}

IT als primaire arbeidsvoorwaarde

Als nieuwe medewerker wil je graag direct aan de slag kunnen bij je nieuwe werkgever. Vaak blijkt dat niet mogelijk, doordat je resources mist, bijvoorbeeld een telefoon, of geen toegang hebt tot de juiste applicaties. Het gat tussen de IT-afdeling en HR is te groot. Hierdoor weet IT niet op tijd wat er nodig is voor een medewerker. Dit kan opgelost worden door de afdelingen direct naast elkaar te zetten binnen de organisatie of de technologie te verbeteren. HR en IT moeten zorgen voor een geoptimaliseerde werkproces.

Eerste dag
Een nieuwe medewerker wil zo snel mogelijk productief zijn. Dit kan de IT-afdeling alleen voor elkaar krijgen wanneer HR de juiste informatie aanlevert. HR weet welke resources nodig zijn voor het uitvoeren van de functie. Door een (semi-)automatische koppeling te maken tussen het HR-systeem en de Active Directory wordt dit proces versoepeld. HR voert een nieuwe medewerker in. Vervolgens kunnen via scenario’s die vooraf zijn vastgelegd de vervolgstappen automatisch worden uitgevoerd in de Active Directory. Het user account voor de nieuwe medewerker wordt direct aangemaakt en de nieuwe medewerker loopt geen vertraging op tijdens de eerste werkdag.

Self service
Aanvullende resources, bijvoorbeeld toegang tot duurdere applicaties, kunnen eenvoudig door medewerkers zelf aangevraagd worden via een self service portaal. Met eenvoudige webformulieren vraagt een medewerker toegang tot bijvoorbeeld een netwerkschijf of een applicatie. Aanvragen via dit self service portaal kunnen direct verwerkt worden. Wanneer gewenst is het ook mogelijk dat er een tussenstap plaatsvindt, zoals goedkeuring van de manager.

Single Sign On
Naast dat een medewerker vaak niet direct volledig aan de slag kan op de eerste werkdag, moeten ze ook complexe wachtwoorden onthouden en een aantal keer per dag opnieuw inloggen. Dit geldt als grote frustratie bij medewerkers. Dit probleem is eenvoudig op te lossen met Single Sign On. SSO zorgt ervoor dat een medewerker eenmalig hoeft in te loggen met het AD account. Hierna hebben zij toegang tot alle applicaties waar zij geautoriseerd voor zijn zonder dat zij opnieuw gebruikersnamen en wachtwoorden hoeven in te vullen.

Voorkom fraude met cijfers en absentie eenvoudig

De afgelopen jaren zijn er verschillende incidenten geweest met het wijzigingen van cijfers en absentie door leerlingen. Kortgeleden was het incident op het Barleaus Gymansium waarbij leerlingen het wachtwoord van de conrector hebben afgekeken en vervolgens een jaar lang cijfers en absentie hebben bewerkt. In 2011 was er een vergelijkbaar incident waarbij leerlingen cijfers hadden aangepast en hier zelfs voor betaald werden. Leerlingen hebben hier wachtwoorden gezien via de beamer doordat docenten deze op de verkeerde plek invulden. Ook in België komt dit regelmatig voor. Het televisieprogramma Telefacs van 21 oktober 2014 gaat in een reportage in op het wijzigen van cijfers en absentie.

Lees meer

Categorieën

single logon, strong authentication, two factor authentication, wachtwoord complexiteit, wachtwoord synchronisatie, wachtwoordbeleid

3 tips voor het inrichten en onderhouden van een ELO

Bij de introductie van een elektronische leeromgeving (ELO) wordt er veel tijd, aandacht, energie en geld geïnvesteerd aan de inrichting ervan. Zo moet de ICT-afdeling voor de inrichting veel moeite doen om de benodigde informatie (bv. overzicht leerlingen roosters, etc.) uit de organisatie te krijgen en dient er veel aandacht besteedt te worden aan het verlenen van toegang aan gebruikers (onderwijzers, leerlingen en ouders/verzorgers) tot de juiste content. Onderwijskundigen en de IT-afdelingen hebben verschillende belangen die in strijd met elkaar zijn. IT wil automatiseren terwijl de onderwijskundigen flexibel willen zijn. Het is belangrijk om met het inrichten van de ELO een brug te slaan tussen de onderwijskundigen en IT-afdeling.

Lees meer

contentbeheer, elektronische leeromgeving, ELO, gebruikersbeheer

Het loginproces en Het Nieuwe Werken

Veel gemeentes hebben al een flinke slag geslagen met het Nieuwe Werken, door bijvoorbeeld het introduceren van flexplekken en cloudsystemen. Het inlogproces daarentegen verloopt nog niet efficiënt. Frontdesk medewerkers bij gemeentes moeten dagelijks meerdere keren inloggen bij diverse applicaties en misschien ook vanaf meerdere werkplekken door de komst van flex plekken. Met name de verschillende Key2-applicaties (bijvoorbeeld Key2burgerzaken) worden veelvuldig geraadpleegd. Voor de verschillende applicaties moet een medewerker steeds een andere gebruikersnaam en wachtwoord invoeren. Het inlogproces voor de frontdesk medewerkers wordt daardoor omslachtig, maar ook onveilig. Denk aan briefjes met wachtwoorden onder het toetsenbord of het uitwisselen van wachtwoorden.

Lees meer

Categorieën

fysieke toegang, gemeente, key2-applicaties, logistieke toegang, sso, single sign on, toegangspas

Tijdelijk autorisaties overdragen

Er is een aantal situaties waarin het handig kan zijn om tijdelijk autorisaties over te dragen aan een collega. Bijvoorbeeld bij ziekte, vakantie of als een medewerker onverwacht op een andere locatie moet werken. Wanneer een collega invalt voor een zieke collega of op een andere locatie heeft deze medewerker vaak andere toegangsrechten nodig. Doordat dit gebeurt op onverwachte momenten en ook buiten kantooruren is het mogelijk dat de ICT-afdeling niet tijdig de juiste autorisaties kan verzorgen. Om toch te kunnen werken, wisselen medewerkers hun accounts gegevens onderling uit. Dit zorgt voor een security risico.

Lees meer

Categorieën

autorisaties, self-service, tijdelijk, tools4ever, umra, user management

Kantoorautomatisering uitbesteden of intern oplossen?

Uitbesteden van de kantoorautomatisering naar een externe partij lijkt goedkoper en eenvoudiger dan een medewerker intern op te leiden. Echter, dit blijkt in de werkelijkheid tegen te vallen. De externe partij krijgt betaald per ticket en de doorlooptijd voor het uitvoeren van wijzigingen is lang, waardoor het uitbesteden van de kantoorautomatisering uiteindelijk een vrij kostbare oplossing is. Met UMRA is het mogelijk om deze taken eenvoudig te laten uitvoeren door eerstelijns helpdesk medewerkers.

Lees meer

Categorieën

helpdesk delegatie, kantoorautomatisering, user provisioning