Organisaties hebben steeds meer de wens om systemen met elkaar te koppelen zodat data tussen de systemen met elkaar uitgewisseld kan worden en informatie niet handmatig overgetypt hoeft te worden. Wanneer systemen aan elkaar worden gekoppeld, is van iedere identiteit in principe ook te achterhalen wat de rechten en middelen zijn. En dat kan handig zijn voor audits. Er zijn een aantal dingen waar op gelet moet worden bij het koppelen van systemen.

Wanneer koppelen?

Een koppeling moet alleen worden gemaakt wanneer dit winst oplevert. Tijdwinst is alleen te behalen wanneer er qua personele bezetting een hoge mutatiegraad en populatie is. Wanneer slechts een klein deel van de populatie in een systeem zit opgeslagen, is een jaarlijkse import misschien veel goedkoper dan een geautomatiseerde koppeling met behulp van een Identity Manager.

Tijdigheid speelt hierbij ook een rol. Als mutaties tijdig moeten worden doorgevoerd, bijvoorbeeld omwille van productiviteit of security, dan is een real-time applicatiekoppeling een must. Denk daarbij aan een flexwerker die invalt en toegang moet hebben tot bepaalde applicaties. Of een medewerker die op staande voet wordt ontslagen. Door de koppeling kan met één druk op de knop logische en fysieke toegang worden toegekend of uitgeschakeld.

Autorisaties

Zoek uit hoe autorisaties worden toegekend. Door applicaties te koppelen is het mogelijk een aantal autorisaties automatisch te verlenen. Dit kan bijvoorbeeld op basis van informatie over de rol en functie van een medewerker uit het HR-systeem. Kijk eerst naar het huidige proces van autorisatietoekenning en probeer dit met behulp van een Identity Manager te vervangen met business logica.

User ID

Denk na over het ID van de user. Alle applicaties moeten immers weten om welke identiteit het gaat. Deze sleutel moet stabiel zijn en het liefst nooit wijzigen. Dit User ID kan een personeelsnummer zijn, of een combinatie van geboortenaam en geboortedatum.

Informatie ontvangen of versturen?

Is het doel van de koppeling om informatie te ontvangen in een applicatie of ook te versturen? Een HR-systeem is een voorbeeld van een applicatie die geen wijzigingen kan doorsturen. Als de organisatie bijvoorbeeld de in-, door- en uitstroom van een medewerker uit het HR-systeem willen halen is het noodzakelijk gebruik te maken van een Identity Management oplossing.