Organisaties staan in het beginstadium om informatie die opgeslagen is in het bedrijfsnetwerk niet alleen te delen met medewerkers maar ook met externe klanten. Bijvoorbeeld een groothandel die voor haar klanten een portal biedt om voorraadstatus, orderstatus, eigen gegevens en opstaande facturen in te zien. Het is belangrijk dat deze informatie veilig wordt gedeeld en dat gebruikers zich kunnen authentiseren. Hoe kun je dit doen?

Active Directory

Om externe klanten te kunnen authentiseren kiezen de meeste organisaties ervoor om de bestaande Active Directory te gebruiken. De belangrijkste beweegreden is dat zij veel ervaring met gebruikersbeheer in de Active Directory hebben en dat de Active Directory zich heeft bewezen als een uitstekende opslag voor inloggegevens van medewerkers.

Een nadeel van het toevoegen van klanten aan de Active Directory is dat het aantal accounts enorm toeneemt. Daarnaast moet een organisatie de user life cycle van klanten extra goed op orde hebben en dus de Active Directory schoon en up-to-date moet houden.. Dat alles maakt de beheerlast voor de afdeling ICT groot.

CRM als bron

Een ander nadeel van het gebruiken van de Active Directory voor klanten is dat er een ander bronsysteem is. Bij medewerkers is het HR-systeem de bron voor het aanmaken van user accounts terwijl klantgegevens uit een CRM-systeem komen. Ook dit systeem is niet altijd schoon en up-to-date, waardoor het lastig is om aan de hand van alleen het CRM-systeem user accounts aan te maken.

Organisaties kunnen dit oplossen door de Active Directory pas te vullen nadat de klant voor het eerst inlogt op de portal, zijn/haar gegevens achterlaat en na validatie toegang krijgt. Daarna kan met een koppeling tussen het CRM-systeem en de Active Directory, de Active Directory verder aangevuld worden met de gegevens vanuit het CRM-systeem.