Organisaties gebruiken meestal het HR systeem als bron voor het (automatisch) aanmaken van user accounts in de Active Directory en het toewijzen van bijbehorende autorisaties. Daarnaast wordt er in diverse branches, zoals gezondheidszorg, gebruik gemaakt van planning software, waarin alle users nog een keer aangemaakt worden en vervolgens kunnen worden ingeroosterd. Wanneer medewerkers op verschillende locaties werkzaam zijn of moeten invallen voor een collega zijn er vaak additionele of flexibele autorisaties nodig om te kunnen werken. Deze autorisaties worden vaak handmatig door een service desk toegevoegd en verwijderd. Hoewel, het verwijderen van autorisaties wordt ook vaak vergeten. Hierdoor kan een medewerker geen of teveel toegang hebben tot de applicaties die nodig zijn om zijn werk uit te kunnen voeren.

Koppeling InPlanning - UMRA

Onlangs hebben wij een koppeling gerealiseerd tussen onze Identity Management software UMRA en het dienstroosterplanning applicatie InPlanning van Intus waarmee volledig geautomatiseerd gebruikers worden toegevoegd aan InPlanning op basis van de gegevens uit de Active Directory. De medewerkers zijn door dit geautomatiseerde proces direct vanaf de eerste werkdag bekend in het systeem met de juiste rollen en kostenplaatsen. Met deze gegevens kan een medewerker direct worden ingepland.

Daarnaast worden geautomatiseerd autorisaties aan medewerkers verleend op basis van het dienstrooster en de locatie waarvoor de medewerker is ingepland. Via kostenplaats en personeelsnummer leest UMRA de roosters uit en vergelijkt deze gegevens met de gegevens in de Active Directory. Daarna worden de benodigde autorisaties geactiveerd. In UMRA kan geconfigureerd worden hoeveel dagen voor de dienst de autorisatie moet worden toegekend en hoeveel dagen na de dienst de autorisatie moet worden ontnomen. Daarnaast kan er een e-mail van de verwerking verstuurd worden naar de medewerker en de verantwoordelijke manager.

Geen communicatie nodig tussen IT en planning

Een groot voordeel van deze koppeling is dat er geen communicatie meer nodig is tussen de IT en planning en elke medewerker altijd op tijd over de juiste autorisaties beschikt. Zelfs bij een plotselinge roosterwijziging worden de juiste autorisaties toegekend. Zo hebben medewerkers nooit teveel of te weinig autorisaties.