Bent u al aan de slag gegaan met het Self Service portal van TOPdesk? Dan zijn de voordelen van het gebruik van Self Service ook wel bekend: gebruikers kunnen zelf aanvragen doen, aanvragen worden sneller opgepakt en er is minder rompslomp.

Wanneer een gebruiker via het self-service portal een aanvraag heeft gedaan en deze is goedgekeurd, eindigt de aanvraag in een digitale werkorder in TOPdesk. De IT-afdeling moet de user management gerelateerde acties vervolgens nog afhandelen. Deze acties worden handmatig doorgevoerd in de diverse doelsystemen of via een gedelegeerde schil (bijvoorbeeld met onze IAM Helpdesk Delegatie module). Dit levert nog steeds veel werk op, is niet efficiënt en foutgevoelig.

Service automation

Ideaal zou zijn wanneer je deze taken ook kan automatiseren: service automation. Dit is niet mogelijk binnen de standaard functionaliteit van TOPdesk. De formulieren die TOPdesk biedt zijn te statisch en bevatten invulvelden waar de aanvrager veel vrijheid heeft om iets in te vullen. Hierdoor zijn de taken die eruit rollen niet zo eenduidig, dat de IAM engine deze geautomatiseerd kan uitvoeren.

Naadloze integratie IAM Self Service

IAM Self Service biedt slimme formulieren. Deze formulieren tonen alleen die resources waar de aanvrager voor geautoriseerd is binnen het netwerk. Een voorbeeld: een gebruiker wil toegang krijgen tot een share. In het Self Service portal ziet de gebruiker alleen de shares die bestaan in het netwerk en waartoe hij toegang kan aanvragen. De gebruiker dient de aanvraag in en IAM maakt daarna de vertaling naar de taken die doorgevoerd moeten worden in het netwerk. Deze taken worden vervolgens automatisch doorgevoerd.

Voordelen

  • Eén portaal:
    De gebruiker hoeft niet te wennen aan een nieuw portaal. IAM Self Service is naadloos geïntegreerd waardoor de gebruiker het gevoel heeft in TOPdesk te werken.
  • Korte doorlooptijd van aanvraag tot realisatie:
    Aanvragen die IAM direct kan doorvoeren worden direct geautomatiseerd afgehandeld.
  • Aanmaken wijzigingsverzoeken en/of incidenten openen:
    Niet alle taken kunnen geautomatiseerd worden doorgevoerd door IAM, bijvoorbeeld de aanvraag van een smartphone. Voor aanvragen die niet uitgevoerd kunnen worden door de IAM engine wordt automatisch een wijzigingsverzoek of incident aangemaakt.

Kortom: de Self Service omgeving van TOPdesk wordt slimmer gemaakt waardoor service automation binnen handbereik ligt.