorisaties worden vaak handmatig door een service desk toegevoegd en verwijderd. Hoewel, het verwijderen van autorisaties wordt ook vaak vergeten. Hierdoor kan een medewerker geen of teveel toegang hebben tot de applicaties die nodig zijn om zijn werk uit te kunnen voeren.

Lees meer