CASE: automatiseren user account processen en koppelen 3rd party applicaties

Door: Arnout van der Vorst

10 maart 2009

Product en technologie

Gisteren was ik bij een klant uitgenodigd om een presentatie te geven over het organiseren en automatiseren van hun user account management processen. De situatie was als volgt:

Minder dan 1000 user accounts
2 FTE systeembeheer
2/3 FTE (skilled) helpdesk
Eigen scripts, lastig onderhoudbaar en door 1 persoon beheerd
Autorisatiestructuur in AD geen RBAC (kopieren rechten collega)
HR systeem nog niet gekoppeld
40% verloop personeel, hoge mutatiegraad
ICT verantwoordelijk gehouden voor toewijzen autorisatie
Security bedrijfskritisch, gevoelige informatie

Tijdens de presentatie blijkt al snel dat de pijn voor een groot deel ligt bij het feit dat de ICT afdeling verantwoordelijk wordt geacht voor het uitdelen van autorisaties, terwijl dit eigenlijk een organisatie aangelegenheid is. Het tijdig kunnen notificeren en rapporteren naar managers toe is op dit moment door het ontbreken van een koppeling met het HR systeem niet mogelijk, waardoor instroom, doorstroom en uitstroom niet strak geregeld kan worden. Het verloop is groot, waardoor de mutatiegraad hoog is en veel handwerk nodig is om user accounts met autorisaties te beheren.

De oplossing die we met UMRA kunnen leveren om op korte en lange termijn deze situatie aan te pakken is gefaseerd en als volgt:

Fase 0: omzetten bestaande manier van werken naar digitale formulieren

Uitvoerbaar door helpdesk zonder admin rechten
Standaardisatie van naamgevingsconventie en aanmaken user als basisaccount
Autorisaties handmatig via keuze in digitale formulier
Manager bij instroomproces notificeren via e-mail

Fase 1: aansluiten op HR-systeem

Instroom, doorstroom en uitstroom kan worden bepaald uit dienstverbanden in het HR-systeem en worden genoticeerd naar helpdesk en manager
Manager/medewerker relatie kan worden bepaald
Gefaseerd uitstroom, waarbij op einddatum account disabled wordt, na x dagen wordt account met resources opgeruimd.
Automatise week/maandrapportage naar manager met alle medewerkers + autorisaties, zodat manager wordt geinformeerd over de stand van security

Fase 2: aansluiten 3rd party applicaties

Eerst notificatie per e-mail naar functioneel beheerder
Gefaseerd aansluiten automatische koppelingen per applicatie

Geschreven door:
Arnout van der Vorst

Maak kennis met Arnout van der Vorst, de inspirerende Identity Management Architect bij Tools4ever sinds het jaar 2000. Na zijn studie Hogere Informatica aan de Hogeschool van Utrecht is hij begonnen als Supportmedewerker bij Tools4ever. Daarna heeft Arnout zich opgewerkt tot een sleutelfiguur in het bedrijf. Zijn bijdragen strekken zich uit van klantondersteuning tot strategische pre-sales activiteiten, en hij deelt zijn kennis via webinars en artikelen.